Üüriarvestus

Igal kuul on vaja korterite vahel jagada erinevate kommunaalteenuste kulud — vesi, gaas, elekter, küte jne. Kulude jaotus ja selle alusel arvete koostamine on korteriühistu üks tähtsamaid ja ka aeganõudvamaid tegevusi.

Korto Pro üüriarvestuse moodul teeb arvete koostamise tasumiste jälgimise kiireks ja lihtsaks. Kõik aeganõudvad tööd (näiteks algsaldode sisestamine) on ühekordsed tegevused. Ühekordne on ka kulude jaotuse reeglite määramine. Edaspidi kanduvad saldod, sätted ja reeglid kuust kuusse automaatselt, kuni sa neid ise muudad. Kui korteriomanikud õnnestub suunata oma igakuiseid näite portaali vahendusel esitama, kaob vajadus ka näitude töötlemiseks — kõik tööd teeb programm mõne nupuvajutuse järel ise.

Korto Pro võimaldab ühistu andmetega töötada veebipõhiselt igal ajal ja igas kohas, kus on internetiühendusega arvuti. Portaali kasutades kaob vajadus paberitega majandamiseks. Paberarvete asemel e-kirja teel või e-arvena edastatavate arvete kasutamisel on sääst märkimisväärne. Korteriomanikud saavad portaali vahendusel esitada arvestite näite ning näevad oma korteri andmeid ja neile koostatud arveid.

Selles spetsiaalselt korteriühistute vajadusi arvestavas programmis pole midagi ühistule ebavajalikku. Lisaks kõigele on süsteem paindlik ja lihtne, mistõttu saab soovi korral arvete koostamisega hakkama igaüks.

Periood

Üüriarvestus on perioodipõhine. Üks periood on kalendrikuu ning arvete koostamiseks tuleb alati vastav periood lisada. Ühes perioodis on selle kuu arved, näidud, laekumised ning perioodi alg- ja lõppsaldod.

Perioodi avamine

Ava avalehelt moodul Üüriarvestus ning seejärel menüü Perioodid ning sisesta avanenud vormil uue perioodi andmed. Iga uue perioodi sisestamisel kasutatakse algandmetena eelneva perioodi andmeid, kuid loomulikult saad neid iga kord vajadusel muuta. Kui aga sisened esimest korda, tuleb ka algandmed sisestada.

Pane tähele, et üüriarvestuses on periood tavaliselt kuu võrra nihkes. See tähendab, et veebruari perioodis arvestatakse tavaliselt tarbimist eelmise kuu ehk jaanuari eest. Soovitav on valida perioodiks kuu, millal arved korteriomanikele reaalselt jagatakse. Programm võimaldab valida arvete maksetähtajaks sama või järgmise kuu.

Lisa uus periood

Täida kõik lahtrid etteantud järjekorras. Määra arve esitamise ja tasumise kuupäev. Arve esitamise kuupäev võib olla perioodile eelneva kuu viimane kuupäev. Mõistlik oleks siiski valida kuupäev, millal arved reaalselt korteriomanikele väljastatakse. Hilisema raamatupidamiskande puhul on võimalik valida kas kanne koostatakse arve esitamise kuupäevaga või eelmise kuu viimase kuupäevaga.

NB! Maksetähtaeg võib olla järgmises kuus. Kui määrad arve maksetähtaja järgmisesse kuusse, hakatakse viiviseid arvutama maksetähtajale järgnevast päevast alates. Varasema võla eest arvestatakse viiviseid alates kuu algusest.

Järgnevalt pead sisestama esimese arve numbri. Kõik ülejäänud arved ja järgnevate perioodide arved nummerdab programm juba sinu eest. Arvete nummerdamiseks võid kujundada ainulaadse ja kordumatu numbri. Tüüpiline komplekt on aasta number, kuu number ja korteri number. Mitme majaga korteriühistu puhul on soovitatav lisada arve nummerdamisse ka maja number. Soovi korral saad arved nummerdada näiteks aasta algusest järjest. Valik on vaba!

Lisa uus periood

Arveridade ümardamise täpsust on võimalik määrata kululiikide juures. Samuti on võimalik ümardada kogusummat. Kui pole põhjust arvet ümardada, tuleb ümardamise täpsuseks jätta 0.01 eurot.

NB! Perioodiks on tavaliselt arve esitamise kalendrikuu. Kui kõik kulud on eelmise kalendrikuu eest, siis on võimalus arve esitamise kuupäevaks märkida eelmise kuu viimane kuupäev. Tasumise tähtaeg võib olla nii jooksval, kui ka järgmisel kuul.

NB! Ühes kuus võib olla mitu perioodi. See võimaldab ühes kuus esitada korteriomanikele mitu arvet. Lisaperioodi algsaldod on nullid, aga ka seda on võimalik muuta. Saldode ülekandmisel järgmisse kuusse summeeritakse eelmise kuu perioodide lõppsaldod kokku.

Viivised

Järgneval joonisel on märgitud viivisevabaks summaks 200 eurot ning viivisemäär, 0.022 protsenti päevas. Lisaks võib arve maksetähtaeg olla järgmises kuus.

Viiviste seaded

Sellest tulenevalt peetakse iga korteri kohta kolme erinevat saldot: võlg/ettemaks, laekumata arved ja viivised. Võla puhul arvestatakse viiviseid alates kuu algusest. Laekumata arvete viiviseid arvutatakse alates perioodi andmetes seatud viiviste arvestamise alguskuupäevast, milleks on vaikimisi eelmise perioodi maksetähtajale järgnev päev. Laekumise kuupäeva saad määrata väljal „Laekumata summa tähtaeg“ (vt joonist). Viiviste pealt omakorda viiviseid ei arvestata. Kõiki saldosid saad vaadata, kui valid Saldode vormilt filtri „detailne“.

Saldode detailne vaade

Viiviseid arvutatakse kuu alguse võlalt. Eelmise kuu laekumata arvete eest — st arvete eest, mille maksetähtaeg polnud kuu alguseks saabunud — alustatakse viiviste arvutamist alates etteantud kuupäevast. Viiviste pealt omakorda viiviseid ei arvutata.

Kui sa ei soovi rakendada viivist ühelegi korterile, jäta viiviseprotsent sisestamata. Kui aga oled mingil hetkel otsustanud seda siiski teha, siis tule sellele leheküljele tagasi ning sisesta viivise protsent.

Perioodi andmetesse saad sisestada ka viivisevaba summa. Sellisel juhul arvestatakse viiviseid vaid juhul, kui kuu alguse võlg on märgitud viivisevabast summast suurem. See võimaldab mitte arvestada viiviseid näiteks väiksemate ja juhuslike võlgnevuste korral.

Märkeruudu „Alusta viiviste arvestamist järgmise kuu esimesest kuupäevast“ märkimisel toimub viiviste arvestus järgmise kuu esimesest kuupäevast. Kui valik on märkimata, siis muutub arve summa võlgnevuseks laekumata summa tähtajast ning viivist arvestatakse alates sellele järgmisest päevast.

Valida on võimalik ka viivise ümardamise täpsust ning märkida, kas ümardada tavaliselt, üles- või allapoole.

Vajadusel saad ühe või mitu korterit viiviste arvestusest vabastada või määrata erinevaid protsente. Selleks peaksid Üüriarvestuse moddulis vaates Saldod vajutama nupule „Viiviste protsendid“. Muutusi saad teha, kui periood on avatud või jaotatud seisundis — perioodi arved ei tohi olla kinnitatud ega periood suletud. Kõigi korterite kohta kuvatud väljadel saad vajadusel määrata erineva viivise protsendi igale korterile eraldi. Tühi lahter tähendab, et korterile rakendatakse perioodi üldandmetes määratud vaikimisi protsenti. Kui soovid korteri viiviste arvestusest sootuks vabastada, sisesta viivise protsendiks 0. Perioodi üldprotsendist erineva viiviseprotsendi puhul sisesta ka otsuse põhjendus.

Korterite viiviste protsendid

Viiviste arvestamise ja võla korral kuvatakse korteri arvel hoiatav teade võimalike viiviste kohta, mis võivad lisanduda kuu alguse võlalt.

Teadete lisamine arvetele

Perioodi vaates on võimalik lisada kõigile arvetele trükitav teade. Näiteks võid märkida arve koostaja või raamatupidamise kontaktandmed. Samuti võid tänada õigeaegselt tasutud arvete eest vms. Teate saad ise kujundada, valides sobiva kirjastiili, suuruse jne.

Teated arvetele

Programm võimaldab lisada infot ka näidukaardile, kuhu võid kirjutada näiteks meeldetuletuse, mis kuupäeval ja kuidas tuleb näidud teatada või kuhu näidukaart postitada.

Arvele saad kirjutada ka individuaalse teate, mis trükitakse ainult valitud korterite arvetele. Selleks tuleb enne arvete kinnitamist valida moodulist Üüriarvestus alamenüü Arved. Avanevas korterite nimekirjas vajuta nupule „Muuda“ selle korteriomaniku real, kellele soovid individuaalteate kirjutada ning kirjuta see etteantud väljale.

NB! Individuaalsete teadete lisamiseks peaksid olema kulud jaotanud.

Perioodi seisundid

Perioodi seisundid on järgmised:

  • Avatud - saab kõike muuta
  • Jaotatud - saab muuta perioodi andmeid ja arvete kujundust, kuid mitte kulude jaotuse aluseid
  • Kinnitatud - saab lisada laekumisi ja kulude jaotuses mitte osalevaid kuluarveid
  • Suletud - ei saa midagi muuta

NB! Samas järjestuses saab perioodi seisundeid ka määrata, ühtegi seisundit vahele jätta ei saa.

Arvete koostamiseks tuleb avada uus periood. Perioodi lisamise järgselt on see avatud seisundis kuni kulude jaotamiseni. Perioodi seisund on märgitud iga perioodi järel sulgudes. Jaotatud seisundis perioodi ei saa lisada kulude jaotamisega seotud uusi kuluarveid. Kui kulude jaotus on üle kontrollitud ja vajadusel sisestatud jooksva kuu laekumised peaks perioodi kinnitama. Perioodi kinnitamine genereerib arvetele numbrid ning lubab arveid välja trükkida ja e-kanalite kaudu korteriomanikele edastada. Periood võib jääda kinnitatud seisundisse kuni laekumiste importimise või sisestamiseni järgmisel kuul. Kui kõik laekumised on perioodi sisestatud (kuu lõppenud), siis periood suletakse. Perioodi sulgemisega arvutatakse viivised ja määratakse korterite lõppsaldod, mis on uue perioodi algsaldodeks.

Pärast perioodi sulgemist ei saa enam muudatusi teha. Kui on vaja täpsustada laekumisi või lisada mõni mitte jaotatav kuluarve, siis piisab perioodi sulgemise tühistamisest. Perioodi võib vajadusel hilisemate paranduste tegemiseks ka taasavada, kuid see tühistab kulude jaotuse ning pärast arvete väljastamist pole see soovitatav.

Arved ja laekumised erinevates kuudes

Kui arve tasumise tähtaeg on järgmisel kuul, siis jääb arve summa kuu lõpu saldosse üles kui laekumata summa. Sellisel juhul tuleks kasutada perioodi tüüpi arved tasutakse järgmisel kuul. Perioodi tüübi muutmiseks peab administraatori õigustes kasutaja lisama vastava õiguse (vajadusel ka iseendale), sest tegemist pole soovitatava kasutusjuhuga ning vaikimisi seadistuse korral selline õigus rollidel puudub.

Pärast perioodi tüübi muutmise õiguse tekkimist on perioodi muutmise vormil näha valik, kas arved tasutakse samal kuul või järgmisel kuul. Kui valid tüübiks arved tasutakse järgmisel kuul, siis rakendab programm täiendavat loogikat:

  1. arvel näidatakse saldodes kuu alguses laekumata summat ja kuu jooksul laekunud summat;
  2. näidukaardil näidatakse järgmise kuu nime.

NB! Soovitame kasutada lahendust arved tasutakse samal kuul, kus arvel võivad olla kulud eelmise ja/või jooksva kuu eest ning perioodiks on kuu, mil arved korteriomankele reaalselt väljastatakse. Sellisel juhul kuvatakse arvel ka jooksva kuu laekumisi ning saldode arvestus on korteriomanikele selgem. Kui siiski on vajadus kasutada lahendust, kus kulud on jooksva kuu eest ja tasumise tähtaeg on järgmisel kuul, siis peaks andma endale vastava õiguse (Üldandmed -> Rollid ja õigused) ning muutma perioodi tüübiks arved tasutakse järgmisel kuul.

Perioodi tüüp

Algsaldode sisestamine

Programmi esmakordsel kasutuselevõtul tuleb fikseerida eelmise kuu hetkeseis ja sisestada korterite lõikes uue perioodi algsaldod (jäägid). Võlgnevus on plussmärgiga (+) ja ettemaks miinusmärgiga (-). Kui korteriühistus arvestatakse ka viiviseid, tuleb saldode juures eraldi märkida viiviste võlgnevus.

  • Laekumata summalt ei arvestata viivist, siia võid sisestada näiteks eelmise kuu arve summa, mille maksetähtaeg ei ole veel saabunud.
  • Viiviste veergu sisesta viivisesaldo.
  • Kohtuvõlg võimaldab eristada näiteks kohtu poolt välja mõistetud või kohtutäituri käes olevat summat.
  • Erinevate veergude summa kokku on korteri saldo. Seega jälgi, et sama summa ei sisalduks erinevates veergudes.

Pärast algsaldode salvestamist näed järgmises aknas ülevaadet kõikide korterite saldodest. Vajadusel klõpsa uuesti nupul Muuda algsaldosid ja tee vajalikud parandused. Et andmed säiliksid, vajuta tingimata uuesti nupule Salvesta.

Algsaldode muutmine

Hiljem võtab programm automaatselt aluseks eelneva perioodi lõppsaldod.

Ka edaspidi saad iga perioodi algsaldosid muuta, valides moodulist Üüriarvestus menüü Saldod ja vajutades nupule Muuda algsaldosid.

Ettemaksu summa ette sisesta miinusmärk, võlgnevusele pole plussmärki tarvis ette sisestada. Võlg ei tohi sisalda viivist. Ära unusta tehtut salvestamast!

Eeltöö kulude jaotamiseks

Enne kulude jaotamist tuleb ära määrata reeglid, mille alusel kulusid korterite vahel jagada. Need reeglid koosnevad kululiikidest ja osalustest. Kululiik on lihtsamalt öeldes üks summa, mida korterite vahel jagada soovid. Kululiigi nimetus, ühik ja hind kajastuvad arvel ühe arve reana.

Osalused määravad ära millised korterid ja mil määral osalevad kululiigis ehk selle konkreetse summa jagamisel. Kõik kululiigid ja osalused tuleb sisestada vaid programmi esmakordsel kasutuselevõtul. Edaspidi kasutatakse olemasolevaid andmeid ning reeglina ei ole vaja igakuiselt neid muuta. Kululiikidest ja osalustest saad täpsemalt lugeda järgmistest peatükkidest.

Kululiigid

Kululiigid iseloomustavad ühistu kulutusi. Kululiike saad kirjeldada, valides moodulist Üüriarvestus menüü Kululiigid. Kõik korteriomanikele esitataval arvel olevad read tuleb kirjeldada kululiikidena. Kululiigid on näiteks hooldustasu, kulu kütte, külma ja sooja vee, elektri, gaasi ja prügiveo eest.

Erinevates perioodides võivad olla erinevad kululiigid, kuid reeglina on need siiski samad. Kululiigid kopeeritakse uue perioodi avamisel automaatselt eelmisest perioodist. Seega on korduvad kululiigid vaja kirjeldada vaid esimesel korral, programmi kasutusele võtmisel.

Kululiigid menüü

Vajadusel saad lisada ka ühekordseid kululiike. Ühekordne kululiik ei kandu järgmisesse perioodi edasi. Ühekordse kululiigi tekitamiseks tuleb märkida vastav linnuke kululiigi seadetes.

Igal kululiigil on oma jaotamise reegel. Kui mõne kulu jaotamine käib mitme erineva reegli järgi siis tuleb selle kohta lisada mitu kululiiki, nt vesi arvestiga ja vesi arvestita. Paremaks eristamiseks võiksid neile panna erinevad nimetused, kuigi programm lubab kasutada ka sama nimetust.

Uus kululiik

  • Jrk nr - kululiigi järjekorranumber. Muudab kululiikide järjekorda ning seega ka ridade järjestust arvetel. Järjekorra numbrit ennast arvel ei kuvata
  • Nimetus - kululiigi nimetus, kuvatakse arvel rea nimetusena. Nupp „...“ võimaldab valida eeltõlgitud nimetuste hulgast. Olemasolevaid tõlkeid näeb tabeli kujul siit.
  • Täiend - lisaks nimetusele võid kasutada ka täiendit. Kuvatakse arvel nimetuse järel. Näiteks nimetus "Vesi" ja täiend "(Külm)" kuvatakse arvel "Vesi (Külm)". Kuna sama nimetusega kululiigid kuvatakse aruannetes koos siis lisab täiendi kasutamine dünaamikat. Nii on võimalik näiteks kulude jaotuse tabelis vaadata kogu jagatud veekulu kokku ja kasutades täiendite filtrit üld-, külma- ja sooja vee kulu eraldi.
  • Selgitus - täiendav selgitus kululiigile. Kui soovid kasutada pikemat selgitust ja nimetusest ning täiendist ei piisa siis saad kasutada selgitust. Selgitus trükitakse arvel nimetusest järgmisele reale.
  • Võrdlusklass - võimaldab võrrelda üksikuid kululiike ja kasutada neid majanduskavas. Võrdlusklassideks on 16 klassifikaatorit, milles tugineme standardile EVS 807:2010 "Kinnisvara korrashoid. Kinnisvarakeskkonna korraldamine."

  • Periood - periood, mille eest kulu jaotatakse. Kuvatakse arvel.

  • Aktiivne kuni - Vaikimisi on kõik kululiigid aktiivsed. Kui sa ei soovi kululiiki kustutada võid muuta selle mitteaktiivseks. Valides kuu ja aasta muudetakse valitud perioodi lisamisel kululiik automaatselt mitteaktiivseks. Seda võimalust on mugav kasutada perioodiliste maksete kogumiseks. Näiteks, kui soovid kindlustusmakseid koguda järgmised 3 kuud ei pea sa kolme kuu pärast meeles pidama kululiigi kustutamist või mitteaktiivseks muutmist.
  • Ülemkululiik - kululiikide hierarhiat on kirjeldatud eraldi peatükis.
  • Arvestuse alus - ehk mille alusel summa korterite vahel jaotatakse. Pikemalt kirjeldame seda järgmises, Osaluste peatükis.
  • Kululiigi hind - millist summat korterite vahel jagatakse. Selle kohta saad pikemalt lugeda kululiigi hinna peatükis.

Käibemaks

Kululiigi hinnale on võimalik lisada käibemaks. Selleks pead kululiigi andmetes Üüriarvestus alamenüüs Kululiigid sisestama soovitud käibemaksuprotsendi. Käibemaks lisatakse kululiigi hinnale ning tuuakse arvel eraldi välja.

Kululiikidele käibemaksu lisamise võimalus tekib käibemaksukohuslase numbri sisestamisel menüüst Üldandmed.

Standardkululiigid

Kululiike on mugav lisada nupuga „Lisa standardkululiigid“. Sellele klõpsates avaneb vorm enamlevinud kululiikide ja nende seadistustega. Pead valima vaid milliseid kululiike soovid lisada ning milline on nende hind. Hiljem saad lisatud kululiike muuta, täpsustada hindu ja osalevaid kortereid. Pärast salvestamist lisatakse kõik valitud kululiigid automaatselt.

Standardkululiigid

Haldusfirma

Haldusfirma alt on võimalik lisada ja muuta kululiike nii, et muudatused kajastuksid ka kõigis haldusfirmaga seotud ühistutes. See on mugav viis muutmaks näiteks vee või elektri hinda kõikides korteriühistutes korraga.

Osalused

Osalusi saad kirjeldada avades moodulist Üüriarvestus menüü Osalused. Iga kululiigi kohta on võimalik määrata, millised korterid selle kululiigi jaotamisel osalevad. Näiteks interneti arve jaotamisel osalevad ainult internetiühendusega korterid, arvestita vee jaotamisel ainult ilma arvestita korterid.

Kululiigi lisamisel on võimalik importida näidud või osalused failist. See lihtsustab programmi kasutuselevõttu, kui eelnevalt on üüriarvestust tehtud näiteks Excelis.

Osaluste all näidatakse arvestite arvu ja sisestatud näitude arvu. Nii on kohe näha, mitu näitu on veel sisestamata.

Osalused

Korterile jaotatava osa suuruse määrab ära tema osakaal ehk koefitsiendi ja osaluse korrutis. Koefitsiendi abil saad korteri osakaalu suurendada või vähendada. Kui osakaalu pole vaja muuta, jäta lahter tühjaks — vaikimisi on kõikidel võrdne osakaal (1) ja jaotus toimub vastavalt näidatud pindalale. Päevade arv näitab, mitme päeva eest eelmisel kuul korterile kulu arvestada. Kui päevade arv on sisestamata, siis arvestatakse tasu kõigi eelmise kuu päevade eest ning reeglina ei ole vaja ka sellesse lahtrisse midagi lisada.

Osaluste muutmine

Osaluse suuruse saad valida järgmiste variantide seast:

  1. kõik võrdselt – korteri osakaal on 1, kululiik jaotatakse kõikide osalevate korterite vahel võrdselt, näiteks internet;
  2. elanike arv – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud elanike arv, näiteks prügivedu või arvestita vee tarbimine;
  3. korteri üldpind – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud üldpind, näiteks hooldustasu;
  4. köetav pind – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud köetav pind, näiteks küte;
  5. arvestuslik pind – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud arvestuslik pind, kasutatakse siis kui üldpind ja arvestuslik pind on erinevad;
  6. osakaalud – osakaalud saab vabalt sisestada, sobib kasutamiseks juhul kui osakaalud on samad kuust kuusse, nt keldri või garaaži rent;
  7. kogusepõhine tarbimine – osakaaluks on tarbitud kogus, sarnane variandiga „osakaalud”, ainult et tuleb iga kuu uuesti sisestada;
  8. Meeldetuletuste arv – osakaaluks on saadetud meeldetuletused eelmisel kuul.
  9. Saadetud e-arvete arv - osakaaluks on korterile saadetud e-arvete arv eelmisel kuul.

Arvestuse alused, millel saab muuta vaid koefitsienti:

  1. näidupõhine tarbimine – osakaaluks on näitude vahe, sobib kasutamiseks kõigi näidupõhiste kululiikide korral, nt vesi, elekter, gaas.

Vaikimisi mittenäidatavad arvestuse alused, mille kasutamiseks peab korterite andmetes vastavad väljad aktiivseks muutma:

  1. häälte arv – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud häälte arv;
  2. osamaksu suurus – osakaaluks on korteri andmetesse sisestatud osamaksu suurus;
  3. osamaksu tasumise aeg – kui on sisestatud, siis on osakaal 1;
  4. parklakoha number – kui on sisestatud, siis on osakaal 1;
  5. auto registrinumber – kui on sisestatud, siis on osakaal 1;

Kululiigi hind

Kululiigi hinna arvestamisel saad valida viie variandi vahel:

  1. fikseeritud ühiku hind – kõige lihtsam meetod, korteri osakaal korrutatakse läbi etteantud hinnaga;
  2. fikseeritud summa – etteantud summa jaotatakse korterite vahel vastavalt korterite osakaaludele, sobib kasutamiseks kui summa on kuust kuusse sama, muutuva summa puhul on parem järgmine variant;
  3. kuluarvete summa – kululiigiga seotud arved tuleb igakuiselt sisestada kuluarvete alla, jaotamisele läheb nende summa, kuluarveid võib olla mitu. Hinna reeglis saab määrata ka mitu protsenti kuluarve summast jaotatakse;

  4. kuluarvete kogus jaotatakse korterite vahel - võimaldab näidata lisaks summale osaluse kohta täiendavalt ka kogust osaluse kohta, sobib kaustamiseks kui soovitakse näidata näiteks kütte ühikukulu nii ruutmeetri, kui MWh kohta;

  5. jaota kuluarve summast ainul % - võimaldab jaotada kuluarve summast ainult teatud protsendi.

Kuluarve kogus arvel

  1. Üldarvesti kogus – kui sisestad igakuiselt ka üldarvesti näidud on võimalik maja üldkulu jagada ilma kuluarvet sisestamata. Sobib ka vahearvesti kulu jagamiseks, näiteks trepikoja gaasiarvesti kulu jagamine ainult ühe trepikoja korterite vahel;

  2. hind sisestatakse iga korteri kohta - igale korterile saab sisestada erineva hinna. Seda saad teha Osalused menüüst;

Kululiigi hinda arvestatakse vaikimisi kolme komakohani peale koma. Seda nii fikseeritud hinna puhul kui fikseeritud summa või kuluarvete summa jaotamisel. Vajadusel saad hinna täpsust suurendada kaheksa kohani peale koma. See on tähtis, kui jagatakse summat korterite vahel (fikseeritud summa, kuluarvete summa, üldarvesti kogus). Mida suurem on sellisel juhul hinna täpsus seda väiksemad on kulude jagamisel ümardamise vahed.

Kululiikide grupid

Kululiigid saavad kuuluda gruppidesse, mille alusel kululiigid esitatavatel arvetel rühmitatakse. Kululiigi grupi nimetus trükitakse arvele. Näiteks saad soovi korral kululiigid grupeerida vastavalt EKHHLi standardile (eristades hooldustasu, teenuseid jne) (vt EKHHL kodulehte).

Kululiikide gruppide kirjeldamiseks tuleb vormil Kululiigid vajutada nupule „Kululiikide grupid“. Järjekorranumber määrab gruppide järjestuse arvel. Pärast seda saad kululiigi andmetes valida iga kululiigi puhul, millisesse gruppi see kuulub.

Kululiikide grupid

Grupi kustutamiseks pead samuti vajutama nuppu „Kululiikide grupid“ ning eemaldama linnukese kustutatava grupinimetuse eest ja vajutama „Salvesta“.

Arve gruppidega

Kululiikide hierarhia

Reaalses elus on kulude jaotamise reeglid tavaliselt keerulisemad, kui mingi summa lihtne jaotamine vastavalt osakaaludele. Näiteks, kui majal on soojasõlm, mida kasutatakse ka sooja vee tootmiseks, tuleb enne küttearve jaotamist sellest maha arvata vee soojendamise kulu ja järele jääv summa jaotatada vastavalt köetavatele pindadele.

Tänu kululiikide hierarhiale on võimalik programm seadistada selliselt, et igakuiselt oleks tarvis sisestada üksnes näidud ja kuluarved ning kõik ülejäänu toimetatakse automaatselt. Ülem- ja alamkululiikide süsteem võib alguses tunduda pisut keerukas, kuigi tegelikult on sellel ainult üks lihtne reegel:

Ülemkululiigi summast arvatakse enne jaotamist maha alamkululiikide summa.

Ülemkululiik on enamasti arvepõhine ja alamkululiik tarbimispõhine, fikseeritud hinnaga. Tüüpolukorrad kululiikide ülem- ja alamkululiikide kasutamiseks:

  1. kadude jaotamine – nt veearvest arvatakse maha korterite tarbitud vesi ja jääk loetakse veekadudeks, mis jaotatakse kõigi korterite vahel
  2. osa kortereid arvestita – nt gaasiarvest arvatakse maha arvestiga korterite tarbitud gaas ja jääk jaotatakse arvestita korterite vahel elanike arvu järgi
  3. üldkulude jaotamine – nt elektriarvest arvatakse maha korterite tarbitud elekter, jääk loetakse ühistu üldkuluks, mis jaotatakse kõigi korterite vahel.

Meeles tuleks pidada, et arvutused toimuvad summadega, mitte kogustega. Kululiikide jaOsaluste tabelis kuvanduvad alamkululiigid taandes. Näiteid kululiikide hierarhiakasutamise kohta leiad järgnevatest peatükkidest.

Kululiigid menüü

Kululiikide jaotuse näited

Järgnevad näited kululiikide jaotusest on koostatud silmas pidades kõige sagedamini esinevaid olukordi.

Enamasti jaotatakse näiteks prügiveo kuluarvel esitatud summa korterite vahel proportsionaalselt, vastavalt eluruumi pindalale. Harvad pole ka juhtumid, kus jaotuse aluseks on elanike arv. Kui majas on paarkümmend korterit ning elanikud liiga tihti ei vahetu, on selline jaotus mõistlik. Suurte majade puhul aga ei tunne naaber naabrit ning tegeliku elanike hulga üle arvepidamine on kaunis võimatu. Kolmas võimalus prügiarve jaotamiseks on summa võrdne jaotamine korterite vahel, arvestamata elanike hulga või eluruumi pindalaga.

Programmi mugavama kasutamise huvide võiks näiteks ülem- ja alamkululiigid nimetada sarnaselt, eristades neid vaid täiendiga. Näiteks ülemkululiigi Vesi alamkululiigid võiksid olla vesi täienditega „külm“ ja „soe“. Samuti sobib vee või gaasi kululliigi täiendina kasutada „arvestiga“ ja „arvestita“. Ülemkululiigi Elekter täienditena saab vajadusel kasutada „päevane“ ja „öine“. Täiendi kasutamisel näidatakse kulude jaotuse risttabelis mõlemaid alamkululiike ühes veerus.

Järgnevalt kirjeldatud näited ei kohusta sind millekski, kulude tegeliku jaotuse määravad ikkagi ühistu üldkoosolekul kokkulepitud skeemid.

Küte

Küte jaotatakse tavaliselt korterite köetava pinna alusel. Köetavat pinda saad seadistada korterite andmetes moodulis Üldandmed.

Korterid menüü

Üldpinna muutmiseks klõpsa rea lõpus asuval nupul „Muuda“ ning tee vastav parandus. Kõikide korterite andmete korraga muutmiseks ühes suures tabelis klõpsa tabeli all oleval nupul „Muuda kõiki“. Paranduse säilitamiseks klõpsa nupul „Salvesta“. Kui köetav pind muutub, tehakse vastavad arvutused arvutusperioodil ja tulevikus — varasemaid perioode muudatus ei puuduta.

Kütte kululiik peaks olema seadistatud järgnevalt:

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Küte - köetav pind m2 kuluarvete summa

Kui soovid igakuiselt sisestada kütte peaarvesti näite võid kululiigi hind „vastavalt kuluarvete summale“ asemel valida ka „üldarvesti kogus“.

Kui kütet kasutatakse ka vee soojendamiseks, vt peatükki „Soe vesi“.

Küttearvestus individuaalsete mõõtjatega

Individuaalse küttekulu arvestuse korral jaotatakse reeglina üks osa küttekulust üld- ja teine osa individuaalsete mõõtjate järgi. Seetõttu peaks sellisel juhul olema kaks eraldi kululiiki.

Kululiik Täiend Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Küte (40% üld) köetav pind m2 kuluarvete summa
Küte (60% ind) näidupõhine tarbimine ühik kuluarvete summa

Toetame erinevate kauglugemist pakkuvate teenusepakkujate poolt esitatud failide automaatset importi. Toetatud on:

  • MESA
  • AGR
  • AGATARK
  • MeasureWay
  • Sontex
  • Portlanta

Faili importimisel peaks programm automaatselt tuvastama, et tegemist on konkreetse teenusepakkuja failiga ning leidma õigetest veergudest vajaliku info. Kui see mingil põhjusel ei toimi, siis saab importimisel täpsustada faili tüüpi. Tarbimine lahtris näidatakse arvestusühikuid, mis on saadud näitude vahe ja koefitsendi korrutamisega st näitude vahe ei ole võrdne arvestusühikute arvuga. Need arvestused pärinevad imporditud tabelist.

Lisaks saad näite importida ka näiteks enda poolt käsitsi koostatud CSV või Exceli failist, sel juhul pead lihtsalt importimisel näitama programmile ära millises veerus millised andmed asuvad. Mõne teenusepakkujaga on võimalik näidud ka automaatselt serverist lugeda ehk faili importimise samm jääb ära. Selle kohta saad täpsemalt lugeda „Näitude“ peatükist.

Igakuiselt peab sisestama (importima) soojusemõõtjate näidud ja küttearve, kus ühel arve real on üldsoojuse summa ja teisel real individuaalse soojuse summa.

NB! MESA ja mitmed teised teenusepakkujad arvestavad täpsusega 8 kohta pärast koma, seetõttu peab kõnealuste kululiikide hinnatäpsuseks olema samuti 8 kohta pärast koma.

Teiste teenusepakkujate failide importimise soovist peaks meile teada andma.

Reeglina küsitakse individuaalsete mõõtjate arvestusteenuse kulu korteriomanikelt. Sellisel juhul peaks lisama täiendava kululiigi „Kulujaoturid“, kus arvestuse aluseks on osakaalud, hinnareegliks fikseeritud ühiku hind ja osaluseks küttejaoturite arv korteris.

Külm vesi

Vaatleme kolme erinevat juhtumit.

Üheski korteris pole arvestit

Kui korterites pole veearvesteid, jaotatakse veearve summa kas elanike arvu või korterite üldpinna järgi. Elanike hulka ja korteri üldpinda saad muuta korteri andmetest.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Külm vesi - elanike arv/üldpind el/m2 kuluarvete summa

Kui soovid igakuiselt sisestada vee peaarvesti näite võid kululiigi hind „vastavalt kuluarvete summale“ asemel valida ka „üldarvesti kogus“.

Kõikides korterites on arvesti

Veele kulunud summat on väga lihtne jaotada juhul, kui kõikides korterites on arvesti ning kõik elanikud ka õigeaegselt oma näidud esitavad. Sellisel juhul arvestatakse kõikide korteritele tarbimine vastavalt esitatud näitudele. Jääk jaotatakse kõikide korterite vahel võrdselt või proportsionaalselt, vastavalt tarbitud veekogustele. Jääk võib olla nii positiivne, kui ka negatiivne, olenevalt näitude esitamise täpsusest või veekadudest. Mõnikord on majas üldkasutatavad veevõtukohad, näiteks koristaja töö tarvis.

Kui osa kulunud veest on arvestinäitude abil fikseeritud, teine osa aga mitte, peaksid Kululiik menüüst algul sisestama Üldvee, millele eraldi alamkululiigina lisama külma vee.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Üldvesi - kõik võrdselt/näidupõhine tarbimine (Vesi) krt/m3 kuluarvete summa
Külm vesi Üldvesi näidupõhine tarbimine (Külm vesi) m3 fiks. hind 2,60

Sellise seadistuse korral osalevad nii üldvee, kui ka külma vee jaotamisel kõik korterid. Veearve sisestatakse alamenüüs Tulud ja kulud sidudes selle Üldvee kululiigiga.

Kui üldvee arvestuse aluseks on näidupõhine tarbimine, näidatakse arvel üldvee kogusena külma ja sooja vee tarbimist, mitte proportsionaalset osa üldveest. Selle võrra on hind väiksem.

Mõnikord võib korterite tarbimiste summa olla kogu vee tarbimisest suurem. Sellise erinevuse tingib näitude esitamise ebatäpsus. Sel juhul arvestatakse üldvee hind negatiivsena, kuna see korrigeerib korteriomanikele vee hinda. Kui sa hinda korrigeerida ei soovi, peaksid kõik korterid üldvee osalusest eemaldama või üldvee kululiigi muutma mitteaktiivseks. Sel juhul saab ühistu lihtsalt vahe võrra kasumit.

NB! Ära unusta kortereid üldvee jaotusse järgmisel kuul tagasi lisada!

Mõnes korteris arvesti puudub

Arvestiga korteritele arvestatakse tarbimine vastavalt esitatud näitudele. Jääk jaotatakse arvestita korterite vahel kas elanike arvu või üldpinna järgi.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Vesi arvestita - elanike arv/üldpind el/m2 kuluarvete summa
Vesi arvestiga Vesi arvestita näidupõhine tarbimine (Vesi) m3 fiks. hind 2,60

Arvestita vee jaotamisel osalevad ainult arvestita korterid ja arvestiga vee jaotamisel ainult arvestiga korterid. Veearve sisestatakse alamenüüs Tulud ja kulud ning seotakse „Vesi arvestita“ kululiigiga.

Arvestita korteritele näidatakse arvel koguseks n elanikku või x m2, mitte x m3, sest hind arvestatakse elaniku või üldpinna kohta.

Mõnel kuul võib eespoolmainitud põhjusel juhtuda, et arvestiga korterite veesumma on suurem kogu vee tarbimise summast. Sellisel juhul arvestatakse arvestita korteritele vee eest negatiivne summa. See on sisuliselt korrektsioon eelmistel perioodidel rohkem arvestatud vee eest. Kui sa sedasi toimida ei soovi, peaksid arvestita vee tarbimisega korterid osaluste alt eemaldama.

Ära unusta neid seadeid järgmisel kuu tagasi muuta!

Soe vesi

Sooja vett saadakse tavaliselt maja küttesüsteemiga ühendatud soojusvaheti abil. Kui sooja vee jaoks on korteritesse paigaldatud boilerid, siis see ühistut ei puuduta — ühistu müüb korteritele külma vett.

Kõikides korterites on arvesti

Vee tarbimine arvestatakse kõikidele korteritele vastavalt esitatud näitudele. Vee jääk jaotatakse kõikide korterite vahel võrdselt või proportsionaalselt tarbitud veekogustele. Jääk võib olla nii positiivne, kui ka negatiivne.

Sooja vee puhul lisandub vee soojendamise kulu. Ühe kuupmeetri vee soojendamise hind on määratud tavaliselt üldkoosoleku otsusega. Vee soojendamine arvatakse maha küttearve summast ja jääk jaotatakse korterite vahel köetava pinna alusel.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Üldvesi - kõik võrdselt/näidupõhine tarbimine (Vesi) krt/m3 kuluarvete summa
Külm vesi Üldvesi näidupõhine tarbimine (Külm vesi) m3 fiks. hind 2,60
Soe vesi Üldvesi näidupõhine tarbimine (Soe vesi) m3 fiks. hind 2,60
Küte - köetav pind m2 kuluarvete summa
Vee soojendamine Küte näidupõhine tarbimine (Soe vesi) m3 fiks. hind 3,00

Kui soovid igakuiselt sisestada vee peaarvesti näite võid kululiigi hind „vastavalt kuluarvete summale“ asemel valida ka „üldarvesti kogus“.

Suvekuudel kütmist ei toimu, vee soojendamisest üle jäänud summa kajastatakse ühistu arvel tavaliselt siugtoruna. Selleks võib lihtsalt „Kütte“ ümber nimetada. Taas tuleks jälgida, et vee soojendamise hind küttearvest suurem ei tuleks.

Mõnes korteris arvesti puudub

Kui mõnes korteris arvesti puudub, siis on lihtsaim viis arvutada arvestita korteritele tarbimine käsitsi ja sisestada nende jaoks eraldi kululiigid arvestuse alusega kogusepõhine tarbimine. Näitusid sisestama ei pea, piisab ainult tarbimisest. Arvestita korterite vee tarbimist saab arvutada selliselt:

  1. Maja vee tarbimisest lahutada maha arvestiga korterite tarbimine.
  2. Järelejäänud veehulk jagada pooleks proportsionaalselt külma ja sooja vee tarbimisega arvestiga korterites.
  3. Saadud külm vesi ja soe vesi jagada arvestita korterite vahel võrdselt või proportsionaalselt elanike arvuga.

Elekter

Enamasti on korteriomanikel otseleping elektrimüüjaga ning ühistu maksab ainult üldelektri eest. Samas aga on ka mitmeid ühistuid, mis vahendavad elektrit korteriomanikele. Sel juhul on reeglina võimalik teha ühistul elektrimüüjaga sooduspaketi leping.

Ainult üldelekter

Ainult üldelektri puhul jaotatakse elektriarve korterite vahel võrdselt või vastavalt üldpinnale, olenevalt üldkoosolekul vastuvõetud otsusest.

Selleks sisesta menüüs Kululiigid uue kululiigina "Üldelekter". Jaota kulud kõik võrdselt või vastavalt üldpinnale, nagu ühistus kokku lepitud. Hinna arvutusel lähtu vastavusest kuluarvetele. See tähendab, et jaotatav summa võetakse automaatselt sisestatud kuluarvelt ja kululiigi seadistusi edaspidi muutma ei pea.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Üldelekter - kõik võrdselt/üldpind krt/m2 kuluarvete summa

Elektriarve saad sisestada menüüst Tulud ja kulud nupuga „Uus arve“. Arve sisestamisel tuleb jälgida, et arve read oleksid seotud Üldelektri kululiigiga.

Uus kuluarve

Kui elektri hinnatäpsus on kuluarvel väga suur (5 kohta pärast koma) pead seda muutma ka kululiigi seadetes. Vaikimisi on kululiigi hinna täpsuseks määratud 3 kohta pärast koma. Vastasel korral ei õnnestu nii väikeste arvudega kuluarvet salvestada.

Ühistu vahendab elektrit, kõik korterid arvestiga

Korteriomanikele arvestatakse elektri tarbimine vastavalt esitatud näitudele. Elektri hinnaks on ühistu poolt kasutatava paketi tariif. Elektriarve ja korterite tarbimise vahe moodustab üldelektri ja see jaotatakse kas korterite vahel võrdselt või üldpinna alusel.

Kui ühistul on kahetariifne pakett, ent mõnes korteris on ühetariifne arvesti, tuleks selliste korterite puhul kasutada mõnd analoogset ühetariifse paketi hinda. Kui ühistul on ühetariifne pakett, aga mõnes korteris on kahetariifne arvesti, võib selle korteri jaoks kasutada sarnaseid kahetariifse paketi hindu.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Üldelekter - kõik võrdselt/üldpind krt/m2 kuluarvete summa
Ühetariifne elekter Üldelekter näidupõhine tarbimine (Elekter) kWh fiks. hind 0,1012
Päevane elekter Üldelekter näidupõhine tarbimine (Päevane elekter) kWh fiks. hind 0,1034
Öine elekter Üldelekter näidupõhine tarbimine (Öine elekter) kWh fiks. hind 0,098
Ampritasu Üldelekter kõik võrdselt/osakaalud krt/A fiks. summa (vast. peakaitsme suurusele)

Ühetariifse elektri jaotamisel osalevad ainult ühetariifse arvestiga korterid. Kahetariifse arvestiga korterid osalevad aga nii päevase kui ka öise elektri jaotamisel. Kui majas vastavate arvestitega kortereid pole, võib jätta need kululiigid lisamata. Elektriarve tuleks sisestada üldelektri alla. Korterite osalused saad määrata Osalused menüüs.

Ampritasu on oluline ainult siis, kui kasutatakse ampritasuga paketti. Ampritasu on kuust kuusse fikseeritud summa, see jaotatakse kas korterite vahel võrdselt või proportsionaalselt, vastavalt korterite peakaitsmete suurusele. Peakaitsmete suurused tuleks sellisel juhul sisestada osaluste juures osakaaludena.

Üldelektri hind võib tulla ka negatiivne. Näiteks juhul, kui ühistu ostab elektrit odavama paketi hinnaga, aga müüb korteriomanikele edasi tavahinnaga. Sel juhul üldelekter korrigeeribki hindade vahe, et korteriomanikele liiga ei tehtaks. Kui aga ühistu soovibki vahendamise pealt kasumit teenida, tuleks üldelektri osalustest kõik korterid eemaldada.

Ühistu vahendab elektrit, mõnes korteris arvesti puudub

Arvestiga korteritele arvestatakse elektri tarbimine vastavalt esitatud näitudele. Elektriarve ja arvestiga tarbimiste vahe jaotatakse arvestita korterite vahel.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Arvestita elekter - kõik võrdselt/üldpind krt/m2 kuluarvete summa
Ühetariifne elekter Arvestita elekter näidupõhine tarbimine (Elekter) kWh fiks. hind 0,1012
Päevane elekter Arvestita elekter näidupõhine tarbimine (Päevane elekter) kWh fiks. hind 0,1034
Öine elekter Arvestita elekter näidupõhine tarbimine (Öine elekter) kWh fiks. hind 0,098
Ampritasu Arvestita elekter kõik võrdselt/osakaalud krt/A fiks. summa (vast. peakaitsme suurusele)

Elektriarve seotakse Tulude ka kulud menüüs sel juhul kululiigiga „Arvestita elekter“.

Kui soovid igakuiselt sisestada elektri peaarvesti näite võid kululiigi hind „vastavalt kuluarvete summale“ asemel valida ka „üldarvesti kogus“.

Gaas

Gaasi puhul on paljud ühistud gaasitarnijaga sõlminud otselepingu ja vahendavad teenust korteriomanikele. See võimaldab suuremate koguste tõttu kokku leppida soodsamas hinnas.

Gaasi puhul on eripäraks see, et arvestid on tavaliselt paigutatud trepikodade kaupa. Lisaks sõltub gaasi hind tarbimise hulgast. Aasta jooksul on gaasi hind vastavalt prognoositud tarbimisele ja alles aasta lõpus selgub tegelik tarbimine. Vastavalt sellele teostatakse korrektsioon.

Üheski korteris pole arvestit

Gaasiarve summa jaotatakse kõigi korterite vahel, vastavalt elanike arvule või üldpinnale.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Gaas - elanike arv/üldpind el/m2 kuluarvete summa

Kõikides korterites on arvesti

Gaasi tarbimine arvestatakse vastavalt esitatud näitudele, ülejääk jagatakse kõikide korterite vahel võrdselt või vastavalt tarbimisele. Kui kõikides korterites on arvesti, siis pole mõtet trepikodade kaupa jääki jagama hakata.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Gaasi jääk - kõik võrdselt/näidupõhine tarbimine (Gaas) krt/m3 kuluarvete summa
Gaas Gaasi jääk näidupõhine tarbimine (Gaas) m3 fiks. hind 0,333

Nii gaasi, kui ka jäägi jaotamisel osalevad kõik korterid. Gaasiarve sisestatakse gaasi jäägi alla.

Kui gaasi jäägi arvestuse aluseks on näidupõhine tarbimine, siis arvel näidatakse kogusena tarbitud gaasi kogust, mitte proportsionaalset osa jäägist. Sellevõrra on hind väiksem. Mõnikord võib juhtuda, et korterite tarbimiste summa on suurem kogu gaasi tarbimisest. Sel juhul arvestatakse gaasi jäägi hind negatiivsena, mis korrigeerib gaasi hinda korteriomanikele. Kui Te seda ei soovi, peaksite kõik korterid gaasi jäägi osaluste alt eemaldama. Sel juhul saab ühistu lihtsalt vahe võrra kasumit.

Ärge unustage jaotust järgmisel kuul tagasi seada!

Mõnes korteris arvesti puudub

Arvestiga korterite gaasi tarbimine arvestatakse vastavalt esitatud näitudele, ülejääk jagatakse trepikodade kaupa arvestita korterite vahel, vastavalt elanike arvule või üldpinnale.

Arvestita gaasi kululiik

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Gaas arvestita (1.trepikoda) - elanike arv/üldpind el/m2 kuluarvete summa
Gaas arvestiga (1.trepikoda) Gaas arvestita (1.trepikoda) näidupõhine tarbimine (Gaas) m3 fiks. hind 0,333
Gaas arvestita (2.trepikoda) - elanike arv/üldpind el/m2 kuluarvete summa
Gaas arvestiga (2.trepikoda) Gaas arvestita (2.trepikoda) näidupõhine tarbimine (Gaas) m3 fiks. hind 0,333

Iga trepikoja jaoks tuleb ette valmistada eraldi kululiikide komplekt. Trepikojad sobib sisestada täiendina. Esimese trepikoja kululiikides osalevad ainult esimese trepikoja korterid, teise trepikoja kululiikides ainult teise trepikoja korterid jne. Erinevate trepikodade summad on gaasiarvel välja toodud eraldi ridadena. Sealt tuleb need sisestada menüüs Tulud ja kulud kuluarvel vastava trepikoja arvestita gaasi kululiigi alla.

Korrektsioon aasta algul

Kui ühistu tarbis aasta jooksul gaasi võrrelduna vastavas hinnapaketis ettenähtud tarbimisega rohkem või vähem, määrab gaasitarnija ühistule uue hinna ja teeb tagasiulatuvalt ümberarvutused. Tulemuseks olev korrektsioon võib olla positiivne (ühistu tarbis gaasi vähem) või negatiivne (ühistu tarbis rohkem gaasi). Korrektsioon esitatakse jaanuari gaasiarvel eraldi reana.

Ühistu peab nüüd omakorda selle korrektsiooni jaotama korterite vahel. Jaotamine toimub proportsionaalselt korterite aastasele gaasitarbimisele.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Gaasi korrektsioon - kogusepõhine tarbimine el/m3 kuluarvete summa

Korrektsiooni jaotamiseks tuleb lisada uus kululiik. Selles osalevad kõik gaasi tarbinud korterid. Tarbimiseks tuleb sisestada iga korteri aasta jooksul tarbitud gaasi kogus. Gaasiarvelt sisestatakse korrektsioonirida kuluarvena „gaasi korrektsiooni“ alla.

Prügivedu

Prügiveo eest tasutakse ühistutes reeglina kas elanike arvu või üldpinna alusel. Kululiigi sisestamiseks peaksid menüüs Kululiigid uue kululiigi nimetusena sisestama „Prügivedu“ ja jätma perioodiks eelmise kuu. Kululiigi hinnaks tuleks määrata „kuluarvete summa jaotatakse korterite vahel“. Arvestuse aluseid võib olla erinevaid.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Prügivedu - elanike arv/üldpind el/m2 kuluarvete summa

Kummalgi jaotusel on elanike seisukohast nii oma eelised, kui ka puudused. Elanike arvu järgi jaotamisega on alati nõus üksi või paarikesi elavad inimesed, ent suuremad pered ei taha sellega leppida, isegi kui saavad aru, et nad toodavadki teistest rohkem prügi. Seda võib ka mõista, kuna suure pere väljaminekud on niigi suuremad. Elamispinna järgi jaotamise vastu on jällegi suuremate korterite omanikud, tegelikkuses ei tooda prügi mitte ruutmeetrid, vaid inimesed. Mõistagi on võimalik prügiveokulud jaotada ka lihtsalt korterite vahel võrdselt. Konsensuse peab leidma korteriühistu üldkoosolek.

Hooldustasu

Hooldustasu eripäraks on see, et reeglina arvestatakse seda jooksva kuu eest. Ülejäänud kululiigid arvestatakse tavaliselt eelmise kuu eest. Hooldustasu suuruse kehtestab üldkoosolek, arvestuse aluseks on tavaliselt korteri üldpind.

Enamasti sisestatakse hooldustasu esimese kululiigina, et see jääks arvel ülemisele reale.

Nagu ikka, peaksid kululiigi sisestamiseks avama menüü Kululiigid ja sisestama uue kululiigi nimetusena „Hooldustasu“. Perioodiks tuleks aga valida jooksev kuu. Arvestuse tuleks määrata „Korteri üldpind“. Kululiigi hind peaks olema fikseeritud ning summaks üldkoosolekul kokkulepitud ruutmeetri hoolduskulu hind.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Hooldustasu - üldpind m2 fiks. hind 0,50

On ühistuid, mille liikmed on kokku leppinud, et prügivedu, üldelektrit jms makstakse hooldustasust. Sel juhul see arvel kajastamist ei vaja. Mõnikord soovitakse aga neidki arvel kajastada ning selle tulemusena peab vähenema hooldustasu hind. Probleemi saab lahendada, viies prügiveo, üldelektri jms hooldustasu alamkululiikideks.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Hooldustasu - üldpind m2 fiks. hind 0,50
Prügivedu Hooldustasu üldpind m2 kuluarvete summa
Üldelekter Hooldustasu üldpind m2 kuluarvete summa

Prügiveo ja elektri arved sisestatakse tavapäraselt. Hooldustasu uue hinna leidmiseks leiab programm kõigepealt hooldustasu summa, see on korterite üldpindade summa × € 0,50. Sellest lahutatakse prügiveo ja üldelektri summad. Jääk jagatakse uuesti korterite üldpindade summaga ning see moodustabki uue hooldustasu hinna.

Uus hind kajastub ainult kulude jaotuses ja arvel, kululiikide all näidatakse originaalhinda.

Laen

Kui ühistu on võtnud pangalaenu, siis on tarvis see teatava aja jooksul tagastada. Laenu puhul on tagasimakse arvestus võimalik mitmel moel, puudutame siinpuhul kaht peamist. Nagu ikka, tuleb avada menüü Kululiigid ja sisestada uue kululiigi nimetusena „Laen“. Laen arvestatakse tavaliselt jooksvasse perioodi.

Maksesumma on igal kuul sama

Kui maksegraafik on koostatud annuiteedi alusel, siis on makstav summa igal kuul sama. Sel juhul on lihtsaim kululiigi hinnaks panna fikseeritud summa. Et ümardamise vahesid vähendada võiks hinna täpsus olla vähemalt 4 kohta pärast koma.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Laen - üldpind m2 fiks. summa 628,57

Maksesumma muutub igal kuul

Kui maksegraafik on koostatud võrdse põhisumma alusel, siis on makstav summa igal kuul erinev. Sel juhul on lihtsam sisestada laenusumma iga kuu kuluarvena eraldi.

Kululiik Ülemkululiik Arvestuse alus Ühik Kululiigi hind
Laen - üldpind m2 kuluarvete summa

Näidud

Pärast arvestite kirjeldamist moodulis Üldandmed saad sisestada menüüs Näidud perioodi tarbimise näidud. Näite saab arvestitele sisestada isegi siis, kui korteril ei ole vastav osalus märgitud. Sellisel juhul on küll tarbimine olemas, kuid seda kulu korteri arvele ei jagata.

Näidud on seotud arvestitega ning näitude sisestamine on perioodist sõltumatu. See tähendab, et näitude sisetamiseks ei pea olema vastav periood lisatud. Arvestid leiad moodulist Üldandmed menüüst Arvestid. Nende arvestite osalused ja näidud leiad Üüriarvestuse moodulist vastavalt menüüdest Osalused ja Näidud.

Ühel korteril võib olla üks või mitu sama liiki arvestit. Arvestile saab sisestada näite ja arvestid saab märkida osalema mõnes kululiigis. Samas ei ole see kohustuslik ning näite võib koguda ka nii, et nende alusel korteritele mingit kulu ei jagata.

Osalused ei ole seotud mitte näitudega (enne märts 2017 muudatust), vaid arvestitega. Seetõttu saad Osalused menüüs määrata milliste arvestite kulu korterile jagatakse. Vajadusel saab ühe arvesti kulu jagada ka mitme korteri vahel. Sellisel juhul tuleks kasutada koefitsienti - arvesti tarbimise kahe korteri vahel võrdselt jagamiseks näiteks 0,5.

Tavaolukorras jäetakse koefitsient valdavalt tühjaks. Vaikimisi on see 1, kuid ühistu otsusega võib koefitsienti suurendada või vähendada. Näiteks võib Ühistu otsustada pikaalise eaka elaniku vee maksumust vähendada 50%-le. Sel juhul märgitakse lahtrisse 0,5 ning ülejäänud summa jaotub ülejäänud elanike vahel.

Olemasolevate arvestite lisamiseks osaluste nimekirja ja neile osaluse määramiseks klõpsa nupul „Lisa rida“. Osaluse ükshaaval lisamiseks tuleb valida korter ja arvesti. Osakaalu näidatakse, kui arvestile on sisestatud mõni kulude jaotuses kasutamata näit.

Vee osalused

Kõikide arvestite näitusid on võimalik vaadata ja sisestada kas üldarvestite või korterite kaupa. Kui asud näitu korterite kaupa käsitsi sisestama, suunatakse näitude salvestamisel järgmisele puuduvate näitudega korteri näitude sisestamise vormile, kuni kõigi korterite näidud on sisestatud.

Näitude menüü

Näidukaart

Näitude sisestamiseks üldarvesti kaupa klõpsa vastava üldarvesti järel nupule „Sisesta alamarvestite näidud“. Korterite lõikes näitude sisestamiseks klõpsa korteri arvestite järel nuppu „Sisesta näidud“. Korteri näitude sisestamise vormil saad sisestada kõikide arvestite näidud korraga. Näidu sisestamise kuupäevaks märgitakse vaikimisi käesolev kuupäev, kuid võid seda soovi korral ka muuta.

  • Algnäit on täitmata vaid lehe esmakordsel avamisel. Edaspidi on selles veerus alati eelmise perioodi lõppnäit. Esimesel korral pead ka algnäidu sisestama.
  • Lõppnäit tuleb täita iga perioodi kulude jaotamise eel. Kui mõne korteri omanikud pole õigeaegselt näitusid teatanud on võimalik sisestada prognoositud tarbimine või näit või jätta lahter tühjaks.
  • Näitude sisestamisel arvutatakse tarbimise summa koheselt ekraanil. Lisaks märgitakse näit prognoosituks, kui lõppnäidu asemel sisestatakse tarbitud kogus. Prognoositud näidu korral on ka näidukaardil märge, et see on prognoositud.
  • Märkides märkeruudu prognoositud sisestatakse tarbimiseks eelmise kuu tarbimine ja arvestatakse prognoositud lõppnäit.
  • Eelmine kogus kuvab eelmise kuu tarbimise. Esmakordsel näitude sisestamisel on veerg tühi.
  • Ühik on näiteks vee ja gaasi puhul m3 ja elektri puhul kWh, ühik sõltub sellest, millise ühiku Arvestid lehel sisestasid.
  • Nupp „Vaheta arvesti“ on mõeldud selleks, nagu tekstina kirjas. Kui mõnes korteris arvesti vahetatakse, tuleb fikseerida vana arvesti lõppnäit ja uue arvesti algnäit ning avanevasse tabelisse mõlemad sisestada. Arvel oleval näidukaardil vana arvesti näite ei kuvata.
  • Näitude vormil on võimalik kõik näidud sisestada numbriklaviatuurilt - järgmisele väljale liikumiseks saab Internet Exploreri korral kasutada TAB või Enter klahvi.

Oma korteri arvestite näite saab iga ühistu poolt volitatud kasutaja vaadata ja sisestada Kortos menüüs Näidud.

Näidud vormil saad ülevaate ka sellest, millisel korteril on näidud sisestamata. Vajadusel saad sisestada neile ise prognoositud näidu või lasta programmil arvutada see automaatselt nupust „Prognoosi märgitud“. Prognoosida saab viimase 1-12 kuu keskmise tarbimise põhjal. Kui eelnevalt on filtreeritud vaid ühte liiki arvestid, siis on võimalik jaotada näiduta korterite vahel varasemate kuude proportsioonis konkreetne kogus (nt üldarvesti ja korterite arvestite vahe).

Kulude jaotamisel arvestatakse tarbimine alates eelmise kulude jaotamise kuupäevast kuni käesoleva perioodi kulude jaotamise kuupäevani sisestatud näitude põhjal. Seega võib perioodi jooksul olla sisestatud ka mitu näitu. Ühe kuupäevaga on lubatud sisestada üks näit. Lisaks pole lubatud näidu sisestamine olemasolevast näidust varasema kuupäevaga. Kuna tarbimine arvestatakse kuupäevade põhjal siis ei ole oluline kas uus periood on juba ühistu poolt avatud või mitte - korteriomanik saab enda näidud esitada igal ajal.

Näitude kustutamine

Kulude jaotuses kasutamata näidu saab kustutada näitude ajaloo vormil. Samuti on võimalik näit kustutada näidu sisestamise vormil kui tühjendada näidu sisestamise rea ees olev märkeruut ja salvestada. Paljude näitude korraga kustutamiseks klõpsa vastava üldarvesti järel nupul „Sisesta alamarvestite näidud“ ja eemalda linnukesed arvestite eest, mille lõppnäitu soovid kustutada. Pärast märkeruutude tühjendamist salvesta vorm.

Kustudada saad vaid näitusid, mida ei ole veel kasutatud mõne perioodi kulude jaotamisel

Näitude seaded

Klõpsates nupul „Näitude seaded“ saad sisestada näitude esitamise algus- ja lõppkuupäevad. See on kasulik juhul, kui soovid piirata korteriomanikel näitude sisestamise teatud ajavahemikuga. Näiteks kui soovid, et näite saaks sisestada alates 25. kuupäevast kuni järgmise kuu 5. kuupäevani.

Lisaks saad sisestada näitude meeldetuletuse kuupäeva. Näitude seadetes märgitud näitude esitamise kuupäeval kell 21 saadetakse arvestiga tarbimises osaleva korteriga seotud isikute e-postile (kui on märgitud, et soovib näitude sisestamise meeldetuletusi) lõppnäidu puudumisel automaatselt meeldetuletus. Meeldetuletuse teksti ja saatja meili saad soovi korral ka muuta. Kui midagi läheb valesti saad nupuga „Taasta esialgsed seaded“ algse olukorra taastada.

Haldusfirma

Haldusfirma menüüs Näidud saad ülevaate kõigi ühistute arvestitest - mitu arvestit on kokku ning kui palju näite on veel sisestamata. Klõpsates nupul „Sisesta näidud“ saad sisestada haldusfirmaga seotud korteri näite. Korteri valiku otsingukasti saad sisestada korteri aadressi, omaniku nime või viitenumbri. Viimase saad skänneerida ka triipkoodilugejaga paberkandjal näidukaardilt. See võimalus kiirendab oluliselt näitude sisestamist, kui paberkandjal esitatakse kümneid või sadu näidukaarte.

Haldusfirma näitude menüü

Arvestivahetused

Käesolev juhend annab ülevaate arvestivahetustest Korto Pro süsteemis.

Näitude kuupäevad

Kõik näidud on seotud kuupäevadega. Näidu kuupäevaks peaks olema reaalne esitamise aeg või arvestivahetuse tegelik aeg. Soovi korral saab kuu alguses esitatud näidu kuupäevaks märkida ka eelmise kuu viimase kuupäeva. Näitude kuupäevad lisavad paindlikkust – korteriomanikud saavad näite esitada ka siis, kui raamatupidaja või korteriühistu esindaja on unustanud uue perioodi lisamast. Samuti on võimalik ühte perioodi lisada mitut näitu – säilivad korteriomaniku ja ühistu esindajate sisestatud näidud ning viimane näit ei kirjuta eelmist üle. See peaks vähendama olukordi, kus korteriomanik väidab, et on näidu esitanud aga keegi on seda hiljem muutnud. Lisaks on võimalik näitude sisestamist piirata kuupäevaliselt.

Tähtsamad punktid, mida arvestivahetusel tuleks jälgida:

  • Arvestivahetuse kuupäev peaks olema varasem jooksvast kuupäevast (ideaalis tegelik vahetuse kuupäev)
  • Arvestivahetuse kuupäev ei tohi langeda eelmisesse jaotatud perioodi. Vajadusel vali mõni hilisem kuupäev.
  • Kulude jaotamisel võetakse arvesse kõik kogused alates eelmise perioodi kulude jaotusest kuni järgmise perioodi kulude jaotuseni

Korteri arvestivahetus

Arvestivahetuseks tuleb avada moodulis Üüriarvestus menüü Näidud ning klõpsata üldarvesti järel nupul „Sisesta alamarvestite näidud“ või korteri arvestite järel nupul „Sisesta näidud“. Järgnevalt kasutame korteri näitude sisestamise vormi, kuid arvestivahetus toimib mõlemal juhul sarnaselt.

Sisesta näidud nupud

Korteri näitude sisestamise vormil tuleks esmalt täita vana arvesti lõppnäit ja vahetuse kuupäev. Antud juhul on külma vee arvesti vahetatud 18.07.2019.

Pärast vana arvesti andmete sisestamist ja nupul „Vaheta arvesti“ klõpsamist avaneb vorm uue arvesti andmete sisestamiseks. Arvestivahetuse kuupäev on juba eeltäidetud kuupäevaga 18.07. Lisada tuleb veel uue arvesti algnäit ja soovi korral arvestinumber ja taatlustähtaeg.

Kindlasti tuleks jälgida, et arvestivahetuse kuupäev ei oleks varasem viimase näidu (144,940) kuupäevast ja ei langeks eelmisesse jaotatud perioodi (juuli). Antud juhul on eelmised näidud sisestatud ja kulud jaotatud 05.07.

Samuti ei tohiks arvestivahetus toimuda jooksva kuupäevaga

Vaheta arvesti vorm

Arvestivahetuse vorm

Pärast „Edasi“ nupul klõpsamist avaneb uuesti korteri arvestite vorm, kuhu on juba lisatud ka uus arvesti. Kui uue arvesti lõppnäit on teada võid ka selle juba lisada aga seda saab ka hiljem teha. Lõpuks tuleb näitude vorm salvestada. Näite on võimalik parandada ja kustutada korteri näitude ajaloo vormil (Näidud menüüs korteri arvestite järel nupp „Ajalugu“). Viimast näitu on võimalik kustutada ka korteri näitude vormilt, eemaldades soovitud arvesti eest linnukese ja salvestades.

Arvestivahetuse muutmise vorm

Veateated

Tihti võib arvestivahetusel esineda hoiatusi või veateateid, mis on tingitud näitude kuupäevadest.

  • Arvestivahetus tehakse enne eelmise näidu sisestamise kuupäeva.

Viga arvestivahetusel

Viga arvestivahetusel

Kuna eelmise kuu näit on sisestatud 30.07.2019 siis peavad kõik järgmised näidud olema sellest hilisemad. Antud juhul võib sisestada vahetuse kuupäevaks näiteks 01.08.2019 (ka juhul, kui arvestivahetus toimuski tegelikult 17.07. - jaotamisele läheb see kulu sel kuul).

  • Arvestivahetus langeb juba jaotatud perioodi

Viga arvestivahetusel

Selle korteri eelmise kuu näit (147,000) on sisestatud 25.07., kuid uusi näite ega arvestivahetust ei saa siiski teha 31.07. Põhjus on selles, et eelmise perioodi kulud jaotati augustis, näiteks 05.08. Ka siin tuleks sisestada näitude kuupäevaks näiteks 06.08 või mõni hilisem kuupäev.

Kulude jaotusel võetakse näidud arvesse kuupäevade järgi. Kui need uued näidud oleks võimalik sisestada 31.07. kuupäevaga siis eelmise (augusti) perioodi taasavamisel ja uuesti jaotamisel võetakse ka need uued näidud arvesse ja kulude jaotuse tulemus ei oleks enam sama, mis see oli algselt.

  • Arvestivahetus tehakse jooksva kuupäevaga

Viga arvestivahetusel

Antud juhul tekib ühele päevale kolm näitu – vana arvesti lõppnäit, uue arvesti algnäit ja uue arvesti lõppnäit. Kuna näite ja tarbimisi arvestatakse kuupäevade alusel ei ole võimalik programmil selgeks teha, milline on tegelik algnäit ja milline lõppnäit. Seega tuleks arvestivahetusel kasutada mõnda mineviku kuupäeva. Kui arvestivahetus toimuski tegelikult täna siis võib selle ka tänase kuupäevaga sisestada, sest uue arvesti lõppnäitu ei ole ilmselt veel teada ja see sisestatakse hiljem.

Näitude importimine failist

Enamasti on ühistutel kasutusel tabeltöötlusprogrammid (Microsoft Excel või OpenOffice Calc), kuhu on koondatud kõik olulised näidud. Näitude kauglugemise korral saadavad teenusepakkujad samuti näidud failina.

Näidud excelis

Näitude importimiseks peaks moodulist Üüriarvestus valima alamenüü Näidud ning klõpsama nupul „Impordi näidud“.

Avanenud vormil saad näidata näite sisaldava faili asukoha. Olenevalt failis olevatest andmetest saad valida kas ülemarvesti (Vesi) või arvesti liigi (Külm vesi) või mõlemad. Kui fail sisaldab kõiki veenäite tuleks valida vaid üldarvesti.

Kui failis puuduvad arvestite numbrid pead erinevad arvesti liigid importima eraldi, sest programm ei suuda ainult korteri numbri alusel seostada erinevaid arvesteid. Arvestite numbrid saad sisestada moodulis Üldandmed menüüs „Arvestid“.

Näitude import

Kui vajalik fail on valitud, vajuta nupule „Laadi fail“. Seejärel avaneb tabel, kus tuleb seostada failis olevad veerud.

Näitude seostamine importimisel

Järgnevalt tuleks määrata väljad, mille info laetud failis olemas on. Kui oled väljad seostanud, siis klõpsa nupule „Seosta väljad“. Pärast väljade seostamist saad imporditavaid andmeid tabeli kujul vaadata, näiteks lisada näitude kuupäeva, kui see failis puudus.

Näitude kauglugemine

Järgnevad teenusepakkujad või süsteemid võimaldavad näitude kauglugemist otse serverist ehk faili käsitsi laadimine ei ole vajalik ning näidud laetakse kindlal kuupäeval automaatselt:

Vastava teenuse olemasolul saad selle seadistada menüüs Näidud nupuga „Kauglugemise seaded“. Vastavalt liidestusele saad määrata ka näitude lugemise kuupäeva. Kui seda seadistada ei saa siis loetakse näite nii tihti, kui neid süsteemi poolt edastatakse.

Kauglugemise seaded

Püsitarbimised

Tihti juhtub, et korterile tuleb igakuiselt märkida ühesugune tarbimine. Näiteks seisab korter tühjana või sõidab korteriomanik suveks ära suvilasse. Et korteriomanik või raamatupidaja ei peaks eraldi meeles pidama null-tarbimise sisestamist on võimalik seadistada püsitarbimised. Seda saad teha Näidud menüüs nupuga „Püsitarbimised“.

Püsitarbimise seaded

  • Püsitarbimise saab määrata või eemaldada ka üksiku korteri näitude sisestamise vormilt või püsitarbimiste massmuutmise vormilt vaates Näidud.
  • Püsitarbimise reeglile saab seadistada kehtivuse ajavahemiku. Kehtiva püsitarbimise korral genereeritakse arvestile kord kuus näitude sisestamise meeldetuletuse päeval või selle puudumisel kuu viimasel kuupäeval kell 20 automaatselt tarbimine ja vastav näit.
  • Näitude tabelis näidatakse püsitarbimisega arvesti real tulevikus automaatselt tekkivat näitu ja tarbimist halliga. Kursoriga näidule liikumisel kuvatakse püsitarbimise koguse, lisamise aja ja määranud isiku detaile.
  • Automaatne püsitarbimise näit lisatakse ainult siis, kui arvestil puudub genereerimise hetkel kasutamata ehk perioodiga seostamata näit.
  • Automaatse püsitarbimise näidu lisamise järgselt saadetakse isikule kinnitus näidu esitamise kohta, võimalusega seda täpsustada, kui isikul on tellitud näitude sisestamise meeldetuletus.
  • Püsitarbimisega arvestile käsitsi näidu sisestamiseks tuleb näitude sisestamise vormil märkida püsitarbimisega arvesti rea ees olev märkeruut, et aktiveerida näidu ja koguse sisestamise väljad. Pärast käsitsi näidu lisamist üritab Korto taas kehtiva püsitarbimise olemasolul genereerida automaatse näidu järgmisel kuul.
  • Püsitarbimist ei saa määrata kaugloetavale arvestile ehk püsitarbimist saab määrata ainult arvestile, millel on tunnus "näita näidukaardil" (ainult sellise arvesti näitu saab korteriomanik ise korrigeerida).

Tulud ja kulud

Et registreerida ühistule teenusepakkujate poolt esitatud arved, ava menüü Tulud ja kulud. Samal leheküljel on võimalik koostada ka ühistupoolselt esitatavaid ühekordseid tuluarveid ja sisestada füüsilistele isikutele tehtud väljamakseid.

Uue tehingu sisestamiseks klõpsa nupule „Lisa uus“ ning vali tehingu tüüp, kas tegemist on kulu- või tuluarve või tasu väljamaksega. Kuluarved on ühistule esitatud arved ehk väljaminekud. Tuluarved on ühistu poolt koostatud arved, millega esitatakse rahanõue partnerile. Tasu väljamaksed on füüsilistele isikutele makstud tasud. Arved, mis esitatakse korteriomanikele, koostatakse sisestatud andmete alusel automaatselt ning neid vaatleme lähemalt peatükis Arved.

Kuluarved

Tehingu sisestamisel on osa välju kohustuslikud. Näiteks arve esitamise kuupäev, mille saad valida kalendri-ikoonil klõpsates. Ülejäänud andmeid nt maksetähtaeg, viitenumber ja konto number kasutatakse maksekorralduse koostamisel.

Iga tehing peab olema seotud partneriga, mille saad valida olemasolevate partnerite seast alustades välja täitmist või vajutades nupule „...“. Partneri puudumisel lisatakse uus partner. Pluss märgiga nupult on võimalik sisestada uue partneri andmeid detailsemalt. Kuluarveid saab sisestada ning kulud korteriomanike vahel jaotada ka partneri detailseid andmeid sisestamata.

Uus kuluarve

Tehingu andmetes saab määrata, et tehing kajastuks raamatupidamises eelmise kuu lõppkuupäeval, mis on kasulik kui arve on esitatud tehingu kuule järgmise kuu alguse kuupäevaga. Vajadusel on võimalik määrata, et tehing "ei ole kanne", mille valimisel pole kohustuslik partneri väli ja tehingut ei kajastata raamatupidamises, kasulik kui on vajadus varasemaid jagamisi korrigeerida või varasemalt jagamata summat jagada.

Kuluarveid saab kasutada kulude jaotamisel. Kui on vaja jaotada vaid osa arvest, siis tuleb arve sisestada eraldi arveridadel ja valida arve reale sobiv kululiik või märkida, et rida ei kasutata jaotamisel. Kui arve rida ei kasutata kulude jaotamisel, tuleks teenuse lahtrisse lisada selgitus. Vaikimisi on vormil üks rida, ent kui arvel on neid rohkem, saab ridu lisada. Juhul, kui arve sisaldab vaid ühtainsat kulurida, jäetakse ülejäänud read tühjaks.

Arveridade ees on märkeruudud, kuhu tekivad linnukesed rea täitmisel. Kui oled rea ekslikult valesti täitnud, saad selle kustutada, eemaldades enne nupule Salvesta vajutamist vigase rea eest linnukese. Teises veerus on Kululiik tekstiga «Ei kasutata jaotamisel» — kui vastavat arverida kasutate kulude jaotamisel, peate rippmenüüst valima sobiva kululiigi. Kuluarve rea saab seostada vaid kululiigiga, millele on kululiigi seadetes valitud hinnareegliks kuluarvete summa/kogus jaotatakse korterite vahel.

Lahtrisse Teenus märgi, millise teenuse või kauba eest arvel raha küsitakse. Teenuse nimetus pole kohustuslik kui arverida kasutatakse kulude jaotamisel ehk see on seotud kululiigiga. Järgnevad lahtrid Kogus ja Ühik, mis ei vaja põhjalikumat selgitamist.

Teenus lahtris saad nupule „...“ klõpsates valida eelnevalt kasutatud teenuste nimetuste vahel. Iga uue teenuse lisamisega pead hiljem määrama sellele ka vastava raamatupidamiskonto, olemasolevate teenuste kasutamisel on konto juba määratud.

Kui oled lahtrisse Hind sisestanud arvel toodud arvud, arvutab vorm automaatselt ka käibemaksuta summa. Käibemaksu protsent tuleks lisada lahtrisse Km. % — vastavalt sellele muutub summa. Ühtlasi arvutuvad tabeli alumistele ridadele koondsummad. Kulude jaotamiselkasutatakse summat käibemaksuga. Kui arve saaja on käibemaksukohuslane, siis läheb jagamisele käibemaksuta summa ja käibemaks lisatakse kululiigi reeglis oleva info põhjal.

Kui oled ühel kuul arve kõik read detailselt sisestanud, on järgmisel kuul võimalik valida eelmise kuu arve koopia ning vorm on endiste andmetega eeltäidetud. Pead vaid sisestama uue arve numbri ning kontrollima maksetähtaega, koguseid ja summat.

Iga arvepõhise kululiigi kohta võib arvestusperioodil olla sisestatud mitu kuluarvet. Kulude jaotamisel nende summad ja kogused summeeritakse.

Sisestatud kuluarvele saab lisada selgituse ja ka manuse.

Tuluarved

Selleks, et sisestada tuluarvet, pead arve tüübiks valima tulu. Tuluarve koostamisel saad sisestada teenuse nimetuse, koguse, ühiku ja hinna, mille alusel arvestatakse rea ja kogu arve summa.

Tuluarve sisestamisel pannakse vaikimisi kuupäevaks jooksev kuupäev ning arve numbriks kuupäeva põhjal genereeritud number AAAAKKPPNT, kus N on jooksev number.

Tuluarve lisamisel saad salvestada arve PDF-formaadis selle printimiseks või partnerile edastamiseks. Sellisel juhul kuvanduvad lehel Tulud ja kulud lisaks kuludele ka tuluarved, nagu järgneva joonise alumisel poolel näha.

Tulud ja kulud vaade

Kui oled korrektselt sisestanud partneri andmed, sh e-posti aadressi, saad ümbriku ikoonile klõpsates tuluarve eelnevalt muudetava kaaskirjaga parteri e-postile saata. Väljaprintimiseks ja eelvaateks kasuta PDF ikooni.

Tasu väljamakse

Tasu väljamakse võimaldab kajastada füüsilisele isikule tehtud väljamaksetega seotud kulude ja maksude arvestust. Tasu väljamakse vormil on lihtne kalkulaator, mis võimaldab arvutada sõltuvalt väljamakse liigist riigile tasutavad maksud ja maksed. Tasu väljamakse kogukulu on võimalik kasutada kulude jaotuses (seostada kululiigiga). Kululiigiga seostamata väljamakset on Haldus all võimalik seostada majanduskava reaga.

Tasu väljamakse vormil tuleb sisestada väljamakse saaja andmed, tasu liik ja väljamakse arvestuse kuu ning tasumise kuupäev. Maksude deklareerimise kuu ja tasumise kuupäev tuletatakse tasu väljamakse kuupäevast.

Sõltuvalt perioodi tüübist saab lisada eelmise ja jooksva või jooksva ja järgmise kuu tasu väljamakse. Perioodi tüüp “arved tasutakse samal kuul” - vaikimisi arvestuse kuuks on perioodile eelmine kuu, kuid on võimalik valida sama kuu. Perioodi tüüp “arved tasutakse järgmisel kuul” - vaikimisi arvestuse kuu on perioodi kuu, kuid on võimalik valida järgmine kuu. Lähteandmete (netosumma või brutosumma) alusel on võimalik arvutada riigile tasumisele kuuluvad maksud ja maksed. Kui väljamakse netosumma ja riigimaksud on eelnevalt välja arvestatud, siis on võimalik need sisestada käsitsi. “Arvuta” arvestab lähteandmete alusel uue netosumma ja riigimaksud.

Tasu väljamakse

Väljamakse andmete alusel kuvatakse tulud ja kulud vaates eraldi ridadel isikule väljamakstav netosumma ja riigimaksude summa, mille alusel on võimalik salvestada maksekorraldused või need pangaliidese vahendusel panka saata. Maksete eelduseks on isiku kontonumbri ning Maksu- ja Tolliameti kontonumbri ja väljamakse tegija personaalse viitenumbri sisestamine.

Sarnaselt tulu- ja kuluarvele on võimalik uue tehingu lisamisel kopeerida tasu väljamakse andmed eelmisest kuust. Kui tegemist on ühekordse väljamaksega tuleb märkida vaikimisi märkimata märkeruut “ühekordne”. Vastasel juhul kopeeritakse järgmise perioodi avamisel samade andmetega järgmise kuu väljamakse.

E-arvete import

Nupuga „Impordi e-arved failist“ saad üles laadida XML-kujul e-arve faili. Sellisel juhul loetakse arve andmed failist ning neid ei ole vaja käsitsi sisestada. Lisaks on võimalik kuluarved laadida otse Finbite e-arvete portaalist. Selle kohta saad lähemalt lugeda e-arvete peatükist.

Maksete eksport panka

Soovi korral saad kuluarved ja tasu väljamaksed salvestada nupuga „Ekspordi maksed“ maksefaili, mida on võimalik internetipanka importida või edastada pangaliidese vahendusel. Nii ei pea pangas makseid ükshaaval sisestama. Eksporditud maksetega arved märgitakse makstuks - nii on sul hea ülevaade millised arved oled ära tasunud ja milliseid veel mitte. Soovi korral saad arveid ka käsitsi makstuks märkida.

Menüüs „Tulud ja kulud“ makstuks märgitud arved ei mõjuta raamatupidamise kandeid. Selle info põhjal ei koostata päevaraamatusse tasumise kannet. Arvete makstuks märkimine on informatiivne. Valik määrab, kas tehing märgitakse tulude-kulude nimekirjas vaikimisi maksekorralduste faili salvestamiseks.

Haldusfirma

Haldusfirma alt saad moodulis Üüriarvestus menüüs Tulud ja kulud sisestada kõikide ühisuste kuluarved korraga. See on väga mugav juhul, kui teenusepakkuja esitab arve, kus on peal kõikide ühisuste kulud. Iga üksiku ühisuse vaates on näha vaid selle ühisusega seotud kuluarve rida.

Haldusfirma kuluarve lisamine

Kulude jaotamine

Kulud on võimalik jaotada pärast seda, kui kõik kuluarved ja tarvilikud näidud on sisestatud ning korterite osalused eelnevalt kululiikide kaupa kirjeldatud. Kulude jaotamiseks ava moodulist Üüriarvestus menüü Kulude jaotus. Nüüd peaksid klõpsama nupul „Jaota kulud“.

Perioodi kulude jaotamine paneb näitude ja kuluarvete sisestamise lukku, teostab jaotamise ja genereerib arved. Jaotatud perioodi on võimalik hiljem taasavada näitude ja kuluarvete korrigeerimiseks.

Hea ülevaate kulude jaotusest kululiikide ja korterite kaupa saad jaotamise järel kuvatavast tabelist. Selles summeeritakse samanimelised kululiigid ühte veergu. Kõikide kululiikide nägemiseks vali filter „nimetus ja täiend“.

Kulude jaotuse tabel

Kui oled korterite andmetesse sisestanud ka korruse ja trepikoja, saad rippmenüüd kasutades lähemaks vaatlemiseks valida vaid teatava korruse või teatava trepikoja korterid. Tabeli sisusse võid lasta kuvada kas summad, kogused või hinnad.

Kui sisestad kõik alamkululiigid sama nimetusega nagu ülemkululiik, lisades nimetuse juurde vaid laiendi, saad üldtabeli valikut tunduvalt ahendada. Näiteks saab erinevate trepikodade gaasitarbimise kulu kuvada risttabeli ühes veerus, kuigi kululiike tarbimise arvestamiseks on mitmeid. Käesolevas näites on üheks selliseks kuluartikliks vesi. Kui soovid näha kulude detailsemat jaotust, vali filter „nimetus ja täiend“.

Kulude jaotuse tabel täiendiga

Kulude jaotuse alt saad avada nupuga „Kululiikide ajalugu“ aasta kokkuvõtte, kus on võimalik kuvada kululiikide jaotumist kuude lõikes, kas viimase 12 kuu jooksul või alates aasta algusest.

Samuti on võimalik hiljem jälgida kululiigi tarbimiste ajalugu korterite lõikes. Menüüs Kulude jaotus vali avanevas tabelis kululiik (klõpsa nimel) ning seejärel avanevas „Kululiigi kulude jaotus“ tabelis klõpsa korteriomaniku nimel.

Kululiigi tarbimiste ajalugu

Korterite ajalugu

Nupuga „Korterite ajalugu“ avaneb kulude jaotuse ajaloo tabel korterite lõikes. Korteril klõpsates saad vaadata ka ühe korteri detailsemat ajalugu.

Majandusaasta aruannet koostades tuleb ettevõtjaportaali lisada ka korterite majandamiskulude summa. Tabeli all olev nupp „Salvesta faili“ genereerib selleks sobivas formaadis faili, mille saad ettevõtjaportaali üles laadida.

Korterite ajalugu

Arved

Pärast perioodi kulude jaotamist genereeritakse automaatselt perioodi arved. Arvete koostamise aluseks on eelnevalt ühistu, korterite, perioodi, kululiikide jne kohta sisestatud info. Näiteks arvestite kasutamise korral trükitakse arvele veenäiduteatis, millesse korteriomanik saab kirjutada järgmisel kuul uue näidu ja lasta selle ühistu postkasti.

Enne arvete väljastamist korteriomanikele saad uurida, kas kõik vajalikud andmed on sisestatud õigesti.

Arvete koondvaade

Arvete koondtabelis on korterid, omanike nimed ja arvete numbrid. Tabeli sisuosas on toodud vastava korteri võlg või (miinusmärgiga) ettemaks, viiviste summa (kui neid on), seni laekumata summad ning eelmise perioodi jooksul laekunud summad. Järgnevad veerud arve summa ja tasumisele kuuluva summa kohta. Need on summad, mis lisatakse arvetele ja ei muutu jooksvalt. Näiteks hilisemal laekumiste sisestamisel ei kajastu see Arved menüüs „Laekunud“ summana, sest arve koostamise ajal seda laekumist ei olnud. Jooksvaid saldosid saad vaadata menüüs Saldod.

Arve koostajaks märgitakse selle kasutaja nimi, kes arved kinnitab.

Enne kui arved välja trükid või saadad, saad neid vaadata ja vajadusel lisada individuaalteateid klõpsates menüüs Arved korteri real vastavalt kas nupule „Näita“ või „Muuda“.

Kinnitamata arvetel numbrid puuduvad!

Arved saab trükkida ja saata e-postiga ning e-arvetena. Eelnevalt saad vaadata, milline arve välja näeb. Arve andmete vaatamiseks klõpsa menüüs Arved korteriomaniku nimel. Trükitava arve vaatamiseks klõpsa nupule „Näita“, misjärel laetakse valitud arve alla PDF-formaadis.

Nupuga „Vaata e-kirjade ajalugu“ saad vaadata e-posti teel saadetud arvete väljavõtet.Ajaloo vaatamiseks pead valima konkreetse ajavahemiku. Otsinguväljale saad kirjutada isiku nime või e-posti aadressi ning vajutada nupul „Otsi“. Lisaks saad valida, kas näidatakse kõiki kirju, saadetud teateid, arveid, näitude meeldetuletusi, ligipääsu teateid, saadetud ekraanipilte või võlglaste meeldetuletusi.

Saadetud e-kirjade ajalugu

Arve seaded

Kui soovid teha arve kujunduses muudatusi klõpsa nupul „Arve seaded“.

Avaneval vormil saad muuta arve elementide paigutust ja kuvamist arvel. Kui muudatused on tehtud, saad kasutada nuppu „Eelvaade“, et näha uut kujundust.

Lisaks saad muuta vaikimisi e-kirja teksti (vt järgnev illustratsioon). Automaatsed väljad on lainelistes sulgudes. Sulgudes olevaid nimetusi muuta ei tohi! Kui näiteks enamik korteriomanikke soovivad inglisekeelseid arveid, saad kogu e-kirja teksti (välja arvatud sulgudes oleva) tõlkida.

Kui oled seadetega rahul, kasuta nuppu „Salvesta“.

Muuda arvete seadeid

Arvete kinnitamine

Kui oled veendunud, et parandusi pole vaja teha, vajuta nupule „Kinnita arved“ (hiljem saad siiski vajadusel kinnitamise tühistada). Arvete kinnitamine näitab, et arved on üle kontrollitud ja valmis trükkimiseks või e-postiga saatmiseks. Arvete kinnitamine genereerib ka arvetele numbrid ja lisab arve koostaja nime.

Arvete saatmine

Pärast arvete kinnitamist on perioodi olek „Kinnitatud“ ning saad arved välja trükkida ja saata.

Arved vormil saad kuvada kas kõik arved, ainult trükitavad, ainult e-postiga saadetavad, või siis ainult e-arved. Kõige mugavam on arved väljastada märkides filtri „kõik arved“ ning klõpsates nupul „Trüki ja saada märgitud“. Pärast seda saadetakse välja arved e-postile ning laetakse alla PDF-fail kõikide trükitavate arvetega.

Valides filtri „Ainult e-arved“ saad alla laadida XML-kujul e-arvete faili või edastada e-arved automaatselt operaatori kanali (Finbite arvekeskuse) liidestuse vahendusel.

Kinnitatud arvete vaade

Arve esitamise kuupäev ja maksetähtaeg võivad olla erinevas kuus. Näiteks võib arve esitamise kuupäev olla eelmises kuus, mis on vajalik juhul, kui raamatupidamises soovitakse arvestada arve eelmise kuu alla.

Viiviste arvestamise ja võla korral kuvatakse arvel hoiatav teade võimalike viiviste kohta, mis võivad lisanduda kuu alguse võlalt jooksva kuu eest.

Eespool trükitakse arved, mille omaniku puhul on märgitud, et arve peab minema omaniku aadressile, mitte korteri aadressile. See on mõeldud selleks, et kui osa arveid tuleb saata tavapostiga, siis need prinditakse välja enne teisi (paki peal) ja kõik ülejäänud, käsitsi postkastidesse pandavad arved, on tagapool (pakis allpool). Seda, kas arvele trükitakse omaniku või korteri aadress, saad määrata avades Üldandmed moodulist menüü Isikud ja klõpsates omaniku järel nupule „Muuda“.

Arve jaotamine omaniku vahetusel

Kui omaniku vahetus toimub arvestusperioodi jooksul, kuvatakse Üüriarvestuse moodulis menüüs Osalused nuppu „Omanikuvahetused“.

Omanikuvahetuse hoiatus

Nupul „Omanikuvahetused“ klõpsates kuvatakse lehele nii endise, kui ka uue omanikuga seotud andmed, et saaksid otsustada, millistes proportsioonides kulud jaotada. Kui korteriomaniku vahetus toimub esimesest kuupäevast, mis kattub uue perioodi algusega, siis vahetuvaid isikuid ei kuvata. Kõik eelmise omaniku osalused kantakse sel juhul automaatselt üle uuele omanikule.

Omanikuvahetuse vorm

Kuvandunud tabeli(te)s on loetletud esimeses veerus kululiigid, teises periood ning kolmandas kulude jaotamise reegel. Reegleid võib olla neli:

  • jaga vastavalt päevade arvule — juhul, kui soovid kulud jaotada vastavalt päevade arvule, milles endine omanik maksab selle osa kuludest, mis ajani ta omanik oli, edasised kulud tasub uus omanik. Päevade arv on vaikimisi täidetud vastavalt omanikuvahetuse kuupäevale.
  • kõik eelmisele omanikule — kõik kulud kannab eelmine omanik
  • kõik uuele omanikule — kõik kulud kannab uus omanik
  • muu jaotus — mugav viis sisestada osa päevi eelmisele ning teine osa uuele omanikule, näiteks kui hüve kasutamises oli vahepeal (kolimisaegne) paus

Näidu- ja kogusepõhiste kululiikide korral tuleb uuele omanikule osalused käsitsi lisada, sest eeldatakse, et need on isikupõhised.

Näidupõhise tarbimise puhul jagatakse kululiigi summa mitte proportsionaalselt omanikuks oldud päevadele, vaid vastavalt omanikuvahetuse hetkel võetud näidule. Vaikimisi kuvatakse algnäit endise omaniku veerus. Kui on juba sisestatud ka viimase kuu lõppnäit kuvatakse seda vastavalt kuupäevale uue omaniku lõppnäidule. Täita tuleks vahepealsed näidud, et mõlemale omanikule tekiks tarbimine vastavalt korteri üleandmise hetkele.

Kui omanikuks oldud ajad lõikuvad või nende vahele jääb tühik, arvestatakse omanikule vastavalt rohkem või vähem päevi. Pärast soovitud muudatuste tegemist klõpsa nupule „Salvesta“. Pärast seda on uued osalused ja näidud salvestatud ning saad kulud jaotada.

Kulude jaotuses kuvatakse igale korteriomanikule määratud summa eraldi. Korteriomaniku nime peal klõpsates kuvatakse ainult selle omaniku kulude jaotuse ajalugu. Sama on ka Saldod menüüs omanike saldodega. Kui endise omaniku saldo peaks edasi kanduma uuele omanikule pead seda tegema menüüs Saldod nupuga „Muuda algsaldosid“.

Kui uus omanik hakkab kehtima alates 1. kuupäevast, siis sisuliselt omanikuvahetust justkui toimunud polekski, kuna kummalegi omanikule tehakse mõlemas kuus ainult üks arve — jooksvas kuu eelmisele omanikule, järgmises kuus uuele omanikule. Seda eeldusel, et perioodi tüübiks on „arve makstakse samal kuul“. Kui aga „arve makstakse järgmisel kuul“, siis saab eelmises kuus arve eelmine omanik ja jooksvas kuus uus.

Kui Laekumiste impordil on viitenumbri järgi leitud korteris perioodi jooksul rohkem kui üks omanik, jäetakse laekumine vaikimisi seostamata.

Koondarve omaniku mitme korteri eest

Kui omanikul on mitu korterit, siis saab koostada koondarve. Arve aluseks olev kulude jaotus ja saldod on endiselt iga korteri kohta eraldi, kuid arvete nimekirjas on üks arve.

Omanikud menüüs saab omaniku andmeid muutes, „Arved ja näidud“ plokis, valida, millise põhiomaniku teise korteri arvele olemasolev arve liita. Valides valikust „Lisa korteri arvele“ soovitud korteri, liidetakse muudetava korteri arve valitud korteri arvele ning koostatakse edaspidi mitme arve asemel üks arve. Arvel summeeritakse sama kululiigi read (kogus ja summa). Sarnaselt saab liita kõik ühe omaniku korterid ning koostada neile ühe arve.

Koondarve laekumisel jaotatakse laekumine automaatselt koondarve aluseks olevate korterite vahel. Kui koondarve laekumine pole täpne, siis kasutatakse arvel oleva „tasuda summa“ proportsiooni, mida näidatakse ka korteri valimise veerus. Vajadusel saad laekumise jagunemist käsitsi korrigeerida. Raamatupidamisse eksporditakse poolitatud laekumise kohta üks kanne, kuid laekunud summa jaguneb ka seal mitme korteri vahel.

Arve saatmine e-postiga

Arvete saatmiseks e-postiga ava moodulis Üüriarvestus menüü Arved.

Arved peavad olema enne e-postiga saatmist kinnitatud (kinnituse saad vajadusel tühistada). Arvete e-postiga saatmiseks pead valima filtri ainult „e-postiga saadetavad“, seejärel näidatakse ainult neid arveid, mida omanik soovis e-postile, saatmata arvete ees on linnuke. Märgi sobivad arved ja klõpsa nupule „Saada märgitud“.

Arvete saatmisel e-postiga lisatakse kirjale arve PDF-kujul. Kirjakasti saadetav arve näeb välja umbes alljärgnev:

Lugupeetud {arve_saaja}

Saadame Teile arve viimase kuu kommunaalteenuste eest.

Korter: {korter} Periood: {periood}

Arve number: {arve_nr} Viitenumber: {viitenumber} {summa_prefiks}: {summa}

Makse saaja: {arve_esitaja} Pangakontod: {kontod}

Arvet saate vaadata ka aadressilt www.korto.ee. Samast saate sisestada ka oma korteri näitusid.

Lugupidamisega {arve_esitaja}

Arve saadetakse korteriga seotud isiku andmetes olevale e-postile. Isiku e-posti aadressi saad muuta mooduli Üldandmed vaates Korterid, kus korteriomaniku nimel klõpsates jõuad üksiku korteri vaatesse. Seal näidatakse korteriga seotud omanikke ja elanikke ning ka infot, kes on tellinud korteri arve e-postile. Kõikide korterite ülevaate saad menüüs Isikud filtriga „Arved“.

Arve saab edastada korteriga seotud mitmete isikute (omaniku, elanike) e-postile korraga. Ühe isiku mitme e-posti aadressi korral peab aadressid eraldadama komaga.

Arve saatmiseks e-postiga peab olema sisestatud moodulis Üldandmed ühistu kontaktandmetesse ühistu e-posti aadress, mis märgitakse vaikimisi saatja aadressiks. Saatja nimeks on korteriühistu nimi. Kui soovid saatja aadressi muuta saad seda teha menüüs „Arved“ nupuga „Arve seaded“.

Saadetud arvete e-kirjad säilitatakse e-kirjade ajaloo tabelis, mille tarvis on menüüs Arved nupp Vaata „e-kirjade ajalugu“.

E-arve edastamine

E-arvete edastamiseks peab korteriühistul olema leping panga või operaatoriga. E-arve seadetes saab sisestada vastava lepingu numbri ja määrata teenindava arvelduskonto, mis on ühtlasi eelduseks, et korteriomanikel ja elanikel oleks võimalus tellida e-arvet. Samas saab üles laadida pangast saadud e-arvete saajate infoga (avalduste) faili, milles olevad isikud märgitakse e-arvete saajateks (seostatakse viitenumbri ja isikukoodi või nime alusel).

E-arvete tellimuste üle peetakse arvestust moodulis Üldandmed menüüs Isikud, kus saab plokis „Arved ja näidud“ märkida e-arve saamise soovi ja määrata e-arve kanali. E-arve tellimisel internetipanka on kohustuslik korteriomaniku pangakonto numbri ja isikukoodi sisestamine. Korteriomanik saab eelistust märkida Kortos, kus saab valida e-arve kanali kõigile korteriga seotud omanikele ja elanikele.

E-arvete XML faili salvestamiseks tuleb moodulis Üüriarvestus avada menüü Arved ja seejärel filter „ainult e-arved“. E-arvet soovivate isikute olemasolul on võimalik salvestada e-arved faili erinevate kanalite lõikes või koondfailina ning seejärel edastada info internetipanka või operaatori süsteemi. E-arvete faili saab salvestada kinnitatud ja suletud perioodis.

E-arvete teemal saad pikemalt lugeda e-arvete peatükist.

Arve trükkimine

Arvete trükkimiseks ava moodulis Üüriarvestus menüü Arved ja klõpsa nupule „Kinnita arved“.

Arved peavad olema enne trükkimist kinnitatud (kinnituse saad vajadusel tühistada). Arvete trükkimiseks märgi sobivad arved ja klõpsa nupule „Trüki märgitud“. Soovitav on kasutada filtrit „ainult trükitavad“, kuna siis näidatakse ainult neid arveid, mida omanik soovis postkasti, trükkimata arvete ees on linnuke.

Eespool trükitakse arved, mille omaniku puhul on märgitud, et arve peab minema omaniku aadressile, mitte korteri aadressile. See on mõeldud selleks, et kui osa arveid tuleb saata postiga, siis need tulevad printerist välja kõigepealt, paki peal, ja kõik ülejäänud arved, mis pannakse käsitsi postkastidesse, asuvad pakis allpool. Arve trükkimist omaniku või korteri aadressile saad määrata avades moodulis Üldandmed menüüs Isikud ja klõpsates omaniku järel nupule „Muuda“.

Arve, mille programm vaikimisi kujundab, on kujutatud järgmisel joonisel. Arve vormistub automaatselt, vastavalt sisestatud andmetele.

Arve PDF

Lehe allservas paiknev nupp „Trüki ja saada märgitud“ töötab siis, kui oled kõikide korterite ette teinud linnukese (kõigi ette korraga linnukese tegemiseks peaksid klõpsama päises olevas kastikeses). Selle käsu peale saadetakse automaatselt kõikidele e-posti aadressiga omanikele arve e-postile ning genereeritakse allalaadimiseks PDF-vormingus fail kõikide trükitavate arvetega. Arvete printimine toimub PDF-tarkvarast tavapärasel moel.

E-arved

E-arvete edastamiseks on kaks võimalust:

  1. e-arvete importimine XML-failina internetipanka või operaatorile (nt Fitek);
  2. e-arvete edastamine Korto Pro keskkonnast automaatselt operaatori (Finbite) vahendusel.

E-arvete edastamiseks peab korteriühistul olema leping panga ja/või operaatoriga. Operaatori kasutamisel iga pangaga eraldi e-arvete edastamise lepingut pole vaja sõlmida. Korto partneriks e-arvete edastamisel on operaatoritest Finbite, mistõttu on see kõige mugavam ja soodsam e-arvete edastamise viis.

E-arvete saatja ja nende arvete saaja operaatorid ei pea olema samad. See tähendab, et erinevad pangad ja operaatorid vahetavad omavahel infot ning e-arve jõuab alati selle teenusepakkujani, mille kliendiks e-arve saaja on.

Operaatori kanali liidestuseks on vajalik Finbite konto, mille taotlemiseks tuleb täita e-arvete seadetes taotlusvom. Lepingu olemasolul on võimalik samas liidestus aktiveerida, sisestades autentimiskoodi.

E-arvetega alustamine

E-arvete automaatne edastamine toimib sarnaselt e-kirjaga arve saatmisele. Kasutame e-arvete automaatseks edastamiseks Finbite operaatorteenust ning andmed edastatakse automaatselt masinliidese vahendusel.

Korto Pro vahendusel e-arvete edastamise eelduseks on Finbite konto, mille taotlemiseks tuleb täita e-arvete seadetes taotlusvom.

Täiendavalt võib olla leping pangaga. Pangaga lepingu sõlmimisel tuleb märkida või lisada järgmised valikud:

  • edastamise kanal “operaator” (Finbite)
  • maksetunnus “viitenumber”
  • kontrolljärk “jah”
  • prefiks “puudub”

E-arvete üldised seaded

Korto Pro seadistamisel tuleks esimesena seadistada lubatud e-arvete kanalite valik. Seda saab teha Üüriarvestuse moodulis Tulud ja kulud vormil nupuga „E-arvete seaded“ või isiku muutmise vormil lingilt „e-arvete seadetes“.

E-arve seaded isiku vaates

Klõpsates nupul „E-arvete seaded“ avaneb kanalite seadistuste vorm.

E-arvete seaded

Soovitatav oleks märkida vaid need kanalid, mida ühistu toetab. Sellisel juhul ei saa korteriomanik ekslikult tellida e-arvet kanalisse kuhu korteriühistul ei ole võimalik seda edastada. Lepingu nr olemasolul tuleb ka see sisestada (kindlasti Swedbanki puhul!). Malli ID täitmine ei ole kohustuslik, kui korteriühistul ei ole pangas enda arve malli.

E-arvete tellimuste üle peetakse arvestust moodulis Üldandmed vaates Isikud, kus saab isiku andmete plokis „Arved ja näidud“ märkida e-arve saamise soovi ja määrata e-arve kanali. E-arve tellimisel on kohustuslik korteriomaniku pangakonto numbri ja isikukoodi sisestamine. Luminor Panga puhul on kohustuslik vaid isikukoodi olemasolu. Operaatori kanalisse saatmisel peab olema täidetud isikukoodi/registrikoodi väli.

Omaniku e-arve seaded

Kui e-arve saajaks ei ole korteriomanik

Kui e-arve saajaks ja maksjaks on kolmas isik, keda isikute nimekirjas ei ole siis tuleb ta lisada korterisse eraldi isikuna ning täita samad väljad - isikukood, e-arve tellimus ning pangakonto number. Sel juhul ei ole vaja omanikule e-arvet tellida.

Korteriomanik saab eelistust märkida Kortos, kus saab valida e-arve kanali kõigile korteriga seotud omanikele ja elanikele.

Kui e-arve saaja ei ole korteriomanik eemalda tema andmetest linnuke märkeruudust „Arve saaja“

Finbite konto loomine ja operaatori kanali aktiveerimine

E-arvete automaatseks edastamiseks ja vastuvõtmiseks vajaliku Finbite konto loomise taotluse saab saata e-arvete seadete vormilt.

Hiljemalt kahe tööpäeva jooksul pärast taotluse saatmist on Finbite konto loodud ja e-arvete kanalid pangas aktiveeritud ning alustada e-arvete edastamist ja vastuvõtmist Korto Pro keskkonnas operaatori kanali vahendusel.

Pärast Finbite konto loomist on vajalik Ettevõtjaportaalis (www.rik.ee) kinnitada seitsme (7) päeva jooksul e-arve operaatori valik, et kõik e-arvete edastajad saaksid info e-arve vastuvõtmise kanali kohta.

E-arvete saajate seadistamine

E-arvete tellimuste üle peetakse arvestust Üldandmed vaates Isikud, kus saab isiku andmete plokis „Arved ja näidud“ märkida e-arve saamise soovi ja määrata e-arve kanali. E-arve tellimisel on kohustuslik korteriomaniku pangakonto numbri ja isikukoodi sisestamine. Luminori puhul on kohustuslik vaid isikukoodi olemasolu.

Isiku e-arve tellimus

Kui e-arve saajaks ei ole korteriomanik

Kui e-arve saajaks ja maksjaks on kolmas isik, keda isikute nimekirjas ei ole siis tuleb ta lisada korterisse elanikuna (eemaldada märkeruut „arve saaja“) ning täita samad väljad - isikukood, e-arve tellimus ning pangakonto number. Sel juhul ei ole vaja omanikule e-arvet tellida.

Korteriomanik saab eelistust märkida vaates Kortos, kus saab valida e-arve kanali kõigile korteriga seotud omanikele ja elanikele.

E-arvete saatmine

Enne e-arvete edastamist või XML-faili salvestamist tuleb kulud jaotada ja arved koostada nagu tavaliselt. Kui kõik vajalikud seadistused on tehtud (vt. eelmisi peatükke) siis pärast arvete kinnitamist saad vaadata nimekirja arvetest, mis saadetakse e-arvena. Selleks tuleb valida Üüriarvestuse moodulis vormil Arved filter „ainult e-arved“. Nimekirja lõpus on nupp „Saada e-arved“. Pärast sellele klikkimist edastataksegi e-arved automaatselt operaatorile.

E-arvete edastus arvete vormilt

Panka või operaatorile edastamiseks mõeldud e-arvete XML-faili on võimalik salvestada nupuga „Salvesta e-arved faili“. Võimalik on salvestada kanalite lõikes eraldi või kõik kanalid ühte faili.

E-arvete salvestamine faili

Kontroll

E-arvete edukat edastamist saad kontrollida Finbite eArvekeskuse portaalis menüüst Müük ning selle alammenüüst Arved ERP-st. ERP-st imporditud arvete ülevaates peaks olema „Vigaste arvete arv“ null. Kui on vigaseid arveid siis saad seda kontrollida menüüst Müük->Müügiarved.

Omniva arvete staatus

Enamlevinud vead

eArvekeskuse müügiarvete nimekirjas on iga arve kohta märgitud tema olek. Vea korral on oleku kõrval ikoon ja hiirega olekule liikudes on näha veateade.

  • Müüja nimi on vale: Tekib reeglina Swedbanki saadetavate arvetega. Swedbank kontrollib korteriühistu nime ja kui see ei lange täpselt kokku sellega, mis on internetipangas siis e-arveid vastu ei võeta. Lahenduseks on Korto Pro-s korteriühistu nime muutmine vastavaks internetipangas olevaga. Seda saad teha moodulist Üldandmed vormilt Ühistud.
  • Arveridadel on puudu käibemaksumäär: kuna korteriühistutel ei ole reeglina arvel käibemaksu siis ei ole see konkreetselt viga ja e-arvete edastamist panka ei mõjuta

E-arvete teistkordne edastamine

Kui oled saanud e-arvete edastamisel veateate ja pärast seda vea parandanud tuleb korrektsed e-arved uuesti operaatorile edastada. Selleks peab esmalt eArvekeskuses vigased müügiarved kustutama. Korto Pro-s tuleb periood taasavada ning uuesti kinnitada ja pärast seda on võimalik e-arved uuesti saata.

Juhul, kui sa ei soovi perioodi taasavada on võimalik e-arved edastada ka eraldi failiga. Selleks tuleb siiski tühistada esmalt arvete kinnitus ning seejärel arved uuesti kinnitada. Faili saad salvestada moodulist Üüriarvestus menüüs Arved (filter ainult e-arved) nupuga „Salvesta e-arved faili“. eArvekeskusesse saad faili importida, kui menüüst Müük valida Arved failist.

E-arvete import

Lisaks e-arvete saatmisele Korto Pro keskkonnast on võimalik ka e-arve kujul ostuarveid automaatselt importida. Selle eelduseks on, et müüja saab saata e-arveid ja et need jõuaksid Finbite kanalisse.

Pärast e-arve saabumist operaatori kanalisse on arvet võimalik näha eArvekeskuse ostuarvete nimekirjas

Omniva ostuarved

Seejärel on võimalik Üüriarvestuse moodulis vormil Tulud ja kulud e-arve automaatselt importida. Selleks tuleb klõpsata nupul „Laadi e-arved“.

Tulud ja kulud vaade

Pärast esmast e-arve importi on võimalik seostada kululiigid. Järgmisel kuul seostatakse kululiigid automaatselt.

Imporditud e-arve

E-arve import failist

Swedbanki internetipangast on võimalik salvestada e-arve sobivasse XML- formaati. Nupuga „Impordi e-arved failist“ on võimalik XML-fail importida ja seostada kululiigid sarnaselt automaatse impordiga.

E-arvete tellimine mitmesse kanalisse

Korto Pro Üüriarvestuse moodulis menüüs Tulud ja kulud on võimalik e-arve kujul ostuarveid automaatselt importida. Selle eelduseks on hankijate e-arvete jõudmine Finbite kanalisse. Vaikimisi tähendab see seda, et e-arved saadetaksegi hankijate poolt vaid Finbite kanalisse ning pangas automaatset tasumist püsimakselepingu abil ei toimu. Kui soovid siiski e-arveid tellida nii panka, kui ka operaatori kanalisse tuleb arved.ee keskkonnas teha vajalikud seadistused.

NB! See kehtib vaid nende müüjate puhul, kes kasutavad e-arvete edastamiseks Fiteki (endine Itella) operaatoriteenust. Müüjad, kes edastavad enda e-arveid ise otse internetipanka ei saa saata teie korteriühistule e-arvet täiendavalt operaatori kanalisse.

Arved.ee konto loomine

Arved.ee portaalis peab korteriühistu juhatuse liige sisenema endale sobiva kanali kaudu. Kui valid vana arved.ee keskkonna tuleb valida kindlasti „Sisenen ettevõttena“.

Arved.ee keskkond

Pärast sisenemist kuvatakse need ettevõtted, kus sul on Äriregistri andmetel esindusõigus. Seetõttu peab esmase registreerimise tegema korteriühistu juhatuse liige ja seejärel on võimalik lisada volitused ka teistele isikutele. Pärast ettevõtte valikut tuleb kinnitata kasutustingimused ja täita vajalikud kontaktandmed.

arved.ee ettevõtte valik

E-arvete tellimuste seadistamine

Et e-arved jõuaksid korraga Finbite kanalisse ja panka tuleb menüüs E-arvete tellimused seadistada nii põhiarve, kui ka piiratud e-arve. Põhiarve tuleb tellida eArvekeskusesse, piiratud e-arve aga panka. See tähendab, et Finbite kanalisse saadetakse täielik e-arve detailselt koos arveridadega, panka aga vaid maksmisele kuuluv summa. E-arve püsimakselepingu saab pangas sõlmida olenemata sellest kas e-arve on täielik või piiratud.

Arved.ee tellimused

Teise arvekanali lisamiseks tuleb luua uus e-arve tellimus. Seda saad teha menüüs E-arvete tellimused viimases plokis. Esmalt tuleb valida arve esitaja. Kui sellelt hankijalt on juba tellitud põhiarve siis nüüd peaksid valima „Piiratud e-arve“.

Arved.ee arvekanali lisamine

Järgnevalt tuleb täita vajalikud väljad. Arve saatmise kanaliks saad valida endale sobiva panga. Kontonumbriks tuleb sisestada korteriühistu kontonumber selles pangas.

Arved.ee uue tellimuse lisamine

Pärast nupul „Tellin e-arve“ klõpsamist ongi piiratud e-arve tellimus lisatud ning antud hankija e-arved peaksid jõudma nii Finbite kanalisse, kui ka panka. Kui pangas ei ole veel sõlmitud e-arve püsimakselepingut siis tuleb ka see internetipangas lisada.

Arved.ee uus tellimus

Pärast e-arvete saabumist Finbite kanalisse on võimalik ostuarved importida automaatselt Korto Pro Tulud ja kulud vormile. Selle kohta on võimalik täpsemalt lugeda eelmisest peatükist E-arvete import.

Volituste lisamine

Soovi korral on võimalik ka teistele isikutele peale juhatuse liikme anda ligipääs arved.ee keskkonnale. Selleks tuleb avada menüüs Ettevõtte seaded alammenüü Volitamine. Pärast väljade täitmist tuleb klõpsata nupule „Lisa“ ning uus volitus ongi loodud. Volitatud isik saab samuti tellida ning soovi korral saata e-arveid. Uusi volitusi volitatav lisada ei saa.

Arved.ee volitused

Laekumised

Perioodi laekumised saad sisestada enne ja pärast arvete kinnitamist. Perioodi laekumised pead sisestama enne perioodi sulgemist (perioodi sulgemine arvutab viivised ja määrab korterite lõppsaldod). Enne arvete kinnitamist sisestatud jooksva perioodi laekumised kajastuvad ka arvel ning nii on tasumisele kuuluv summa alati õige.

Laekumiste ükshaaval sisestamiseks ava moodulis Üüriarvestus menüü Laekumised ja klõpsa nupule „Uus laekumine“. Käsitsi saad sisestada näiteks kassa laekumised.

Uus laekumine

Kõige mugavam on laekumised importida otse pangaliidese kaudu, mille kohta saad lugeda järgmisest peatükist. Käesolevas peatükis käsitleme laekumiste importi kontoväljavõtte failist. Kui on kasutusele võetud viitenumbrid (ja maksmisel on viitenumber märgitud), siis seostatakse laekumised automaatselt õige korteriga. Viitenumbri(te) puudumisel peab laekumisele valima loetelust sobiva korteri.

Laekumiste importimiseks pangafailist peaksid algselt sisenema oma pangaprogrammi ning salvestama perioodi pangakonto väljavõtte failina (CSV, TH5, ISO_XML jne.). Erinevates netipankades on selleks erinevad võimalused. Mõne panga puhul on võimalik laekumised laadida pangaliidese vahendusel automaatselt.

Salvesta kontoväljavõtte fail enda arvutis kergesti ülesleitavasse kausta. Järgnevalt klõpsa nupule „Laekumiste import“. Seejärel klõpsa nuppu „Browse“ või „Vali fail“ (olenevalt arvuti töökeelest) ning vali fail sealt, kuhu selle salvestasid. Pärast faili valimist vali õige pangakonto ning klõpsa nupule „Laadi fail“.

Laekumiste import failist

Kuna laekumiste import toimub reeglina kuu algul, siis tuleb salvestada eelmise kuu konto väljavõte. Korduv laekumiste importimine ei ole soovitatav, kuna sama faili mitu korda importides on laekumised programmis topelt ning need tuleb hiljem ükshaaval kustutada.

Pärast laekumiste faili importimist on kõik viitenumbriga teostatud ülekanded seostatud vastava korteriga. Ülejäänud laekumiste puhul peaksid otsima abi maksja nimest või ülekande selgitusest.

Laekumiste seostamise vorm

Kui oled tabeli korrastanud ning eemaldanud esimesest veerust „linnukese“ selliste laekumiste eest, mis ei ole seotud hooldustasudega (nt igakuine pangaintress), klõpsa nuppu „Salvesta“. Järgnevalt saad vaadata jaotuses Saldod tulemust (vt järgmine peatükk). Vajadusel saad hiljem laekumisi ükshaaval käsitsi parandada.

Viivise tühistamine

Kui soovid korteriomanikul tühistada eelnevalt arvestatud viiviseid saad seda teha nupuga „Viivise tühistamine“. Võid tühistada kas kogu viivise saldo või mingi osa sellest. Vastava summa saad ise valida.

Haldusfirma

Haldusfirma alt saad moodulis Üüriarvestus menüüs Laekumised importida kõikide ühisuste laekumised korraga. Pärast importimist näed ka majade laekumiste koondtabelit. Paremaks kontrollimiseks saad tabelit filtreerida kuupäevade lõikes.

Laekumised pangaliidese vahendusel

Swedbanki, SEB ja LHV panga arvelduskontot omavad kliendid saavad lihtsasti ja kiirelt laadida konto toimingud laekumisteks andmesidekanali vahendusel. Hetkel toetame Swedbank Gateway, SEB Baltic Gateway ja LHV Connect teenust. Pangaliidese seaded leiad moodulist Üüriarvestus menüüs Laekumised, kui klõpsad nupul „Impordi laekumised“. Kui oled juba mõne pangaliidese seadistanud ilmub vastav nupp otse Laekumised menüüsse.

Pangaliidese seaded

Swedbank Gateway

Teenuse aktiveerimiseks peab allkirjaõiguslik isik Swedbanki internetipangas lisama operaatori kanali lepingu, valides operaatoriks Korto ning lubama konto väljavõtte saatmist vastavalt päringule. Kontoväljavõtte automaatseks laadimiseks tuleb aktiveerida ka teenus „Regulaarne konto väljavõte“.

Gateway lepingu sõlmimiseks tuleb klõpsata pärast internetipanka sisselogimist Swedbank Gateway lehel oleval nupul „Sõlmi operaatori kanali leping“. Korto Pro's tuleb pangaliidese seadetes (viide laekumiste ja kontoväljavõtte impordi vormil) aktiveerida teenus, märkides seadetesse pangaga sõlmitud Gateway lepingu number. Pärast lepingu kinnitamist internetipangas ja kirjeldatud seadistuse tegemist on võimalik koheselt konto toimingute info pangaliidese kaudu süsteemi laadida.

LHV Connect

Teenuse aktiveerimiseks tuleb laekumiste või kontoväljavõtte importimise vormilt saata LHV Panka eeltäidetud taotlus. LHV Pank valmistab ette lepingu ja saadab selle digitaalseks allkirjastamiseks ühistu esindaja meilile. Pärast lepingu allkirjastamist aktiveerib LHV Pank teenuse, mille kohta leiate täpsemalt infot LHV Connect lehelt.

SEB Baltic Gateway

SEB Baltic Gateway seadistamiseks tuleb sõlmida internetipangas operaatori kanali leping ja aktiveerida teenus Korto Pro pangaliidese seadetes ning sisestada lepingu number. Lepingu sõlmimise järgselt aktiveerib pank teenuse ühe pangapäeva jooksul. Lähemalt SEB panga kodulehel. NB! Baltic Gateway Pakett I on tasuta ükskõik millise (S,M,L,XL) ärikliendi paketi olemasolu korral.

Laekumiste automaatne laadimine

Seadistatud ja aktiveeritud pangaliidese korral laetakse eelmise päeva laekumised pangast automaatselt. Laekumiste automaatne import toimub umbes kell 6 hommikul.

  • Automaatselt laetud laekumised seostatakse viitenumbri alusel korteriga. Kui viitenumber puudub või ei õnnestu muul põhjusel laekumist korteriga seostada, siis kuvatakse „Laekumised“ menüüs hoiatust korteriga seostamata laekumiste kohta. Nupult „Seosta laekumised“ avaneb seostamata laekumiste vorm, millel saad teha vajalikud täpsustused ja laekumised salvestada.
  • LHV ja SEB pangaliidese kasutajatel on teenus panga poolt vaikimisi aktiveeritud.
  • Swedbanki kasutajatel tuleb vajadusel lisada täiendav teenus „Regulaarne konto väljavõte“ gateway lepingus lubatud teenuseks ehk muuta internetipangas gateway lepingut. Lepingu muudatus hakkab kehtima koheselt ja esimene automaatne laekumiste import toimub järgmisel päeval.

Saldod

Perioodi lõppsaldode saamiseks pead perioodi sulgema. Selleks vali moodulis Üüriarvestus menüü Saldod ja klõpsa nupule „Sulge periood“. Perioodi sulgemine tähendab, et laekumised on sisestatud. Sulgemine arvutab viivised ja määrab korterite lõppsaldod. Perioodi sulgemine on vajalik järgmise perioodi algsaldode saamiseks, kuna just perioodi sulgemisel arvutab programm vajadusel viivised ja määrab korterite lõppsaldod.

Vajadusel saad perioodi sulgemise tühistada, näiteks laekumiste korrigeerimiseks. Selleks klõpsa nupule „Tühista sulgemine“.

Seejärel saad taas laekumisi korrigeerida. Juhul, kui pead tegema muudatusi arvetes, kuluarvetes, näitudes, osalustes, kululiikides, perioodi andmetes vms, pead täiendavalt tühistama (arvete) kinnitamise ja taasavama perioodi.

Sellised toimingud on programmiga tööd alustades tavapärased ning sa ei pea nende muudatuste tegemist kartma — kõik andmed jäävad alles ja portaalirogramm juhendab sind!

Kui oled vajalikud parandused teinud ning uuesti kulud jaotanud, kinnita taas arved ja sulge periood. Uue laekumise sisestamiseks piisab, kui tühistad sulgemise, sisestad laekumise ja sulged perioodi uuesti. Nüüd võid arved kas printida või saata need e-postiga.

Saldod kanduvad järgmisse perioodi üle sulgemise käigus ja seda ainult juhul, kui järgmine periood on avatud või jaotatud seisundis. Juhul kui taasavad varasemaid perioode, et neis muudatusi teha, peaksid järgnevatesse perioodidesse korrektsete algsaldode saamiseks eelnevalt vahepealsete perioodide arvete kinnitamise tühistama. Vahepealsed perioodid ei tohi olla suletud või kinnitatud seisundis.

Saldod vaade

Viiviste protsendid

Nupuga „Viiviste protsendid“ saad määrata korteritele perioodi seadetes valitud viivise protsendist erineva protsendi. Seda võimalust saad kasutada näiteks siis, kui mõnele korteriomanikule ei tuleks viiviseid arvestada (0% viivis).

Algsaldod

Kui periood on avatud seisundis saad muuta ka korterite algsaldosid. Selleks klõpsa nupule „Muuda algsaldosid“. Saad muuta kõiki algsaldo komponente - võlg, ettemaks, viivis, laekumata summa jne. Algsaldode muutmise vormil saad sisestada ka kohtuvõla.

Meeldetuletused

Soovi korral on võimalik seadistada automaatne meeldetuletus arve tasumata jätmisel või saata eraldi meeldetuletusi võlglastele. Kui korteriühistul on seadistatud pangaliidesed ja laekumised imporditakse automaatselt on see hea võimalus automatiseerida ka võlahaldust.

Meeldetuletusi on kahte tüüpi:

  • Neutraalne meeldetuletus arve tasumata jätmisel
  • Võla meeldetuletus pikemaajalisematele võlglastele

Tasumise meeldetuletused saab saata Korto Pro-st e-kirja teel automaatselt eelseadistatud blanketi alusel määratud kuupäeval tasuda summa olemasolul. Võla meeldetuletusi saab eelseadistatud blanketi alusel saata e-kirja teel või trükkida paberile.

Lisaks Korto meeldetuletustele on koostöös Julianus Inkassoga võimalik teha võlglastele ka inkassofirma nimel meeldetuletus (SMS ja e-kiri või kiri postiga). SMS saatmiseks peab olema teada korteriomaniku mobiiltelefoni number, e-kirja jaoks on tingimata tarvilik e-posti aadress. Kui neist ühtegi pole, tuleb leppida traditsioonilise kirjaga. Teenus on loodud, et vabastada korteriühistu juhatus või raamatupidaja ebameeldivast ülesandest probleemsetelt korteriomanikelt raha nõuda. Statistiliselt tasub 40% meeldetuletuse saanutest oma võla koheselt.

Meeldetuletuste seaded

Kui soovid saata korteriomanikele tasumata arve korral automaatse meeldetuletuse seadista tasumise meeldetuletus. Tasumata arve meeldetuletus toimib sarnaselt sisestamata näitude meeldetuletusele. Märgitud kuupäeval saadetakse tasuda summa korral kell 11:00 korteriomanikule eelnevalt seadistatud sisuga e-kiri ja äpiteavitus.

Võlahalduse seadetest on võimalik automatiseerida pikemaajalisematele võlglastele meeldetuletuste saatmist. Võla miinimumsumma ja vanus määravad ära millised võlglased hiljem meeldetuletuste saatmise vormile valitakse.

Saad valida ka meeldetuletuse viisi. Esmase ja korduva meeldetuletuse saad saata võlglasele Kortost e-kirjana või välja trükkida. Inkassoteenuste korral saadab võla meeldetuletuse Julianus Inkasso SMS ja e-kirja või posti teel.

Vaikimisi eelseadistatud blankette on võimalik täpsustada, samuti lisada uusi. Meeldetuletustes on võimalik kasutada märgendeid, mis asendatakse saatmisel saaja personaalsete andmetega

Võlahalduse seaded

Tasumise meeldetuletuste saatmine

Kui soovid saata tasumata arve meeldetuletuse käsitsi märgi soovitud korterid ja klõpsa „Saldod“ menüüs nupul „Saada meeldetuletused“. Vaikimisi on tasuda summaga korterid märgitud, kuid saad käsitsi valikut muuta.

Tasumata arve meeldetuletus

Võlglastega tegelemine

Võlglastele meeldetuletuste saatmiseks klõpsa nupul „Tegele võlglastega“. Võlglastega tegelemise vormile võetakse võlglased, kelle võgnevus on vanem ja suurem võlahalduse seadetes märgitust.

Enne meeldetuletuste saatmist või nõuete menetlusse andmist saab täiendada võlgniku kontaktandmeid ja valida igale võlgnikule sobiva teenuse. Vaikimisi on valitud võlahalduse seadetes määratud tegevus.

Tegele võlglastega

Meeldetuletuste saatmise vaates saad saata välja e-kirjad ja trükkida teavitused neile, kellel e-posti aadress puudub.

Saada ja trüki meeldetuletused

Inkassoteenused

Kui oled valinud võlglase teavitamiseks inkassoteenuse, siis saad teenuse tellimise eelvaates veenduda andmete õigsuses, aktsepteerida inkassoteenuse tingimused ja klõpsata nupule „Tellin teenused“.

Inkassoteenuse tellimisel edastatakse võlgnike andmed Julianus Inkasso infosüsteemi XML formaadis.

Edastatud võlgnikele tehakse neutraalne meeldetuletus Julianus Inkasso nimel 2. tööpäeval pärast nõude edastamist, kuid mitte varem kui 7 päeva pärast maksetähtaega vastavalt valitud teenusele:

  • kiri
  • SMS ja e-mail

Meeldetuletuste saatmise ja inkassoteenuste tellimise järgselt on vaates Saldod meeldetuletuse saanud omanike real veerus Meeldetuletus vastav märge. Inkassoteenuste seisuga tutvumiseks klõpsa Saldod vaates nupule „Vaata meeldetuletuste seisu“, mis avab krediidijärelevalve tulemuste raportiga Julianuse infosüsteemis.

Julianus Inkasso