Haldus

Haldusmoodul on töövahend kinnisvara korrashoiu tegevuste korraldamiseks ja dokumenteerimiseks. Lähtutud on Eestis kehtivast kinnisvara korrashoiu standardist (EVS 807:2010). Lisaks kulude jaotamise ja raamatupidamise korraldamisele on korteriühistu juhatuse või maja haldaja kohustuseks tagada hooldus- ja avariitööde teostamine ning majandustegevuseks piisavate vahendite planeerimine.

Seadusega on korteriühistule pandud kohustus koostada igal aastal majanduskava, teatud majadel korraldada elektrikäit jms. Halduse töövahend ongi mõeldud kinnisvara korrashoiu tegevuste paremaks planeerimiseks, juhtimiseks ja neist ülevaate saamiseks ning nendega seotud tulude-kulude planeerimiseks ja jälgimiseks.

Haldusmoodulisse sisestatakse kõik vajalikud hooldustööd- ja tegevused, koostatakse majanduskava ja hooldustegevuste kava. Tegevustele ja objektidele on võimalik määrata erinevaid vastutajaid. See annab igale isikule ülevaate tema ülesannetest ja ülesannete olekust. Majanduskava täitmist on võimalik võrrelda tegelike kuludega. Lisaks on võimalik elanikel sisestada probleeme ning jälgida nende lahendamist.

Programmi menüüvalik Haldus koondab järgmised alalehed:

• Objektid
• Tegevused
• Lepingud
• Majanduskavad
• Hoolduspäevik
• Tulud ja kulud
• Probleemid

Kasutusele võtmisel:

1. Lisa objektid ja tegevused – vali standardobjektide ja tegevuste seast majale vastavad, lisa puuduvad või kustuta üleliigsed.
2. Lisa lepingud - lepinguga saab seostada tegevusi, annab hoolduspäevikus ülevaate kes planeeritud töid teostab.
3. Koosta majanduskava - sisesta olemasolev või genereeri tegevuste ja eelmise aasta kulude põhjal.
4. Genereeri tööd - tegevuste põhjal luuakse automaatselt hoolduspäevikusse planeeritud tööd, lisa puuduvad tegemist vajavad tööd.

Jooksval kasutusel:

1. Koosta kord aastas majanduskava ja genereeri tegevuste põhjal hoolduspäevikusse tööd.
2. Korrasta hoolduspäevikus genereeritud tööde andmed, sõlmi kokkulepped teostajatega.
3. Dokumenteeri kõik tööd ja tegemised, millest peaks jääma jälg sh avarii-, remondi- ja hooldustööd.
4. Töö tegemisel märgi töö status tehtuks ja kulu kaasnemisel seosta tööga kuluarve, mille read seo majanduskava ridadega, et jälgida majanduskava eelarve täitmist.
5. Teavita korteriomanikke võimalusest tõstatada probleeme. Käsitle probleeme ükshaaval regulaarsetel juhatuse koosolekutel. Kui probleem ei vääri tegelemist, siis märgi see suletuks. Kui probleem väärib tegelemist, siis lisa selle kohta töö. Töö tehtuks märkimine sulgeb ühtlasi selle aluseks olnud probleemi. Probleemi lahendamise käigust informeeritakse asjaosalisi e-maili vahendusel.
6. Analüüsi hoolduspäevikus töid objektide lõikes. Planeeri vajadusel täiendavaid hooldustegevusi.

Objektid

Objektidena on kirjas kõik kinnistuga seotud valdkonnad, mis vajavad eraldi tähelepanu. Detalisuse aste on kasutaja otsustada, kuid standardseadistuse korral on objektideks näiteks ehitis, katus, küttesüsteem, elektripaigaldis jne. Samas võib objekt olla ka virtuaalne, nt haldus. Objektidega saab siduda erinevad tegevused, kus kirjeldatakse täpsemalt toimingute sisu ja määratakse vastutaja.

Haldusfirma vaates saab seadistada komplekti objektidest ja tegevustest, mida saab hiljem kasutada üksikutes majades.

Tegevused

Tegevused kirjeldavad regulaarseid töid, mis on objektidega seotud. Tegevus võib olla nii lipu heiskamine, küttesüsteemi läbipesu, kuid ka regulaarne juhatuse koosolek või üldkoosolek. Igale tegevusele on võimalik lisada kirjeldus ja planeerida selle teostamise intervall.

Soovi korral on võimalik seadistada ka ennetav meeldetuletus, mis saadetakse automaatselt objekti eest vastutavale isikule. Tegevusi kasutatakse majanduskava ja hoolduspäeviku automaatsel koostamisel, kui on teada tegevuse teostamise intervall ja viimase teostamise aeg.

Haldusfirma vaates saad seadistada komplekti objektidest ja tegevustest, mida saab hiljem kasutada üksikutes majades.

Kontrollakt

Eraldi hoolduspäeviku töö tüüp on kontroll, mis võimaldab anda hinnangu kontrolliobjekti(de)le vastavalt eelnevalt seadistatud kontrollialadele. Üheks kasutusjuhuks on näiteks heakorratööde seisukorra fikseerimine järelevalvaja poolt.

Esmalt tuleb Haldus -> Tegevused all lisada uus kontroll, kuhu saab valida tegevusi olemasolevate objektide tegevuste seast. Kontrolliks saab valida erienvate objektide tegevusi nt eraldi talvise ja suvise heakorra tegevuste komplekt.

Kontrolli seadistamise järgselt saab hoolduspäevikus lisada uue kontrolli ning anda blanketil olevatele tegevustele hinnangu (hea - rahuldav - kehv) ning vajadusel lisada kas üldise märkuse või/ja iga tegevuse kohta eraldi kommentaari.

Tegevusele antud hinnangud ja märkused kajastuvad tegevuse ajaloos (Haldus - Tegevused - Tegevus - Ajalugu). Tegevusega seotud uue töö lisamisel kuvatakse hiliseimat tegevusega seotud hinnangut ja märkust. Kontrollile saab lisada faile nt fotosid.

Sarnaselt tööle saab kontrolli lisamisel saata teavituse soovitud ametnikule. Kontroll lisatakse automaatselt tehtud staatusega (erinevalt tööst, kus kasutatakse erinevaid seisundeid - plaanis, kinnitatud, tehtud, tühistatud).

Lepingud

Kui objektide hooldamiseks on sõlmitud teenusepakkujaga lepinguid siis on võimalik lepingu andmed sisestada ning jälgida milliste objektide tegevused on lepinguga kaetud. Lepingu andmeid näidatakse ka Tegevused menüüs eraldi iga tegevuse real.

Majanduskavad

Vastavalt seadusele tuleb koostada majanduskava (e. majandustegevuse aastakava) ja jälgida selle täitmist. Majanduskava kirjeldab aastaks planeeritud kulud ja tulud.

Uue majanduskava lisamisel võib sisestada tariifi ruutmetri kohta kuus, kuu keskmise või aasta summa, mis jagatakse automaatselt võrdsetes osades kuude lõikes. Loomulikult saab iga kuu kohta lisada ka erineva summa või jätta lünga. Ühtlasi saab automaatselt jälgida, kas ühistu planeeritud rahavoog on summaarselt positiivne või negatiivne.

Pärast majanduskava projekti kinnitamist saab selle ridadega seostada kuluarveid ning jälgida, kas tegelikud igakuised kulud on eelarve piires. Järgmisel aastal saab teha koopia olemasolevast majanduskavast ning piisab vaid vajalike täpsustuste tegemisest. Majanduskavas võib kajastada kas ainult sihtmakseid või ka kommunaalmakseid.

Uue majanduskava lisamisel võetakse eelmise perioodi tegelikud kulud raamatupidamise kulukontode käivetelt. Võrdlusklasside all esitatakse kulud alamkontode lõikes. Alamkontota käivete reale läheb konto nimetus. Kommunaalkulud on kõik võrdlusklassi Kommunaalmaksed all, samas kui kommunaaltulud on endiselt eraldi. Majanduskava muutes saab vajadusel lisada Kommunaalmaksed võrdlusklassi ning lohistada tuluread selle alla või siis jagada kommunaalkulud võrdlusklasside vahel laiali.

Hoolduspäevik

Hoolduspäevikusse sisestatakse planeeritud või tehtud tööd. Töid saab sisestada kellaajalise täpsusega ning soovi korral saab määrata töö teostaja ja seadistada automaatse meeldetuletuse saatmise. Töödel on neli olekut – plaanis, kinnitatud, tehtud ja tühistatud:

• Plaanis – töö on plaaneeritud, kuid teostajaga kokku leppimata või kuupäevad pole lõplikud
• Kinnitatud – töö on teostajaga kokku lepitud või kuupäevad ja kellaajad on fikseeritud
• Tehtud – töö on tehtud
• Tühistatud – töö on jäänud tegemata nt teostaja haigestumise või vihmase ilma tõttu

Seega annab hoolduspäevik ülevaate planeeritud ja tehtud töödest. Lisaks on võimalik igal kasutajal jälgida temale määratud töid ja vajadusel need tehtuks märkida. Töö saab seostada objektiga ning teha kokkuvõtteid ühe või teise objekti, töö liigi või teostaja lõikes.

Hoolduspäevikut saab vaadata nii päeviku kui kalendri vaates, kus on lihtne automaatselt genereeritud töid vajadusel soovitud päevale lohistada. Samuti näeb kattuvaid tegevusi jm.

Hoolduspäevikule on vaikimisi ligipääs korteriomanikel, kes saavad seeläbi parema ülevaate majas toimuvast. Samuti on ühistu juhil lihtsam teha kokkuvõtteid möödunud perioodil tehtud tööde kohta.

Haldusfirma vaates kuvatakse kõigi firma majade tööd ning vaikimisi näidatakse sisse logitud kasutaja töid. Kõikide tööde vaatamiseks tuleb tühjendada töö liigi, objekti või teostaja filtrid.

Tulud ja kulud

Tulude ja kulude alla saab sisestada kuluarved ja siduda need vastava töö ja majanduskava reaga.

Majanduskavas on kuluarvete summad näha tegelike kulude vaates. Hoolduspäevikus näidatakse vastava töö real kõigi seotud kuluarvete summat.

Kui majanduskavas sobiv rida puudub, kajastub kulu majanduskava tegelikes kuludes teenuse nimetusega muude kulude grupis. Vajadusel saab majanduskavasse lisada täiendava rea, kuid siis tuleb majanduskava kinnitus tühistada, lisada uus rida ja majanduskava uuesti kinnitada.

Probleemid

Probleemide alla sisestatake korteriomanike jooksvad küsimused ja avariiteated. Korteriomanikel on võimalik tõstatada ka privaatseid probleeme, millele teistel korteriomanikel vaikimisi ligipääs puudub.

Probleemi saab siduda objektiga ja määrata tegeleja. Teistel ühistuga seotud kasutajatel on võimalik lisada probleemile kommentaare. Probleemi lahendamise käigus saadetakse asjaosalistele probleemi staatuse muutumisel või kommentaari lisamisel e-mailiga teavitused. Probleemi lahendamise ajalugu logitakse ning hiljem on võimalik teha kokkuvõtteid probleemidest objektide lõikes.

Probleeme võib menetleda jooksvalt või koguda need kokku ja käsitleda regulaarsel juhatuse koosolekul, kus otsustada, kas probleem vajab tegelemist (lisada uus töö) või pole tegemist tõsise probleemiga (märkida probleem suletuks). Hiljem probleemi alusel teostatud töö tehtuks märkimisel suletakse ka töö aluseks olnud probleem ning probleemile jab viide tööle, mis probleemi lahendas.

Probleemide vorm asub lisaks Haldus kõrval ka moodulis Suhtlus, mis teeb korteriomanikel lihtsamaks lahendamist vajavate küsimuste tõstatamiseks. Soovi korral saab moodulis Üldandmed alamlehel Rollid ja õigused muuta korteriomanike õiguseid probleeme näha või lisada.