Korto Pro on korteriühistu juhatuse, raamatupidaja ja halduri peamine tööriist, kuid sisaldab palju lisainfot ka korteriomaniku jaoks. Järgnevates peatükkides saadki ülevaate Korto Pro erinevatest moodulitest ja nende võimalustest.

Suhtlus

„Suhtlus“ moodulis toimub läbi teadetetahvli ühistusisene suhtlus. Lisaks on võimalik korteriomanikul lisada ühistuga seotud probleeme, millest teavitatakse korteriühistu esindajat. Ühistu ametnik saab algatada korteriomanike või juhatuse hääletuse otsuse vastuvõtmiseks koosolekuta.

Teadetetahvel

„Teadetetahvel“ on mõeldud ühistusiseseks suhtluseks ja hääletuse korraldamiseks. Postitatud vestlused ja teated on kõigile nähtavad ning saadetakse teavituse tellimusega korteriomanikele ka e-posti või mobiiliteavitusena. Postitusi on nelja tüüpi: vestlus, probleem, teade, hääletus.

Teadetetahvli päises on võimalik filtreerida sõnumeid tüübi ja teksti alusel. Probleemide ja hääletuse osas kuvatakse tabelis nende seisund.

„Teadetetahvlil“ saab teha tegevusi vastavalt õigustele. Vaikimisi seadistusega ei ole võimalik omaniku rolliga kasutajal vestlusi ega teateid kustutada, arhiveerida ega muuta ning korraldada hääletusi. Samas saavad kõik lisada uusi vestlusi, probleeme ning neile vastata.

Mitme maja korral saab teavituse saata vaid soovitud maja isikutele. Teadetetahvlil on valitud majade isikutele saadetud teade näha kõigile ühistuga seotud isikutele.

Sõnumitele saab lisada manuse, näiteks edastada üldkoosoleku kutseid või teisi olulisi dokumente. Manuseid saab lisada kas enda arvutist või olemasolevatest dokumentidest, mis on leitavad moodulis „Dokumendid“.

Vaikimisi saadetakse uue teate postitamise kohta ühistuga seotud isikutele e-posti aadressile ja tõuketeavitusena teavitus. Teavituse saatmise saab välja lülitada kui tühjendada märkeruut „Saada teade“.

Kui märkida valik „püsib nimekirja alguses“, siis püsib teade märgitud kuupäevani teistest eespool. Märkeruut pole kohustuslik - kui ei ole teate nimekirjas eespool püsimise vajadust, siis ei pea valikut märkima.

Ametnikel on võimalus postitada ühistu või haldusfirma nimel. Teate ja kommentaari lisamisel on Korto Pro suhtlus all ametnikel võimalus valida, kelle nimel teade postitatakse (sarnaselt e-kirja saatmisele). Vaikimisi on valitud autoriks kasutaja. Kui postitaja on ühistu ametnik, siis on valikus ühistu nimel. Kui tegemist on haldusfirma ametnikuga, siis on valikus ka haldusfirma nimel. Teate saatmisel e-kirjana kasutatakse vastavalt ühistu või haldusfirma andmetes märgitud e-posti aadressi kirjale vastamise ehk reply-to aadressina. Ühistu või haldusfirma nimel postituse teinud isiku andmed on nähtavad tegevuste ajaloos.

Vestluse, teate või probleemi vaatamisel kuvatakse selle loomise aega. Muutmise aega ja muutjat näidatakse hiirega pliiatsi ikooni kohal.

Vestlused ja teated arhiveeruvad automaatselt 90 päeva pärast postitamist.

Vestlus

Vestluse saavad vaikimisi seadistuse korral lisada ja sellele vastata kõik isikud. Vestlusega seotud teavitus saadetakse vaid teavitusi soovivatele isikutele (eelistus isiku andmetes).

Vestluse algatamiseks on nupp „Lisa uus“. Sisestada tuleb pealkiri ja sisu. Enda lisatud sõnumit ja vastust saab muuta ka siis kui kasutajal postituse muutmise õigust pole.

Teade

Teate lisamiseks tuleb valida nupult „Lisa uus“ postituse tüübiks teade. Teate saavad vaikimisi seadistuse korral lisada vaid ametnikud, kellel on "tähtsa teate" lisamise õigus. Teade on mõeldud olulise info edastamiseks. Teatele ei saa kõik isikud vastata (vajalik teate lisamise õigus). Teade saadetakse kõigile isikutele sõltumata nende eelistustest teateid saada.

Teate teavitus saadetakse isegi siis kui isik ei soovi teavitusi saada ja on loobunud teavitustest.

Probleem

„Probleem“ on kas korteriga seotud isiku või ametniku lisatud tähelepanu vajav küsimus. Probleemi eristab vestlusest asjaolu, et see on suunatud konkreetsele ametnikule ja probleem ei arhiveeru automaatselt. Probleemist ei teavitata kõiki teavitusi soovivaid isikuid vaid ainult probleemiga seotud isikuid. Samas on probleemid kõigile nähtavad, kui probleem pole märgitud privaatseks.

Uue probleemi lisamisel saab valida tegeleja, kellele probleem suunatakse. Probleemidena kajastuvad Kortos lisatud teated, kus on märgitud soov saada vastus ühistu esindajalt.

Kui märkida probleem privaatseks, siis näevad seda vaid vastava õigusega isikud. Vaikimisi on nendeks administraator, juhatuse liige ja haldur aga mitte teised omaniku ega elaniku õigusega isikud.

Probleemiga tegeleja peab otsustama, kuidas probleem lahendada, kas täpsustada asjaolusid, suunata kellelegi teisele lahendamiseks või probleem sulgeda. Probleemi sulgemisel saadetakse teavitus probleemiga seotud isikutele.

Probleemid kajastuvad ka haldusmoodulis, kus saab samuti probleemi lahendamist menetleda, muuta seisundit (telgelemisel, suletud), suunata selle uuele tegelejale või algatada probleemi lahendamiseks töö.

Hääletus

Hääletuse lisamist saab alustada nupult „Postita teade“, valides teate tüübiks Hääletus. Hääletuse algatamine on võimalik ainult Korto Pro-s. Hääletamine on võimalik ja tulemused kuvatakse ka korteriomanikule suunatud Kortos.

Hääletusele tuleb lisada kirjeldav pealkiri ja sisu. Sisus on võimalik pikemalt kirjeldada hääletusel olevaid punkte, anda lisainfot ja selgitusi jmt.

Sarnaselt teatele saab lisada hääletusele manuseid ja saata hääletuse kohta teavitus soovijate meilidele. Lisatud hääletuse otsuste detaile on võimalik muuta kuni pole antud ühtegi häält. Hääletuse otsuse vastu võtmise tingimusi sh kvoorum jm saab muuta kuni hääletuse protokolli kinnitamiseni.

Vaikimisi on igal korteril üks hääl, häälte arv on kirjas ja seda saab muuta Üldandmed -> Korterid vaates, kus vajadusel tuleb aktiveerida vastav lisaväli.

Hääletuse korral tuleb määrata hääletuse lõpptähtaeg, millise kuupäeva ja kellaajani saab hääletada. NB! kuupäeva algus on kell 00:00 ja lõpp 23:59.

Hääletusele saab panna korraga mitu otsust ehk eelnõud. Protokollis tuuakse iga eelnõu hääletustulemused eraldi välja. Uue poolt või vastu eelnõu lisamiseks kasuta nuppu „Lisa hääletus“. Valikutega hääletuse lisamiseks kasuta nuppu Lisa valikutga hääletus.

Hääletusele saab seada kvoorumi tingimuse. Kvoorumiks ehk otsuse vastuvõtmise eeltingimuseks saab seada nõutud osalevate häälte arvu- Lisaks saab määrata, et hääletusel osalevatele korteriomanikele peab kuuluna üle poole kaasomandi osadest (Üldandmetes märgitud üldpind kokku).

Hääletuse muutmine

Hääletuse kõiki tingimusi saab muuta enne esimese hääle andmist. Pärast esimese hääle olemasolu ei saa muuta hääletusele pandud otsuseid ega hääletuse teadet. Käimasoleva hääletuse "seadeid" saab muuta vaadates hääletusprotokolli. Hääletuse andmetest saab täpsustada hääletuse tähtaega, otsuse vastu võtmise ja kvoorumi tingimusi enne protokolli kinnitamist.

Poolt või vastu hääletus

Vaikimisi rakendatakse poolthäälte enamust. Vajadusel saab seada vajaliku poolthäälte nõude sisestades nõutud poolthäälte arvu. Täiendavalt on võimalik aktiveerida valik Erapooletu.

Valikutega hääletus

Valikutega hääletus võimaldab selgitada hääletusega välja juhatuse liikmed või otsustada erinevate variantide üle. Valikutega hääletusel saab lisada vabalt valitud arvu valikuid ning täiendavalt aktiveerida valiku Erapooletu.

Valiku valituks osutumisele saab seada tingimusi:

• mitu enam hääli saanud valikut osutuvad valituks
• mitme valiku poolt võib hääletada
• mitme valiku poolt peab hääletama
• minimaalne valituks osutumiseks nõutav häälte arv

Juhatuse hääletus

Hääletuse lisamisel saab valida kas tegemist on korteriga seotud isikute hääletuse või juhatuse hääletusega. Hääleõiguse valik juhatus võimaldab märkida hääletusel osalevateks isikuteks ametnikena lisatud juhatuse liikmed. Samas saab uuendada hääleõiguslike isikute andmed äriregistrist või lisada puuduva juhatuse liikme käsitsi. Kuni juhatuse hääletuse protokolli kinnitamiseni näevad juhatuse hääletust vaid hääletuse hääleõigusliku isikuna märgitud juhatuse liikmed. Pärast hääletuse protokolli kinnitamist muutub see koos hääletuse tulemustega avalikuks sarnaselt praegusele korteriga seotud isikute hääletusele.

Võimalike hääleõiguslike ametnikena kuvatakse neid, kes on õigusega "juhatuse liige" või ameti nimetusega "juhatuse liige". Kui isik on ametnike alla lisatud õigustega administraator ning puudub viide juhatuse liikme staatusele, siis tuleks täpsustada ametniku andmeid ja muuta ameti nimetuseks juhatuse liige.

Nupp "Laadi registrist" võimaldab uuendada hääleõiguslike isikute andmeid äriregistrist. Kui päringu tulemusena lisatakse registri andmetel esindusõigust omav juhatuse liige, siis märgitakse ta automaatselt hääletusel hääleõiguslikuks. Kui ametnike all on juhatuse liige staatusega isik, keda registris pole, siis eemaldatakse temalt vastaval hääletusel osalemise hääleõiguse märge.

Käsitsi uue ametniku lisamisel saab isik automaatselt juhatuse liikme õigused ja hääleõiguse hääletusel osalemiseks. Juhatuse hääletusel saab pärast hääletuse lisamist hääleõiguslikke isikuid täpsustada, kuid isikult ei saa eemaldada hääleõigust kui ta on juba hääletanud.

Juhatuse hääletusele saab seada tähtaja, mille jooksul hääleõiguslikud isikud peaksid hääletama. Hääletuse võib korralda kümne minuti või muu vabalt valitud tähtajaga ehk dokumenteerida ja muuta pärast protokolli kinnitamist avalikuks füüsilise koosoleku raames tehtud otsuse(d).

Hääletusele saab panna erinevaid otsuseid. Saab lisada nii poolt ja vastu ning ka valikutega hääletusi, kus hääletuse korraldaja saab valikuid ise sõnastada. Sarnaselt korteriga seotud isikute hääletusele on ka juhatuse hääletusel võimalik pärast hääletuse tähtaja lõppu lisada kirjalikke hääli.

Hääletamine

Hääletamisel on võimalik esitada iga otsuse osas oma seisukoht - anda poolt või vastu hääl või teha sobiv valik variantidega otsuse hääletusel. Hääletamisel on võimalik lisada kommentaar (nt eriarvamus), mis kuvatakse hääletusprotokollis.

Hääleõiguslikud isikud

Hääletada saavad korteriga seotud isikud, kelle andmetes on märgitud hääleõigus, mis on vaikimisi seadistuse korral omaniku õigusega isikul. Kui korteris on mitu hääleõiguslikku isikut, siis on nõutud kõikide isikute seisukoht ehk hääl.

Koosolekul osalemiseks õigustatud korteriomanike ring määratakse koosoleku päeval enne koosoleku algust. Hääleõiguslike isikute andmed saab uuendada Kinnistusraamatu korteriühistu väljavõtte failist. - Faili impordil (Üldandmed -> Isikud -> Isikute import) korrigeeritakse olemasolevate isikute hääleõigust: - kui korteriga seotud isik esineb failis ja Kortos, siis hääleõiguse puudumisel see lisatakse - kui korteriga seotud isik puudub failis, aga Kortos on isik olemas, siis hääleõigus eemaldatakse. - Faili importimisel kuvatakse vahevorm, kus on võimalik enne andmete salvestamist käsitsi muudatusi teha. - Kui faili laadimise tulemusena toimuks hääleõiguse eemaldamine, siis küsitakse nupule Salvesta vajutamisel dialoogis kinnitust, kuvades nimekirja isikutest, kellel oli seni olemas hääleõigus, kuid keda ei seostatud ühegi failist leitud isikuga või seostati, aga ei märgitud salvestamiseks. Neid isikuid, kellelt käsitsi hääleõigus vahevormil eemaldati, dialoogis uuesti ei pakuta.

Kaasomanike hääletamisel nõutud kõikide hääl

Kui korteril on mitu omanikku (hääleõiguslikku isikut), siis peavad nad hääletamisele pandud küsimuses otsustama ühiselt. Korteri hääl võetakse arvesse kui kõik Kortos olevad hääleõiguslikud isikud on otsusele hääle andnud ja hääled on samasugused. Kuni kõik hääleõiguslikud isikud pole hääletanud või antud hääled on erinevad kajastub korteri hääl protokollis kehtetu häälena. - Kuna koosolekul osalemiseks õigustatud korteriomanike ring määratakse üldkoosoleku päeval enne üldkoosoleku algust, siis on hääle kehtivuse eelduseks, et hääleõiguslik isik on hääletuse alguse päeval Kortos kehtiv. - Kehtetu hääle saab muuta kehtivaks kui lisada pärast hääletuse lõppu ja enne protokolli kinnitamist kirjaliku häälena puuduva hääleõiguseliku isiku seisukoht. Samuti mõjutab hääle kehtivaks või kehtetuks lugemist hääleõiguslike isikute andmete muutmine ehk hääleõiguse lisamine või eemaldamine, volituse lisamine hääletamata isikult hääletanud isikule (hääle andmise hilisem heaks kiitmine teise omaniku poolt). - Kehtetuid hääli ei arvestata koosoleku otsustusvõime hindamisel. Kehtetuid hääli ei loeta kvoorumi ehk hääletanud isikute hulka (nt kui mitme hääleõigusega isiku korral puudub kõikide hääleõiguslike isikute seisukoht).

Hääletamise tähtaja lõpuni saab häält muuta st uuesti hääletada.

Volituse alusel hääletamine

Hääleõigusega isiku andmetes (Üldandmed - Isikud, blokis Hääletamine ja Korteriga seotud isikute vaates olevalt nupult Lisa volitatud isik) avaneva dialoogiga saab Korto Pro-s lisada volituse teisele isikule, laadides üles volituse algdokumendi.

Volituse lisamiseks on vajalik isiku lisamise õigus. Volituse lõpetamiseks on korteriga seotud isikute vaates isiku real nupp Lõpeta.

Volitus on otseselt seotud volitatud isiku kuupäevade ja õigustega. Volitatud isik saab automaatselt sama ajalise kehtivusega volitaja õiguseid ja lisaks õiguse volitaja nimel hääletada.

• Ühel isikul võib olla mitu volitatud isikut.
• Volitatud isiku hääletamisel lisatakse hääletusprotokolli, kes hääleõiguseliku isiku nimel hääletas ja volituse algdokument.
• Volitatud isikut ei saa lisada omanik või elanik rollis isik, vaikimisi seadistuse korral on vajalik isiku lisamise õigus Korto Pro-s ametnikel.

Isikud vaates kuvatakse volitatud isikul veergudes Õigused/Ligipääs volitaja nime, kellega samasuguseid õiguseid volitatud isik omab. Hääleõigus veerus kuvatakse volitusega isikul "Volitus".

Kirjalike häälte lisamine

Pärast hääletuse lõppu ja enne hääletustulemuste protokolli kinnitamist või tühistamist saab hääletuse korraldaja lisada teistest kanalitest laekunud hääled nt meiliga, paberil vms. Selliste häälte lisamisel tuleb laadida üles algdokument, mis lisatakse protokollile. Hääle salvestamiseks klõpsa nupul „Lisa hääl“. Nupp „Kinnita“ kinnitab kogu protokolli ja rohkem hääli lisada ei saa!

Protokolli kinnitamine

Hääletusprotokoll tekib automaatselt, kuid see avaldatakse korteriomanikele pärast protokolli kinnitamist. Hääletustulemused saab kinnitada või tühistada hääletuse korraldamise õigusega isik. Vaikimisi on vastav õigus juhatuse liikme ja administraatori õigusega isikul.

Kui valikutega hääletuse tulemus ei selgu automaatselt, kuna mitu valikut on saanud võrdse arvu hääli, peab hääletuse protokolli kinnitamisel märkima, milline valik osutus valituks liisuheitmisel. Samuti saab lisada kommentaarina liisuheitmise kirjelduse.

Kui otsuse vastuvõtmise tingimuseks on seatud, et hääletusel osalejatele peab kuuluma üle poole kaasomandi osadest, siis näidatakse hääletuse protokollis hääletusel osalenud kaasomandi osade suurusi (milleks on korterite pind) ja arvestatakse neid hääletuse tulemuse leidmisel. Hääle andmisel salvestatakse koos häälega korteriomandi kaasomandi suurus ja protokolli kinnitamisel kaasomandite summa (pind kokku).

Hääletusel protokollijaks märgitakse hääletuse protokolli kinnitaja.

NB! Kui on soov, et hääletuse protokollijaks oleks juhatuse liige, siis peab hääletuse protokolli kinnitama juhatuse liige.

Protokolli saab pärast kinnitamist saata kõigile korteriomanikele protokolli vaatamise vormilt. Hääletusprotokolli vaatamise vormil on selleks nupp „Saada protokoll“, mis saadab hääletustulemused koos protokolliga iga hääleõigusega isiku e-postile, seda isegi siis kui isikul pole tellitud teavitused. Samuti on protokoll alla laaditav pärast hääletustulemuste protokolli kinnitamist teate vaatamise vormilt nii Korto Pro-st, kui ka Kortost.

Hääletuse tulemuste alla laaditavas failis (ZIP) on lisaks hääletuse aluseks olevatele failidele, PDF protokollile ja iga korteri seisukohtadele täiendavalt eraldi kaustad algdokumentide ja volitustega, millele viidatakse korteri seisukohtade failides.

NB! Registrile protokolli esitamisel tuleb esitada lisaks protokolli PDF-le alla laaditud arhiivis olevad korteriomanike seisukohad.

Viited aruannetele

Menüüs „Viited aruannetele“ on lingid olulisemate aruannete kiiremaks leidmiseks.

E-kirjade ajalugu

E-kirjade ajaloost saab ülevaate saadetud e-kirjadest. Ajaloos kuvatakse e-kirja sisu ja manuste (failide) nimetusi aga mitte manuseid. Saadetud kirjade lihtsamaks leidmiseks saab filtreerida kirju vastavalt nende tüübile, näiteks „saadetud teated“, „saadetud arved“ jne. Otsingukasti abil saab otsida vasteid saajate e-posti aadresside ning pealkirjade hulgast.

Teavitused e-postile

Kortost saadetud teavitustes ei ole saatja e-posti aadressi. Sellega seoses pole ka võimalik e-postiga saabunud teavitusele vastata. Kortost saadetud teavitused edastatakse aadressilt noreply@korto.ee, millele ei saa vastata.

Teavituste mitte kohale toimatamise teated (kui teavitus saadetakse isikule, kelle aadress on vigane või ei võta kirju vastu) saadetakse ühistu üldandmetes märgitud e-postile.