Raamatupidamine

Raamatupidamise osa moodustab omaette mooduli (üüriarvestuse ja suhtluse ja halduse moodulid toimivad ka selleta). Selles moodulis tekivad raamatupidamiskanded, millest genereeritakse kohustuslikud raamatupidamisaruanded — bilanss, tulude-kulude ja netovara ning rahavoogude aruanne.

Raamatupidamise moodul koosneb järgnevatest alamenüüdest:

• Kontoplaan
• Tüüpkanded
• Aruandeperioodid
• Päevaraamat
• Pearaamat
• Käibeandmik
• Bilanss
• Tulud-kulud
• Rahavood
• Reservid
• Eelarve

Kontoplaani menüüs saad kirjeldada kontod ning valida neile vastavad kontoklassid, mis määravad aruannete struktuuri. Konto täpsema arvestuse pidamiseks kasutatakse alamkontosid. Kontoplaanis on kõik kontod seotud bilansi või kasumiaruande ja rahavoogude kirjega (kontoklassiga). Seega on automaatselt garanteeritud, et ühegi konto käive ei jää välja bilansist, kasumiaruandest ega rahavoogude aruandest.

Igapäevaste toimingute lihtsustamiseks on võimalik kirjeldada tüüpkanded, mida saad standardtehingute kirjendamisel aluseks võtta. Esimesel korral võib tüüpkannete koostamisel paluda vajadusel abi raamatupidajalt. Edaspidi peaks regulaarsete raamatupidamiskannete sisestamisega saama hakkama igaüks.

Aruandeperioodi menüüs saad määrata aruandeperioodi ja selle sulgeda. Kandeid saad lisada vaid avatud aruandeperioodi.

Päevaraamat näitab valitud ajavahemikus kõiki kandeid kronoloogilises järjekorras. Pearaamatust aga näeb valitud ajavahemiku kohta kõiki kandeid grupeerituna kontode kaupa. Käibeandmik näitab kontode käibeid valitud ajavahemikul.

Kontoplaan ja tüüpkanded

Kontoplaani valimine

Esmakordselt raamatupidamise menüüle klõpsates kuvatakse kontoplaani valiku leht ja pakutakse võimalust kasutada:

• Standardkontoplaani
• Kopeerida teise ühistu kontoplaan
• Alustada tühjast kontoplaanist

NB! Teise ühistu kontoplaani saad valida juhul, kui sul on ligipääs mõnele teise ühistule Korto Pro keskkonnas.

Esmakordsel sisenemisel on soovitav valida standardkontoplaan ja kohandada see oma vajadustele vastavaks. Standardkontoplaani valimisel kopeeritakse:

• Kontoklassid
• Kontod
• Tüüpkanded

Kui soovid kasutada vaid üksikuid kontosid, sobib kõige paremini tühi kontoplaan. Seejärel saad sisestada soovitud kontod käsitsi. Tühja kontoplaani valimisel tekivad standardkontoklassid ikkagi, sest need tulenevad raamatupidamise seadusest ega muutu eriti tihti.

Kontoplaani saab hiljem korduvalt üle kopeerida. Olemasolevad kontod säilivad, uued lisatakse.

Alamkontosid ei kopeerita, kuna eeldatavasti on need igas ühistus erinevad. Samuti ei kopeerita tüüpkannetes alamkonto valikuid, alamkonto väli jääb tühjaks.

Kannete impordi algseadistamine

Pärast kontoplaani sisestamist kuvatakse kannete impordi seadistamise vorm, kus pakutakse kontosid standardkontoplaani põhjal. Kui kasutasid mõne teise ühistu kontoplaani ja selles vastava numbriga kontot pole, on seadistuses vastav väli tühi. Sel juhul tuleks sellele väljale valida konto käsitsi, vastasel korral ei toimi üüriarvestuse ja halduse info importimine kanneteks korrektselt.

Reeglina piisab kannete impordi algseadistamisest ja midagi muutma ei pea. Vajadusel saab teha käsitsi muudatusi.

Algseadistamise käigus genereeritakse korterite ja tarnijate alamkontod. Alamkontode genereerimisel tarnijate ees kohustuste kontole võetakse aluseks kuluarve põhised kululiigid. Seetõttu tekivad alamkontode nimedeks nt Tallinna Soojus, Tartu Veevärk, Eesti Energia jne.

Näide 1. Kui soovid kululiikide tulukontona ja kulukontona kasutada bilansi aktivas vahekontot, peaksid valima soovitud konto 1260 ja lisama soovitud alamkontod käsitsi. Vaikimisi kasutatakse kommunaaltulude ja kommunaalkulude kontosid ja kululiigile vastavaid alamkontosid.

Kontoplaani muutmine

Pärast standardkontoplaani valimist ja kannete impordi algseadistamist kuvatakse kontoplaani vorm, kus saad lisada või kustutada kontosid. Samuti saad lisada alamkontosid.

Kannete impordi seadistamise käigus tekkinud alamkontosid võib ümber nimetada, samuti võib muuta alamkonto numbrit. See muutub automaatselt ka igal pool mujal. Ka konto numbrit võib muuta.

Kontoplaani saad muuta klõpsates nupule „Vali kontoplaan“. Kui oled raamatupidamisega juba alustatud, saad uue kontoplaani valimisel märkida, et kustutaks olemasolevad kontod, kontoklassid ja tüüpkanded.

Kui olemasolevate andmete kustutamise linnukest mitte märkida, lisatakse vaid kontod/kontoklassid/tüüpkanded, mida kõnealuses ühistus ei olnud. Sellisel juhul olemasolevaid kontosid/kontoklasse/tüüpkandeid ei muudeta ja puuduvaid ära ei kustutata.

Algsaldod

Algsaldod sisestatakse menüüst Aruandeperioodid. Uue aruandeperioodi avamisel on võimalik kohe sisestada ka algsaldod, ent need võib ka hiljem lisada. Järgmise aruandeperioodi algsaldod arvestatakse ja kantakse edasi perioodi sulgemisel.

Korterite nõuete sisestamisel tuleb nt 10 korteri puhul sisestada 10 rida, valides igaühele kontoks „Nõuded korterite vastu“ ja alamkontoks vastava korteri. See küllaltki tüütu tegevus on õnneks ühekordne.

Kui oled sisestanud juba Üüriarvestuse moodulisse korterite algsaldod saad need importida nupuga „Impordi korterite algsaldod“. Nii ei pea neid saldosid mitu korda käsitsi sisestama.

Kontod

Igal kontol on järgmised tunnused:

• Konto nr
• Nimetus
• Tüüp (aktiva, passiva, tulu või kulu)
• Kontoklass
• Rahavoogude kontoklass
• Selgitus
• Alamkonto nõue („linnuke“ teeb alamkonto sisestamise kohustuslikuks)

Kontode lisamine toimub nupuga „Uus konto“. Kontode muutmine ja kustutamine vastava konto real olevate nuppudega „Muuda“ või „Kustuta“.

Liikudes hiirega konto nimetuse peale, näidatakse konto selgitust.

Alamkonto

Igale kontole saad määrata alamkontod. Alamkonto numbri väljale võib sisestada ka tähti. Alamkontosid saad sisestada või muuta menüüs Kontoplaan nupuga „Alamkontod“.

Näide 1. Mitme pangaarve olemasolul peaks kontol „Pangakonto“ olema eraldi alamkonto iga panga jaoks.

Näide 2. Konto „Nõuded liikmete vastu“ all peaksid olema iga korteri jaoks eraldi alamkontod.

Näide 3. Konto „Arveldused töövõtjatega“ all peaksid olema alamkontod iga töötaja jaoks.

Algseadistuse korral tekitatakse Arveldustes kasutusel olevate pankade, kuluarve põhiste kululiikide, korterite ja partnerite ning töötajate alamkontod automaatselt.

Kui konto või alamkonto on mõnes kandes või tüüpkandes kasutusel, ei saa seda kustutada!

Alamkontode ühendamine. Konto vaatamisel (klõpsata Kontoplaani vaates konto numbril või nimetusel) kuvatakse kontoga seotud alamkontod. Alamkontode ühendamisel jääb märgitud alamkontodest alles nimekirjas kõige ülemine. Ühendamine toimub läbivalt kõikides kannetes ja seadetes, kus ühendatavad alamkontosid on kasutatud. Vajadusel saab ühendamise järgselt täpsustada alles jäänud alamkonto nimetust. Alamkontode ühendamisega saab konsolideerida näiteks automaatseadistuste käigus tekkinud liiga detailseid teenuse nimetustega alamkontosid.

Märksõna

Kontoplaani vaates on võimalik nupuga „Kontode märksõnad“ lisada või muuta märksõnu, mis on seotud konto ja alamkontoga. Märksõnu kasutatakse kontoväljavõtte importimisel kontode ja alamkontode automaatseks valikuks. Märksõnu otsitakse kontoväljavõtte väljadest „Maksja/Saaja“ ja „Selgitus“. Märksõna peaks olema piisavalt spetsiifiline ja samas piisavalt üldine, et rakenduks kõikidele sarnastele toimingutele.

Parteri lisandumisel lisatakse automaatne märksõna koos alamkonto ja kannete laadimise seadetega tehingu automaatseks seostamiseks loodud alamkontoga.

Kontoklassid

Kontoklassid määravad ära aruannete struktuuri, ehk sisuliselt on need bilansi ja tulude-kulude aruande read. Standardkontoplaani kontoklassid on seadistatud „Raamatupidamise seaduse“ põhjal, kuid vajadusel saad neid muuta. Millise kontoklassi alla konkreetne konto kuulub, määratakse selle konto andmetes.

Igal kontoklassil on nimi ja tüüp. Kontoklassi tüüp määrab kontode asukoha aruandes.

Bilansi kontoklasside tüübid on järgmised:

• Aktiva
• Aktiva (raha) – kontodega tehtud tehinguid näidatakse kassavoogude aruandes
• Passiva
• Passiva (netovara) – kontodega tehtud tehinguid näidatakse netovara muutuste aruandes
• Passiva (tulem) – kontode saldodele liidetakse tulu- ja kulukontode saldode vahe

Tulude-kulude aruande kontoklassi tüübid:

• Tulu
• Kulu
• Finantstulu
• Finantskulu

Kontoklassile saab valida ülemklassi standardsete bilansi ja tulude-kulude aruande skeemi ridade seast. Samuti saab määrata kontoklassi järjestuse sama ülemklassi alamklasside seas ning lisada kontoklassi selgituse.

Hiirega kontoklassi nimele liikumisel kuvandub selle selgitus.

Tüüpkanded

Tüüpkannetena on kirjeldatud enamlevinud kanded, mida saad vastavalt vajadusele täiendada või kohandada. Tüüpkanded on grupeeritud rühmadesse, mida saad seadistada lehe lõpus oleva nupuga „Kannete grupid“.

Tüüpkande lisamisel tuleb määrata tehingu nimi ja summa selgitus. Seejärel tuleb sisestada kande read, kus igale reale saab määrata protsendi, kui palju sisestatud summast sellele reale arvestatakse.

Tüüpkande pealt uut kannet alustades peab sisestama ainult ühe summa, mis jaotatakse protsentide alusel erinevate deebet- ja kreeditridade vahel. Vajadusel saad kande tegemisel summa jaotumist kontode ja alamkontode lõikes täpsustada.

Tüüpkande põhjal uue kande alustamiseks pead klõpsama tüüpkande nimetusel. Sama saab teha ka Päevaraamatus uue kande sisestamisel, kus tuleb valida tüüpkande valikukastist vastav kanne.

Kui leiad, et standardloetelust puudub mõni tüüpiline kanne, mida teisedki kasutajad võiksid vajada, siis anna meile teada kasutajatugi@korto.ee.

Aruandeperioodid

Aruandeperioodide menüüs saab lisada uue aruandeperioodi. Aruandeperioodi avamisel tuleb määrata aasta, alguskuupäev, lõppkuupäev. Lisaks saab täpsustada esimese kande numbrit. Vaikimisi pakutakse jooksvat aastat, kuid lubatakse teha periood ka eelmiste aastate kohta. Aruandeperiood tekib vaikimisi avatud olekus.

Aruandeperioodi sulgemisel tehakse automaatne sulgemiskanne, millega kantakse tulu- ja kulukontode saldod aruandeaasta tulemi kontole. Suletud aruandeperioodi ei saa lisada kandeid ega neid tühistada.

Aruandeperioodi sulgemisel kopeeritakse lõppsaldod järgmise perioodi algsaldodeks. Juhul kui järgmise aruandeperioodi valuuta on erinev, konverteeritakse kontode saldod ja lisatakse vajadusel ümardamine, mis arvestatakse järgmise aruandeperioodi tulemisse.

Aruandeperioodi sulgemisel saab teha automaatse kande tulemi kandmiseks eelmiste perioodide tulemi või teisele soovitud kontole. Kanne tehakse vaikimisi aruandeperioodile järgneval esimesel kuupäeval või jooskval kuupäeval kui sulgetakse eelmist aruandeperioodi. Vajadusel saab tulemi kande kuupäeva ja konto valida käsitsi. Aruandeperioodi sulgemise tühistamisel tulemi kanne kustutatakse.

Aruandeperioodi sulgemisel võrreldakse Arveldused all olevaid korterite saldosid korterite nõuete kontol (1200) ja viiviste nõuete kontol (1420) ning esitatakse erinevuste korral hoiatus erinevuse summaga korterite alamkontode lõikes. Hoiatus ei takista aruandeperioodi sulgemist.

• Tulenevalt kasutusel olevast perioodi tüübist (arved tasutakse samal kuul / arved tasutakse järgmisel kuul) ja valitud kande kuupäeva seadetest arvestatakse võrdluses aruandeperioodile järgneva perioodi arveid, kui kanne tekib detsembri kuupäevaga (näiteks arveldused all jaanuari algsaldo + jaanuaris koostatud arve summa = 1200 konto saldo 31. detsembri seisuga).

Suletud aruandeperioodi on võimalik uuesti avada. Avamise käigus tühistatakse ja kustutatakse sulgemis- ja automaatne tulemi kandmise kanne. Pärast aruandeperioodi taasavamist on võimalik aruandeperioodis muudatusi teha — uusi kandeid lisada või olemasolevaid muuta.

Aruandeperioodi sulgemine kirjutab üle järgmise arundeperioodi algsaldod.

Varasema aruandeperioodi kannete tühistamiseks ja muutmiseks tuleb muuta avatuks ka kõik hilisemad aruandeperioodid, kuna selle tulemusena muutuvad hilisemate aruandeperioodide algsaldod.

Suletud aruande perioodi vaatest saab salvestada Äriregistrisse laadimiseks sobiliku aastaaruande XBRL faili, mis sisaldab põhiaruandeid koos lisadega.

• Lisadena lisatakse andmete olemasolul kõiki peamiseid põhiaruannete ridade sisu täpsustavaid lisasd detailsemate andmetega sh nõuded ja ettemaksed, võlad ja ettemaksud, kohustused, laenukohustused, võlgnevused tarnijatele, sihtotstarbelised tasud (reservid), liikmetelt saadud tasud, tegevuskulud, tööjõukulud, sihtkulud, liikmete arv (bilansipäeva seisuga kehtivad arve saajad), netovara muutuste aruanne.
• XBRL-i salvestamisel saab salvestada kas aruandeperioodi või ka eelneva perioodi andmed. Kui eelmises aruandes lisasid polnud, siis tuleks faili lisada ka võrdlusperioodi andmed.
• Pärast aruandefaili laadimist tuleb soovitud lisad aktiveerida äriregistris aruandevormide valikus, et lisade andmed muutuks nähtavaks.

Äriregistris XBRL faili üles laadides tuleb perioodiks valida "ainult aruandeperiood", kuna Kortost salvestatavas failis kajastuvad ainult ühe aruandeperioodi andmed.

Äriregistrisse laadimiseks sobilikus formaadis korterite majandamiskulude lisa saab salvestada Arveldused - Kulude jaotus - Korterite ajalugu - viimased 12 kuud (arvestatuna jaanuari perioodist või detsembri perioodist sõltuvalt perioodi tüübist) - Salvesta faili.

Päevaraamat

Kanded ja päevaraamat

Kanded moodustavad Päevaraamatu. Igal kandel on:

• Kuupäev
• Dokumendi number
• Selgitus
• Kande number (lisandub kande kinnitamisel)

Kandel on kolm seisundit:

• Kinnitamata - Uue kande lisamisel tekib kinnitamata kanne, mis ei kajastu aruannetes. Kinnitamata kandel puudub number (tekib kande kinnitamisel). Kinnitamata kannet saad muuta, kinnitada ja kustutada.
• Kinnitatud - Kande kinnitamisel tekib kandele number ja see kajastub aruannetes. Kinnitatud kande saad tühistada või kustutada.
• Tühistatud - Kinnitatud kande tühistamisel ei kajastu kanne aruannetes, kuid jääb läbikriipsutatult alles päevaraamatusse ja ühtlasi säilib kande number. Tühistatud kannet saad muuta, kinnitada ja kustutada.

Kande kustutamisel muutub hilisemate kinnitatud kannetele numeratsioon.

Päevaraamatus saad kandeid otsida otsisõna järgi. Otsitakse tehingu nimetuste, kande selgituse ja dokumendi numbri väljadelt. Soovi korral saad Päevaraamatus kuvada kannete ridu, ainult kinnitatud või ainult tühistatud kandeid. Otsisõna jäetakse meelde st kui vahepeal liikuda teisele vormile, siis naastes filtreeritakse kanded sama otsisõna järgi.

Päevaraamatus saab kandeid sorteerida veergude pealkirjade järgi ja järjestada kande numbri järgi.

Kui tühistada kinnitatud kanded, millest hilisemaid kinnitatud kandeid ei ole, siis muutuvad need kanded kinnitamata kanneteks.

Pearaamatus ja teistes aruannetes kajastuvad ainult kinnitatud kanded.

Uus kanne

Kuigi reeglina tekivad kanded automaatselt, siis saab kandeid käsitsi sisestada menüüst Päevaraamat. Vaikimisi on valitud „Vaba kanne“, aga tüüpkande võid valida ka varem sisestatute hulgast. Tüüpkande puhul piisab ühe summa sisestamisest — see jaotatakse automaatselt deebet- ja kreeditkontode vahel.

Vaba kande korral vali igal kande real konto ja sisesta deebet- või kreeditsumma. Kande reale saab konto ja alamkonto valida nupu „...“ abil. Samuti võid alustada konto numbri või nimetuse sisestamist, mille alusel pakutakse vastavaid kontosid valikuks.

Vajadusel saad uue kande sisestamise vormilt nupuga „+“ lisada uue konto või alamkonto. Alamkonto lisamiseks peab eelnevalt valima konto. Pärast uue konto lisamist ei muutu see automaatselt valituks, vaid lisandub kontode nimekirja, kust on seda võimalik „...“ nupu abil valida.

Tärniga märgitud kontod nõuavad alamkonto sisestamist. Alamkonto nõue tuleneb kontoplaanist, mida saab muuta menüüs Kontoplaan. Alamkonto nõude muutmiseks peab konto muutmise vormil eemaldama linnukese vastava valiku eest.

Kande sisestamise vormil saad nupuga „Võrdsusta“ arvutada deebeti ja kreediti erinevuse korral vahe, mis lisatakse kande esimesele reale, kus nii kreedit- kui deebetsumma on sisestamata.

Uut kannet saad alustada ka eelnevalt kinnitatud kande kopeerimisega. Eelnevalt kinnitatud kande vaatamisel tuleb klõpsata nupule „kopeeri“. Kande kopeerimisel võetakse aluseks kinnitatud kande andmed, mida saab vajadusel muuta.

Kande salvestamisel salvestatakse vaid need kanderead, mille ees on linnuke. Ridade kustutamiseks tuleb eemaldada linnuke vastava rea eest ja salvestada.

Kande sisestamisel lisatakse kandele selle sisestamise aeg ja sisestaja nimi. Kande muutmisel lisatakse viimase muutmise aeg ja muutja nimi.

Kande importimisel failist loetakse andmed veergudest konto, alamkonto, deebet, kreedit.

Kande kinnitamine

Kande kinnitamiseks tuleb Päevaraamatus teha kande ette linnuke ja kõpsata nupule „Kinnita märgitud“. Kinnitada saab mitu kannet korraga. Mitme kande puhul kinnitatakse kanded ülalt alla — varasemad kanded saavad väiksemad kandenumbrid.

Kande kinnitamiseks peab kande kuupäev kuuluma avatud aruandeperioodi.

Pärast kande kinnitamist on viimane muutja ja muutmise aeg samas ka kinnitaja ja kinnitamise aeg.

Kande muutmine, tühistamine ja kustutamine

Kinnitatud kande muutmiseks tuleb kanne tühistada. Kui viimane kinnitatud kanne tühistada, muutub kanne kinnitamata kandeks ja seda saab muuta või kustutada.

Kui märkida kõik kinnitatuks märgitud kanded ja klõpsata „Tühista märgitud“, muutuvad kõik need kanded kinnitamata kanneteks. Kinnitamata kanded on äratuntavad selle järgi, et neil puuduvad kande numbrid.

Kinnitatud kande saab kustutada. Kui kinnitatud kandest, mida soovitakse kustutada, leidub hilisemaid kinnitatud kandeid, siis nummerdatakse hilisemad kanded ümber. Kui on oluline, et kannete numbrid säiliks, siis piisab kande tühistamisest. Tühistatud kanne ei kajastu aruannetes.

Arvelduste andmete laadimine kanneteks

Korto Pro arveldustest ja haldusest laaditakse sisestatud kuluarved, koostatud arved, sisestatud laekumised ja arvestatud viivised raamatupidamise kanneteks.

Enne andmete raamatupidamise kanneteks laadimist kuvandub reeglina ka hoiatus, kui mõned kontod on seadistamata. Seadistamise ja algseadete muutmisest on juttu järmistes peatükkides.

Esmakordsel andmete laadimisel on võimalik algseadistusega määrata panga ja kassa, korterite ja kululiikide kontod ning muud seaded.

Pärast kannete laadimist tuleks laadida sama perioodi kontoväljavõte (kui pole kasutusel pangaliidese vahendusel automaatne andmete laadimine).

Impordi algseadistamine

Arvelduste andmete kanneteks laadimiseks tuleb kõigepealt seadistada kasutatavad kontod. Seda tuleb teha ainult ühekordselt, sisestatud andmed kehtivad kõikide hilisemate laadimiste kohta.

Valides moodulis Raamatupidamine menüü Päevaraamat saad klõpsata nupul „Laadi kanded“, kust avaneb arveldustest kannete impordi vorm. Kui mõni seade puudub, siis avaneb seadistamise vorm. Algseadistamise lingile klõpsates saab tekitada automaatselt arveldustes kasutusel olevate pankade, arvepõhiste kululiikide, kuluarvete ja korterite kontod ja alamkontod.

Algseadistamise nuppu võib kasutada ka siis, kui lisandub mõni kululiik või teenus. Siis genereeritakse automaatselt alamkonto. Vastasel juhul tuleb see käsitsi tekitada ja seadistada.

Uus algseadistamine muudab ainult lisandunud kululiikide seadistusi, olemasolevaid seadistusi ei muudeta.

Impordi seadete muutmine

Valides moodulis Raamatupidamine menüü Päevaraamat ja klõpsates nupule „Laadi kanded“ saad muuta importimisel kasutatavaid kontode ja almakontode seadeid. Kontode muutmise nuppude järel kuvatakse seadistamata kontode arv.

Seadete muutmisel tuleb kontode ja alamkontode määramiseks vajuta vastavale nupule.

• Kassa ja pankade kontod — kasutatakse laekumiste importimisel deebetkontona. Erinevad pangad võid seada ühele kontole ja eristada alamkontoga.
• Korterite nõuete kontod — kasutatakse arvete importimisel deebetkontona ja laekumiste importimisel kreeditkontona. Võib kasutada ühist kontot ja kortereid eristada alamkontodena. Tavaliselt on selleks kontoks „Nõuded liikmete vastu“ või rentnike puhul „Nõuded muude ostjate vastu“. Lehel on iga korteri kohta oma rida konto ja alamkonto lahtriga. Esimesel kasutusel tuleb need täita.
• Nõuded ostjate vastu — Nõuete kontot ostjate vastu kasutatakse tuluarvete importimisel kreeditkontona. Võid kasutada ühist kontot ja ostjaid eristada alamkontodega, aga alamkontod pead sel juhul iga ostja jaoks tekitama käsitsi. Ostjate vastu nõuete kontosid kasutatakse vaikimisi tuluarvete esitamisel partneritele.
• Kohustused tarnijate ees — kasutatakse kuluarvete importimisel kreeditkontona. Võid kasutada ühist kontot ja tarnijaid eristada alamkontodega, aga alamkontod iga tarnija jaoks pead tekitama käsitsi. Tarnijate vastu kohustuste kontosid saad määrata kuluarve esitajatele. Esmakordsel kasutusel kuvanduvad kõikide tarnijate nimed, kellega ühistul on eelnevalt arvepidamine toimunud.
• Kululiikide tulukontod — kasutatakse korterite arvete importimisel kreeditkontona. Võid kasutada ka sama kontot ja erinevaid kululiike eristada alamkontodega. Tulukonto asemel võib olla ka passivakonto, nt „Kasutamata remonditasud“. Esmakordsel seadistusel kuvatakse kõikide seni kasutusel olnud kululiikide nimetused.
• Kululiikide kulukontod — Kulukontosid kasutatakse kuluarvete importimisel deebetkontona. Võid kasutada ühte kontot ja erinevaid kululiike eristada alamkontodega. Kulukontosid saad määrata ainult kuluarve põhistele kululiikidele. Esmakordsel seadistusel kuvatakse kõikide seni arvetel esitatud kuluarvepõhiste kululiikide nimetused.
• Korterite viiviste nõuete kontod — Korterite viiviste nõuete kontosid kasutatakse viiviste importimisel deebetkontona. Võib kasutada ühist kontot ja kortereid eristada alamkontodena, vaikimisi on aga esitatud kõik korterid.
• Muud kontod — Viiviste, ümarduste ja käibemaksu kontosid kasutatakse korterite arvete importimisel kreeditkontona. Viivised ja ümardused võib kanda sobivale tulukontole ning käibemaksu sobivale maksuvõlgade passivakontole.

Näide 1 Ühistul on rentnik ja nõudeid tema vastu soovitakse kajastada kontol „Nõuded muude ostjate vastu“. Sellisel juhul tuleks selle korteri nõuete konto käsitsi sobiva vastu ära muuta, seda saab teha nupu „Korterite nõuete kontod“ alt. Samuti on võimalik konto alla käsitsi uus alamkonto lisada.

Näide 2 Kahe korteri nõudeid tahetakse hoida ühisel alamkontol. Vastavad muudatused tuleb teha käsitsi samuti nupu „Korterite nõuete kontod“ alt. Kui korteri kohta on seadistus tehtud, siis algseadete ülesalvestamine selle korteri eriseadistust ei muuda.

Programm hoiatab, kui kasutajal on mõni konto sisestamata. Selline olukord võib tekkida pärast kululiigi lisamist.

Soovitav on kasutada algseadistust, kuna siis luuakse automaatselt korterite ja kululiikide alamkontod.

Majadel eraldi alamkontod

Mitme majaga ühistutel on kannete seadete vormil valik "Majadel eraldi alamkontod". See võimaldab tulu- ja kulukanded kajastada majade lõikes eraldi alamkontodel, et filtreeritud aruannetes oleks võimalik tulusid ja kulusid eristada majade lõikes. Finantskandesse tekib iga maja kohta eraldi rida vastavalt majaga seotud alamkonto seadele.

• Kui valik "Majadel eraldi alamkontod" on aktiivne, lisab automaatseadistamine iga maja jaoks eraldi alamkontod (maja unikaalse koodiga).
• Olemasolevate seadete puhul jäävad majadele vaikimisi samad alamkontod – kannete seadetes tuleb sobivad majade lõikes alamkontod valida käsitsi.

Kannete import

Kui import on seadistatud, siis klõpsates moodulis Raamatupidamine menüüs Päevaraamat nupul „Laadi kanded“ ja seejärel „Impordi“, kantakse üüriarvestuse perioodi andmed raamatupidamisse. Soovi korral saad valida, kas importida arved, laekumised, viivised ja kuluarved.

Impordi tulemusena tekivad päevaraamatusse kanded:

• Iga arve kohta tekib üks kanne, kus ridadeks on arve read.
• Laekumiste kohta tekib iga korteri kohta üks kanne. Seda isegi juhul, kui laekumisi on mitu. Mitme laekumise puhul lisatakse kandele viimase laekumise kuupäev ja selgitus. Seda põhjusel, et laekumine võib katta nii nõudeid kui viivisenõudeid korteriomanike vastu. Samas on laekumiste summa jaotumine erinevate nõuete vahel teada ainult korterite täpsusega, mitte laekumiste täpsusega.
• Arvestatud viiviste kohta tekib kuu viimase päeva seisuga üks kanne, mille ridadeks on viivisenõuded erinevate korterite vastu. Viiviste kannet ei teki, kui ühelegi korterile viiviseid ei arvestatud.
• Iga kuluarve kohta tekib üks kanne.

Kulu või tuluarve kandeks laadimisel lisatakse vajadusel ümardamisvahe tehingu rea suurimale tulu/kulu summale.

Valiku majadel eraldi alamkontod korral tekivad kanded, kus:

• Tulukontodel kajastub tulu majade alamkontode lõikes kululiigi osaluste proportsioonis.
• Kulukontodel kajastub kululiigiga seotud tehingu rida automaatselt majade alamkontode lõikes kululiigi osaluste proportsioonis.
• Kui kuluarve real olevat teenust ei jaotata kululiigi alusel (rida pole seotud kululiigiga), kasutatakse teenusele valitud jagunemist ühe või mitme maja vahel kas võrdselt või pinna proportsioonis (sarnaselt reservide kasutamisega).

Pärast impordi teostamist kuvatakse päevaraamat, kus kuupäevade vahemikuks on valitud algus- ja lõppkuupäev.

Esialgu on imporditud kanded kinnitamata seisundis. Kandeid võib enne kinnitamist muuta.

Kannete kinnitamiseks tuleks märkida kõik kirjed (võib kasutada märkeruutu veeru päises) ja vajutada nupule „Kinnita märgitud“.

Kui märkida kõik äsja kinnitatuks märgitud kanded ja klõpsata nupule „Tühista märgitud“, muutuvad need kinnitamata kanneteks (äratuntav sellest, et need kaotasid kande numbrid). Nüüd võib kanded kustutada ja korrata importi üüriarvestusest.

Kui kanded on kinnitatud ja impordid samad kanded uuesti siis tekivad topeltkanded. Kui sa seda ei soovi siis tühista esmalt päevaraamatus kanded, mida soovid uuesti importida.

Kui pärast arveldustest imporditud kannete kinnitamist on lisatud veel mõni kanne ja see on ka kinnitatud, siis muutuvad üüriarvestuse kannete tühistamisel kanded küll tühistatuks, aga kannete numbrid jäävad alles. Kui soovid siiski neid kandeid kustutada, muutuvad hilisemate kannete numbrid.

Kontoväljavõtte import

Kontoväljavõtte import võimaldab panga kontoväljavõtte põhjal tekitada automaatselt kanded päevaraamatusse. Kontoväljavõttelt imporditud kannetel on üheks kontoks alati rahakonto. Päevaraamatus on selle jaoks nupp „Laadi kontoväljavõte“.

Kontoväljavõtte impordi vormil on võimalik valida rahakonto (pank või kassa) ja alamkonto. Vaikimisi on konto numbriks 1110 ja alamkonto numbriks esimene selle konto alamkonto. Alamkonto võid impordi vormil ka tühjaks jääda, sel juhul jääb see ka kannetes tühjaks.

Pärast kontoväljavõtte faili valimist ja üleslaadimist kuvatakse tabel kontoväljavõtte kirjetega.

Igale imporditavale kontoväljavõtte reale saab valida pangakonto vastaskonto. Kui sisestada ka märksõna, siis seostatakse edaspidi seda märksõna sisaldavad read automaatselt selle kontoga. Vaikimisi on märksõnaks maksja/saaja või selgitus.

Iga kontoväljavõtte real on märkeruut, mis on märkimata nende kirjete puhul, kus leidub juba sama kuupäeva ja selgitusega kanne. Märkimata read on läbikriipsutatud ja neid ridu ei impordita. Rea märkimisel või mittemärkimisel läbikriipsutatus muutub.

Kõik kontoväljavõtte kirjed, millel on märkeruut ja konto valitud, salvestatakse kinnitamata kannetena. Kui märkeruut on valitud, aga tüüpkanne on valimata, siis antakse viga viitega ridadele, kus konto on valimata. Vajadusel saad enne kannete kinnitamist ebavajalikud kanded kustutada või parandada.

Kui tehingul peaks vastaskontosid olema mitu, siis tuleb imporditud kannet enne kinnitamist käsitsi muuta.

Enne kannete importi peaks teostadm perioodi kannete impordi üüriarvestusest ja haldusest. Üüriarvestusest juba imporditud laekumiste kandeid kontoväljavõttelt vaikimisi topelt ei impordita. Sellised kanded jäetakse vaikimisi märkimata. See on oluline ka viivislaekumiste arvestusel.

Märksõna

Igal kontoväljavõtte real pead valima konto ja vajadusel alamkonto, mis on kandes rahakonto vastaskontoks. Samas paiknev märksõna lahter võimaldab seostada valitud konto ja alamkonto märksõnaga. Järgmisel kannete impordil seostatakse märksõna sisaldavad read automaatselt kontoga. Vaikimisi on märksõnaks maksja/saaja või selgitus.

Kui tabeli alguses on mingile hulgale kirjetele kontod ja märksõna määratud, saab neid märksõnu rakendada järelejäänud kontoväljavõtte kirjetele, vajutades nimekirja lõpus nuppu „Salvesta märksõnad“.

Märksõnasid saab täpsustada ja kustutada vaates Kontoplaan asuvalt nupult „Kontode märksõnad“.

Pangaliides

Swedbanki, SEB ja LHV panga arvelduskontot omavad kliendid saavad lihtsasti ja kiirelt laadida konto toimingud laekumisteks andmesidekanali vahendusel. Pikemalt loe pangaliidese seadistamise kohta Üüriarvestuse vastavast peatükist.

Püsikanded

Korduvate raamatupidamise kannete automatiseerimiseks saab lisada püsikande, et automatiseerida teatud kuupäeval või tingimustel lisatava regulaarse kande tegemise. Vaikimisi on näiteks lisatud laenu põhiosa ja intressi maksete katmine remondifondist, kindlustuse kuludesse kandmine ja remondfondist remondikulude katmise kanded. Püsikanne lisatakse automaatselt kindlal kuupäeval või kontol toimuva liikumise tulemusena.

Uue püsikande reegli lisamisel tuleb valida käivitajaks kas "kuupäev" või "konto käive" ning määrata soovitud tingimused.

Tingimusele "kuupäev" vastav püsikanne lisatakse uue päeva alguses, "konto käive" tingimusele vastav püsikanne lisatakse tingimusele vastava kande lisamisel sh pangatoimingute automaatsel laadimisel või kande käsitsi lisamisel.

Püsikande tekkimise aluseid saab kitsendada erinevate tingimustega (nt konto ja alamkonto käive või saldo, tehingu osapool). Samuti saab püsikande reegleid piiritleda ajalise kestusega või muuta püsikande reegel mitteaktiivseks või taas aktiivseks.

Püsikandena saab remondifondi kasutamist. Püsikannete alusel on võimalik automatiseerida mitme erineva fondi kasutamine, mis on kasulik näiteks mitme majaga ühistutes, kus peetakse remondifondi arvestust majade lõikes.

Pearaamat ja käibeandmik

Pearaamat ja käibeandmik on kontopõhised. Nii pearaamatut, kui ka käibeandmikku saab vaadata ka kontode ja alamkontode lõikes. Klõpsates Pearaamatus konto nimel või numbril, näidatakse ainult seda kontot. Klõpsates alamkonto nimel või numbril, näidatakse ainult seda alamkontot. Klõpsates kande nimel, näidatakse selle kande deebet- ja kreeditridu. Pearaamatus saab seada, et näidataks ka alamkontosid.

Käibeandmikus konto numbril või nimel klõpsates näidatakse vastava konto pearaamatut. Alamkonto puhul näidatakse vastavalt alamkonto pearaamatut. Käibeandmikus saab valida, et näidataks ka nullridu.

Raamatupidamise aruannete filtreerimine

Aruandeid saab filtreerida konto ja alamkonto numbri ja nimetuse või fraasi alusel. Kui otsingutermin koosneb 1-4 numbrist, siis otsitakse seda ainult konto numbris, muul juhul otsitakse konto nimetusest ning alamkonto numbrist ja nimetusest.

Filtreerimine võimaldab pidada arvestust projektide, laenude või majade lõikes, kui kontode/alamkontode nimetustes kasutada läbivalt sama fraasi.

Päevaraamatul, pearaamatul ja käibeandmikul on ühine kuupäevade filter. Kui ühes neist kuupäevade vahemikku muuta, siis kehtib vahemik ka kõigis teistes.

Aruanded sh Pearaamat ja Käibeandmik kajastavad ainult kinnitatud kandeid.

Bilanss, tulude-kulude ja rahavoogude aruanne

Bilanss, tulude-kulude ja rahavoogude aruanne on kontoklassipõhised — nende struktuur määratakse kontodele määratud kontoklassidega. Kontoklasse saad sisestada, muuta ja kustutada menüüs Kontoklassid.

Bilansis ja tulude-kulude aruandes näidatakse hiirega kontoklassi nimele liikudes selle selgitust, juhul kui see on sisestatud.

Aruannetes kajastuvad vaid kinnitatud kanded.

Aruannete trükkimisel ei näidata linke allajoonituna.

Bilanss

Bilanss näitab korteriühistu rahalist seisu kindlal hetkel. Aktivas on ühistu varad, nt raha, nõuded korteriomanike vastu, töövahendid jne. Passiva all on ühistu kohustused panga, teenusepakkujate ja korteriomanike ees, samuti osamaksed. Bilansi menüüs saad määrata kuupäevade vahemiku.

Algselt pakub portaal vaid üht kindlat kuupäeva (vaikimisi tänast). Kui soovid vaadata bilanssi mingis kindlas vahemikus, peaksid vajutama „+“ nupule, et valida uuritava vahemiku lõppkuupäeva (mis vaikimisi on samuti tänane).

Kui klõpsata saldo peal, siis näidatakse vastavasse kontoklassi kuuluvaid kontosid käibeandmikus, perioodiks on bilansi kaks kuupäeva.

Soovi korral saad muuta bilansi detailsust märkeruutudega „näita kontosid“ ja „näita alamkontosid“.

Käibeandmikus saab konto või kande peal klõpsates liikuda edasi vastavalt kontole või kandele, mis võiks olla abiks vigade otsimisel.

Tulude-kulude aruanne

Tulude-kulude aruanne näitab korteriühistu rahalise seisu muutumist etteantud perioodidel. Eraldi on välja toodud tulud-kulud põhitegevusest ja finantstehingutest. Tulude-kulude aruandes saad määrata mitu erinevat kuupäevade vahemikku, kui vajutada nuppu „+“.

Standardkontoplaani korral arvestatakse tulude-kulude aruandes nii tulukonto „Tulu kommunaalmaksetest“ kui ka kulukonto „Kommunaalkulud“ sama kontoklassi „Kommunaalmaksete vahendus“ alla. Kui vahendusest saadakse tulu, siis arvestatakse see hetkel miinusega.

Rahavoogude aruanne

Rahavoogude aruande koostatakse otsemeetodil, vastavalt kontodele valitud rahavoogude aruande kontoklassile. Kui kontod on kontoplaanis seotud õige rahavoogude aruande kontoklassiga, kuvatakse automaatselt õiged aruanded.

Kui soovid mõnd tehingut detailsemalt kajastada, siis lisa soovitud rahavoogude aruande kontoklassid ja seosta need kontodega.

Rahavoogude aruande koostamisel võetakse arvesse tehingud, kus on kasutatud korrespondeeruvate kontodena rahakontosid.

Reservid

Reservide aruanne annab selgema ülevaate reservide kogumisest ja kulutamisest. Reservide aruandes kajastatakse kontoklasside "Kasutamata remonditasud" ja "Varade sihtfinantseerimine" kontodel toimunud tehingud. Reservide aruanne on oluline väljund kogutud vahendite hetkeseisust nii halduritele ja ühistu juhtidele ning see võiks pakkuda huvi ka korteriomanikele, kuna annab võrreldes pearaamatu väljavõttega selgema ja visuaalselt kompaktsema ülevaate toiminud tehingutest. Näiteks esitatakse ühe summana reservide kogumine korteriomanikelt.

Reservide summa suurenemine (kreedit) on esitatud rohelise värvi ja plussiga ning reservide vähenemise summa (deebet) on esitatud punase värvi ja miinusega. Kuluarve sisestamisel on soovitav tehingu selgituses kirjeldada kulutuse asjaolusid, kuna püsikande alusel remondifondi kasutamise automaatse kande korral kuvatakse tehingu selgituses kuluarve selgituse teksti, millele lisatakse sulgudes "Tehingu osapool #dokumendi nr".

Korteritele arve esitamise kanded summeeritakse ja selgitusena kuvatakse "Arve esitamine: kululiigi nimetus" nt "Arve esitamine: Remondifond". Kui korteriomanike arvetel on mitu kululiiki, siis on need eraldi ridadel.

Reservide aruandes on info eristatud kontode lõikes, võimalik on filtreerida ainult ühe konto vaade. Aruande kirjelt saab liikuda detailsemale infole. Kirje kuupäev avab vastava kuupäeva ja konto pearaamatu väljavõtte.

Standardkontoplaanist erineva seadistuse korral tuleb vajadusel seostada reservide kogumiseks kasutatud kontod reservide aruandes kajastuva standardkontoplaani kontoklassiga.

Eelarve

Aruandes esitatakse võrdlusklasside lõikes tegelike tulude ja kulude tulem võrdlusena majanduskavas planeeritud tulude ja kuludega. Eelarve aruanne annab võrreldes raamatupidamisliku tulude kulude aruandega parema tagasiside üksikute kategooriate (võrdlusklasside) nagu halduse, hooldus, heakord jt tulem kogutud vahendite ja tehtud kulutuste kohta.

Võrdlusklassi tulem esitatakse võrdlusklassiga seotud tulu- ja kulukontode tehingute alusel. Sama nimega tulu- ja kulukontod ning nende samanimelised alamkontod esitatakse ühel real. Kui võrdlusklassiga on seotud ainult üks tulu- ja kulukonto nt standardkontoplaanis olevad Heakorrastuse tasu (tulu) ja Heakord (kulu), siis kuvatakse neid ühel real. Kui kontoplaanis on kontosid, mis ei ole võrdlusklassiga seotud, kuvatakse nende tehinguid eraldi blokis "Võrdlusklass määramata".

Aruande vormil on konto nimelt avanevas dialoogis võimalik valida kontole sobiv võrdlusklass või seda muuta. Samamoodi saab täpsustada konto või alamkonto nimetust.

Planeeritud tulusid ja kulusid kuvatakse ainult kinnitatud majanduskava korral. Majanduskava read kuvatakse kontodega samal real kui nende nimetused kattuvad. Aruandes esitatud tehingute summadelt avaneb vastava tulu- või kulukontode pearaamatu või majanduskava vaade.

Aruandes saab kuvada ajavahemiku vastavalt olemasolevatele aruandeperioodiele, määrates alguse ja lõpu kuu täpsusega. Aruannet saab filtreerida, kuvades ainult valitud võrdlusklassi(de) andmeid ja summasid alamkontode detailsuseta.