Seaded
Erinevad seaded on nende kiiremaks leidmiseks koondatud initsiaalidelt avaneva rippmenüü alalehele Seaded, kus on blokkidesse grupeeritult erinevate teemade seaded. Seaded lehel on arvete kujunduse ja kaaskirja sisu, e-arve kanalite, näitude, võlahalduse, kannete laadimise, kontode märksõnade, püsikannete ja liidestuste (Finbite, pangaliidesed, makselink, kauglugemine, läbipääsud) seaded.
Arveldused
Arved
Arve kujundust saab muuta seadistades arve elementide paigutust ja kuvamist arvel.
Kui ühistus on otsustatud, et arveid edastatakse ainult elektrooniliselt, saab keelata paberil arve tellimused. Piirang kehtib korteriga seotud isikute poolt eelistuste muutmisele Kortos. Korto Pro-s saab ametnik endiselt arve paberil tellimuse lisada või eemaldada.
Lisaks saab muuta vaikimisi e-kirja teksti. Automaatsed väljad on lainelistes sulgudes. Sulgudes olevaid nimetusi muuta ei tohi! Kui näiteks enamik korteriomanikke soovivad inglisekeelseid arveid, saab kogu e-kirja teksti (välja arvatud sulgudes oleva) tõlkida.
Kui oled seadetega rahul, kasuta nuppu „Salvesta“.
Arvete saatmisel e-postiga lisatakse kirjale arve PDF-kujul. Kirjakasti saadetav arve näeb välja umbes alljärgnev:
Lugupeetud {arve_saaja}
Saadame Teile arve viimase kuu kommunaalteenuste eest.
{makselink}
Korter: {korter} Periood: {periood}
Arve number: {arve_nr} Viitenumber: {viitenumber} {summa_prefiks}: {summa}
Makse saaja: {arve_esitaja} Pangakontod: {kontod}
Arvet saate vaadata ka aadressilt www.korto.ee. Samast saate sisestada ka oma korteri näitusid.
Lugupidamisega {arve_esitaja}
E-arved
Märgitud kanalitesse on lubatud korteriga seotud isikutel tellida e-arveid.
Soovitatav oleks märkida vaid need kanalid, mida ühistu toetab. Sellisel juhul ei saa korteriomanik ekslikult tellida e-arvet kanalisse kuhu korteriühistul ei ole võimalik seda edastada. Lepingu nr tuleb täita ainult Swedbankiga kehtivat e-arvete edastamise lepingut omades.
E-arvet ei saa tellida välisest keskkonnast näiteks internetipank, sest info tellimuse koha ei jõua automaatselt isiku andmetesse. Kui pank võimaldab e-arvet tellida, siis tuleb ühistu esindajal tellimuse info käsitsi isiku andmetesse lisada.
Näidud
Näitude esitamise algus- ja lõppkuupäevad võimaldavad seada piirangu, et korteriomanikel oleks näitude sisestamine võimalik vaid teatud ajavahemikul. Näiteks saab lubada näitude sisestamist alates 25. kuupäevast kuni järgmise kuu 5. kuupäevani.
Kui sisestada näitude meeldetuletuse kuupäev, siis saadetakse märgitud kuupäeval kell 21 arvestiga korteriga seotud isikute e-postile (kui on märgitud, et soovib näitude sisestamise meeldetuletusi) arvesti lõppnäidu puudumisel automaatselt meeldetuletus. Meeldetuletus saadetakse arvestite kohta, kus on märgitud tunnus näit korterilt.
Meeldetuletuse teksti ja saatja e-posti aadressi saab soovi korral muuta. Algsed seaded saab taastada nupuga „Taasta esialgsed seaded“.
Täiendavate piirangutena näidu sisestamisele korteriga seotud isikute poolt Kortos saab keelata näidu sisestamist taatlemata arvestile või mitte lubada sisestada näitu, mille tulemusena tekiks negatiivne tarbimine.
Võlahaldus
Võimalik on seadistada automaatne meeldetuletus tasumata summa kohta või määrata võlglastega tegelemise valikuid.
Meeldetuletusi on kahte tüüpi:
- Neutraalne meeldetuletus tasuda summa korral
- Võla meeldetuletus pikemaajalisematele võlglastele
Meeldetuletuste seaded
Automaatne tasumise meeldetuletus saadetakse eelseadistatud blanketi alusel määratud kuupäeval tasuda summa olemasolul.
Kui soovid saata korteriomanikele tasumata summa korral automaatse meeldetuletuse seadista tasumise meeldetuletus. Meeldetuletus toimib sarnaselt sisestamata näitude meeldetuletusele. Märgitud kuupäeval saadetakse tasuda summa korral kell 12 korteriomanikule eelnevalt seadistatud sisuga e-kiri ja äpiteavitus.
Soovitav on automatiseerida meeldetuletuste saatmine vai juhul kui on seadistatud pangaliides ja laekumised laaditakse automaatselt. Lisaks automaatsele saatmisele on Arveldused - Saldod vaates võimalik saata meeldetuletusi käsitsi.
Võlahalduse seaded
Võlahalduse seadetest on võimalik automatiseerida pikemaajalisematele võlglastele meeldetuletuste saatmist. Võla meeldetuletusi saab eelseadistatud blanketi alusel saata e-kirja teel või trükkida paberile.
Võla miinimumsumma ja vanus määravad ära millised võlglased hiljem võlglastega tegelemise vormile valitakse.
Saab valida ka meeldetuletuse viisi. Esmase ja korduva meeldetuletuse saab saata võlglasele Kortost e-kirjana või printida.
Vaikimisi eelseadistatud blankette on võimalik kohandada, samuti lisada uusi. Meeldetuletustes on võimalik kasutada märgendeid, mis asendatakse saatmisel saaja personaalsete andmetega
Raamatupidamine
Kanded
Kannete genereerimisel kasutatakse korterite, tarnijate, teenuste jne seoseid kontode ning alamkontodega. Kasutusele võtmisel on soovitav alustada algseadistamisest. Vajadusel saab seejärel teha muudatusi.
Algseadistamise käigus genereeritakse olemasolevate korterite ja tarnijate andmete alusel alamkontod ning kululiikide võrdlusklasside alusel vastavad tulu- ja kulukontod. Seoseta teenused kajastatakse algseadistamisel hoolduskulu ja teenuse nimetusega alamkontol.
Kui on soov kululiikide tulukontona ja kulukontona kasutada bilansi aktivas vahekontot, peaks valima soovitud konto 1260 ja lisama soovitud alamkontod käsitsi. Vaikimisi kasutatakse kommunaaltulude ja kommunaalkulude kontosid ja kululiigi võrdlusklassile vastavaid alamkontosid.
Algseadistamise nuppu võib kasutada ka siis, kui lisandub mõni kululiik või teenus. Siis genereeritakse automaatselt alamkonto. Vastasel juhul tuleb see käsitsi tekitada ja seadistada.
Uus algseadistamine muudab ainult lisandunud kululiikide seadistusi, olemasolevaid seadistusi ei muudeta.
Seadete muutmisel tuleb kontode ja alamkontode määramiseks vajuta vastavale nupule.
- Kassa ja pankade kontod — kasutatakse laekumiste importimisel deebetkontona. Erinevad pangad võid seada ühele kontole ja eristada alamkontoga.
- Korterite nõuete kontod — kasutatakse arvete importimisel deebetkontona ja laekumiste importimisel kreeditkontona. Võib kasutada ühist kontot ja kortereid eristada alamkontodena. Tavaliselt on selleks kontoks „Nõuded liikmete vastu“ või rentnike puhul „Nõuded muude ostjate vastu“. Lehel on iga korteri kohta oma rida konto ja alamkonto lahtriga. Esimesel kasutusel tuleb need täita.
- Nõuded ostjate vastu — Nõuete kontot ostjate vastu kasutatakse tuluarvete importimisel kreeditkontona. Võid kasutada ühist kontot ja ostjaid eristada alamkontodega, aga alamkontod pead sel juhul iga ostja jaoks tekitama käsitsi. Ostjate vastu nõuete kontosid kasutatakse vaikimisi tuluarvete esitamisel partneritele.
- Kohustused tarnijate ees — kasutatakse kuluarvete importimisel kreeditkontona. Võid kasutada ühist kontot ja tarnijaid eristada alamkontodega, aga alamkontod iga tarnija jaoks pead tekitama käsitsi. Tarnijate vastu kohustuste kontosid saad määrata kuluarve esitajatele. Esmakordsel kasutusel kuvanduvad kõikide tarnijate nimed, kellega ühistul on eelnevalt arvepidamine toimunud.
- Kululiikide tulukontod — kasutatakse korterite arvete importimisel kreeditkontona. Võid kasutada ka sama kontot ja erinevaid kululiike eristada alamkontodega. Tulukonto asemel võib olla ka passivakonto, nt „Kasutamata remonditasud“. Esmakordsel seadistusel kuvatakse kõikide seni kasutusel olnud kululiikide nimetused.
- Kululiikide kulukontod — Kulukontosid kasutatakse kuluarvete importimisel deebetkontona. Võid kasutada ühte kontot ja erinevaid kululiike eristada alamkontodega. Kulukontosid saad määrata ainult kuluarve põhistele kululiikidele. Esmakordsel seadistusel kuvatakse kõikide seni arvetel esitatud kuluarvepõhiste kululiikide nimetused.
- Korterite viiviste nõuete kontod — Korterite viiviste nõuete kontosid kasutatakse viiviste importimisel deebetkontona. Võib kasutada ühist kontot ja kortereid eristada alamkontodena, vaikimisi on aga esitatud kõik korterid.
- Muud kontod — Viiviste, ümarduste ja käibemaksu kontosid kasutatakse korterite arvete importimisel kreeditkontona. Viivised ja ümardused võib kanda sobivale tulukontole ning käibemaksu sobivale maksuvõlgade passivakontole.
Püsikanded
Püsikanded on regulaarsed kanded töövoo automatiseerimiseks. Määratud tingimustel tehakse eelnevalt kirjeldatud kanne.
Märksõnad
Märksõnu kasutatakse pangakonto toimingute laadimisel kontode ja alamkontode automaatseks valikuks. Märksõnu otsitakse kontoväljavõtte väljadest „Maksja/Saaja“ ja „Selgitus“. Märksõna peaks olema piisavalt spetsiifiline ja samas piisavalt üldine, et rakenduks kõikidele sarnastele toimingutele.
Liidestused
E-arved
Kortost e-arvete automaatseks edastamiseks ja vastuvõtmiseks on vajalik Finbite konto. Finbite arvekeskusega ühendumiseks tuleb täita taotlus autentimiskoodi saamiseks.
Finbite
Pärast Finbite konto loomise taotluse saatmist luuakse Finbite poolt konto ja aktiveeritakse e-arvete kanalid pangas. Taotluse saatja ei pea ise olema esindusõigusega isik, kuid taotluses tuleb märkida esindusõigusega isiku andmed.
E-arvete edastamist ja vastuvõtmist Korto Pro keskkonnas Finbite operaatori kanali vahendusel saate alustada pärast liidestuse aktiveerimist (tuleb sisestada e-kirjaga saadud autentimiskood).
Pärast Finbite konto loomist on võimalik Ettevõtjaportaalis (www.rik.ee) kinnitada seitsme (7) päeva jooksul e-arve operaatori valik, et kõik e-arvete edastajad saaksid automaatselt info e-arve vastuvõtmise kanali kohta.
Automaatne laadimine laadib kord päevas hommikul eelmise päeva jooksul saabunud e-arved, mis kajastuvad Tulud ja kulud vaates.
Paberarve printimise ja postitamise teenuse aktiiveerimisel kuvatakse korteriga seotud kulude jaotuses osaleva isiku rolli andmetes eelistused blokis täiendavat valikut "Arve printimisse ja postitusse", mis võimaldab saata isikule arve ümbikus postiga.
Pangaliides
Swedbanki, SEB, LHV ja Coop panga arvelduskonto toimingute andmed saab lihtsasti ja kiirelt laadida andmesidekanali vahendusel. Toetatud on Swedbank Gateway, SEB Baltic Gateway, LHV Connect ja Coop panga teenus.
Seadistatud ja aktiveeritud pangaliidese korral laaditakse eelmise päeva pangatoimingud pangast automaatselt. Laadimine toimub alates kell 6 hommikust, võimalike tõrgete korral korratakse protsessi automaatselt.
Swedbank Gateway
Teenuse aktiveerimiseks peab Swedbanki internetipangas lisama operaatori kanali lepingu, valides operaatoriks Korto ning lubama tasuta teenused konto väljavõtte, maksete import ja regulaarne konto väljavõte. Gateway lepingu sõlmimiseks tuleb klõpsata pärast internetipanka sisselogimist Swedbank Gateway lehel oleval nupul „Sõlmi operaatori kanali leping“.
Korto Pro's tuleb teenus aktiveerida, märkides seadetesse pangaga sõlmitud Gateway lepingu numbri. Pärast lepingu kinnitamist internetipangas ja teenuse Korto Pro-s aktiveerimist on võimalik koheselt konto toimingute info pangaliidese kaudu laadida.
LHV Connect
Teenuse aktiveerimiseks tuleb saata LHV Panka eeltäidetud taotlus. LHV Pank valmistab ette lepingu ja saadab selle digitaalseks allkirjastamiseks ühistu esindaja e-postile. Pärast lepingu allkirjastamist aktiveerib LHV Pank teenuse, mille kohta leiate täpsemalt infot LHV Connect lehelt.
Kui Connect leping on sõlmitud otse internetipangas (eeltäidetud taotlust saatmata), siis tuleb Korto Pro seaded lehel teenus aktiveerida.
SEB Baltic Gateway
SEB Baltic Gateway seadistamiseks tuleb sõlmida internetipangas operaatori kanali leping ja aktiveerida teenus Korto Pro pangaliidese seadetes ning sisestada lepingu number. Lepingu sõlmimise järgselt aktiveerib pank teenuse ühe pangapäeva jooksul. Lähemalt SEB panga kodulehel. NB! Baltic Gateway on tasuta ärikliendi paketi olemasolu korral.
Coop Pank Gateway
Coop Pank Gateway seadistamiseks tuleb sõlmida internetipangas operaatori kanali leping ja aktiveerida teenus Korto Pro pangaliidese seadetes ning sisestada lepingu number. Lähemalt Coop panga kodulehel.
Makselink
LHV LinkPay
LHV LinkPay teenuse kasutamiseks peab ühistu omama kontot LHV pangas. Pärast taotluse saatmist valmistatakse panga poolt ette leping allkirjastamiseks ja aktiveeritakse seejärel teenus ühe tööpäeva jooksul.
Pärast LHV LinkPay teenuse aktiveerimist kuvatakse arve ja tasumise meeldetuletuse e-kirjas nuppu 'Maksma' ning Korto vaates Arved korteri saldo blokis nuppu 'Maksa kohe'.
- Ühte makselinki saab kasutada üks kord ehk alati genereeritakse unikaalne makselink, mis kaotab pärast edukat kasutamist kehtivuse.
- Makselinki kasutades saab isik ülekande teha oma kodupangast, makse laekub ühistu LHV kontole.
- Sisselogitud kasutajale kuvatakse Kortos eduka makse järel koheselt uuenenud saldot.
- E-kirjaga saadud makselinki saab kasutada Kortosse sisselogimata ehk iga isik.
- Arve e-kirja ja tasumise meeldetuletuse e-kirja blanketil on märgend 'makselink', mis kuvatakse e-kirjas ainult aktiivse makselingi teenuse korral.
LHV LinkPay makselingi teenustasu on Korto klientidele 3 senti iga eduka makselingi vahendusel sooritatud makse eest. Teenustasu võetakse automaatselt ühistu LHV pangakontolt.
- Makselingi teenuse kulu on võimalik lisada automaatselt korterile genereeritud makselingi kasutamise eest järgmisele korterile esitatavale arvele (arvestuse alus 'teostatud maksete arv').
Kauglugemine
Toetatud on erinevate kauglugemist pakkuvate teenusepakkujate poolt koostatud failide automaatne import ja näitude vastuvõtmine masinliidese vahendusel.
Kui andmeid faili teel edastav teenusepakkuja saadab faili Korto FTP serverisse on võimalik näidud lugeda failist automaatselt ehk faili importimise samm jääb ära.
Korto API
Näitude kauglugemise Korto API eesmärgiks on pakkuda ühist andmeformaati erinevatelt teenusepakkujatelt näitude vastuvõtmiseks. API funktsionaalsus piiratud näitude ja tarbitud koguste vastuvõtmisega. Arvestite lisamine ja esmane seadistamine tuleb teha ühistu esindajal või halduril käsitsi, lisades arvesti andmetesse kauglugemise ID.
Teadaolevalt on Korto näitude API integratsiooni loonud järgmised teenusepakkujad:
Korto API aktiveerimiseks edastada teenusepakkujale ühistu ID ja sisestada arvesti andmetesse teenusepakkujalt saadud kauglugemise ID.
AGATARK
AGATARK näitude vastuvõtmine masinliidese vahendusel. Edastada teenusepakkujale ühistu ID ja sisestada arvesti andmetesse teenusepakkujalt saadud kauglugemise ID.
MeasureWay
MeasureWay näitude vastuvõtmine masinliidese vahendusel. Edastada teenusepakkujale ühistu ID ja sisestada arvesti andmetesse teenusepakkujalt saadud kauglugemise ID.
Indome
Indome näitude vastuvõtmine masinliidese vahendusel. Sisestada teenusepakkujalt saadud onjekti tunnus ja sisestada arvesti andmetesse teenusepakkujalt saadud kauglugemise ID.
Noranet
Noranet näitude vastuvõtmine masinliidese vahendusel. Sisestada teenusepakkujalt saadud lepingu number ja arvesti andmetesse teenusepakkujalt saadud kauglugemise ID.
Relay
FTP serverisse saadetud failist automaatne näitude lugemine kord kuus. FTP konto detailide saamiseks vajalik esitada taotlus kasutajatugi@korto.ee.
Sontex
FTP serverisse saadetud Sontex failist automaatne näitude lugemine kord kuus. Teenuse aktiveerimiseks vajalik teenusepakkujalt saadud seadme ID. Kortos peab arvestitele olema sisestatud arvesti number. FTP konto detailide saamiseks vajalik esitada taotlus kasutajatugi@korto.ee.
Waternet
FTP serverisse saadetud Waternet failist automaatne näitude lugemine kord kuus. Teenuse aktiveerimiseks vajalik teenusepakkujale edastada maja ID. Kortos peab arvestitele olema sisestatud arvesti number. FTP konto detailide saamiseks vajalik esitada taotlus kasutajatugi@korto.ee.
Läbipääsud
Elektroonilise läbipääsu juhtimise teenusega liitumiseks tuleb saata taotlus, mille järgselt lepitakse kokku seadme paigaldamise aeg.
Elektroonilise läbipääsu korral saab Kortos lubada rolli põhiselt läbipääsu avamist. Läbipääsu avamist saab piirata tulenevalt isiku seosest maja ja trepikojaga (kui on mitu maja või mitu terpikoda). Ametniku rollile läbipääsule seatud maja ega trepikoja piirangud ei rakendu.
Aktiivse läbipääsu teenuse korral saavad õigustega isikud jagada enda nimel ajaliselt piiratud kehtivusega läbipääsu avamise linke.